Нет ничего проще, чем записывать ответы на онлайн-опрос непосредственно в электронную таблицу Excel в режиме реального времени. К счастью, вы можете пользоваться этой функцией, если используете Microsoft Forms. Есть повторяющиеся и динамические (автоматизированные) способы обойти это.
Автоматизированные методы более удобны, но в этой статье вы узнаете, как их использовать.
Как экспортировать ответы Microsoft Forms в Excel
Экспорт ответов Microsoft Forms в Excel поможет вам получить последние ответы на опрос. Он включает в себя загрузку ответов на опрос на ваш компьютер в виде файла Excel. Процесс прост, если вы создал форму опроса Microsoft уже:
- В Microsoft Forms перейдите к Ответы вверху справа.
- Нажмите Открыть в Экселе в правой части экрана, чтобы загрузить текущие ответы на свой компьютер.
- Вы должны повторять этот процесс каждый раз, когда хотите получить обновление ответа.
Но этот метод не самый лучший, так как вам придется часто изобретать велосипед, чтобы обновлять электронную таблицу; это означает загрузку нового файла Excel каждый раз, когда кто-то отправляет ответ. Это может быть утомительно, особенно если многие люди отвечают в режиме реального времени.
Чтобы упростить себе жизнь, вы можете автоматизировать этот процесс с помощью OneDrive для бизнеса и Power Automate, как описано в следующих разделах.
Как синхронизировать Microsoft Forms с Excel через OneDrive для бизнеса
Вы можете динамически обновлять электронную таблицу Excel, если вы используете учетную запись Microsoft 365 Business. Для этого вы создадите форму опроса, которая может динамически записывать ответы в Excel непосредственно из OneDrive.
Когда вы используете OneDrive для бизнеса для создания Microsoft Forms для Excel, он создает версию этой формы в виде электронной таблицы Excel со столбцами, имеющими соответствующие атрибуты полей формы.
Чтобы создать форму Excel, которая автоматически обновляет ответы Microsoft Forms в режиме реального времени:
- Войдите в свой Центр администрирования Microsoft 365 Business.
- Щелкните квадратный значок меню в левом верхнем углу и перейдите к Один диск.
- В OneDrive нажмите Новый вверху слева.
- Из вариантов выберите Формы для Excel.
- Назовите свой опрос и нажмите Создавать.
- OneDrive запустит ваш браузер, где вы сможете создавать поля формы по своему усмотрению.
- Электронная таблица Excel с именем вашей формы появится в OneDrive.
- После создания и публикации опроса откройте электронную таблицу Excel в Интернете, и теперь вы увидите новые данные по мере их обновления в режиме реального времени.
- Если вы поделитесь электронной таблицей Excel с членами вашей команды, они также будут получать обновления ответов в режиме реального времени, когда люди отвечают на ваш опрос.
Как синхронизировать ответы Microsoft Forms с Excel через Power Automate
Power Automate — это мощный инструмент автоматизации рутинных задач. Интересно, что он также предоставляет отличный способ синхронизации Microsoft Forms с Excel. Это лучший способ, если вы уже поделились своей формой опроса.
Метод Power Automate работает только с Microsoft Forms, созданными с использованием вашей учетной записи Microsoft Business. И это включает в себя создание автоматизированного облачного потока в Power Automate.
Следовательно, вы также должны иметь учетную запись Microsoft Business, чтобы использовать эту функцию потока в Power Automate. Выполните следующие действия, чтобы автоматически подключить Microsoft Forms к Microsoft Excel с помощью Power Automate:
Вставьте таблицу в книгу Excel онлайн
Ваша онлайн-книга Excel должна быть в формате таблицы, так как формы записываются только в таблицы в электронной таблице Excel.
Если вы загрузили электронную таблицу Excel из ответов Microsoft Forms, вы можете загрузить ее в OneDrive, проигнорировать этот подраздел и перейти к синхронизации Microsoft Forms с Excel.
Итак, прежде чем начать, создайте новую электронную таблицу Excel в OneDrive. Убедитесь, что вы получаете доступ к OneDrive через свою учетную запись Microsoft Business:
- Нажмите Новый в левом верхнем углу OneDrive.
- Выбирать Книга Excel.
- В электронной таблице Excel, открытой в браузере, нажмите «Сохранено» в левом верхнем углу. Затем введите желаемое имя в поле Имя файла поле. Щелкните любое пустое пространство, чтобы закрыть это модальное окно.
- Теперь создайте столбцы и убедитесь, что они соответствуют полям в форме опроса Microsoft. Например, если вы поделились формой, которая запрашивает адрес электронной почты и пол, в вашей книге Excel будет столбец электронной почты и пола.
- Выделите столбцы. Затем перейдите к Вставлять вкладку на ленте и нажмите Стол.
- Поставить галочку В моей таблице есть заголовки поставить галочку и нажать ХОРОШО.
Синхронизируйте Microsoft Forms с Excel с помощью Power Automate
- Войдите в свой Мощная автоматизация учетная запись.
- Нажмите Создавать в левой боковой панели.
- Выбирать Автоматизированный облачный поток.
- Далее нажмите Когда ответ отправлен из модального окна.
- Затем нажмите Создавать в нижней части открытого модального окна.
- Нажмите Войти если будет предложено. Убедитесь, что вы используете учетную запись Microsoft 365 Business для входа, если вы используете личную учетную запись Microsoft. Вы можете сделать это, нажав Использовать другую учетную запись в окне входа.
- После входа нажмите кнопку Выберите форму поле в Power Automate.
- Затем выберите из форм, которые вы создали ранее.
- Нажмите Новый шаг. Затем используйте панель поиска, чтобы найти «формы».
- Нажмите Microsoft формы и выберите Получить детали ответа из вариантов под Действия.
- Нажмите на Идентификатор формы поле и снова выберите форму опроса. Затем выберите Идентификатор ответа от Идентификатор ответа поле.
- Нажмите Новый шаг. Затем выберите Excel онлайн.
- Далее выберите Добавить строку в таблицу из вариантов под Действия.
- Под Расположение поле, выберите OneDrive для бизнеса.
- Выбирать Один диск от Библиотека документов Поле.
- Щелкните файловый браузер на Файл поле и выберите рабочую книгу Excel, которую вы создали ранее. Или вы можете выбрать тот, который был загружен с вашего компьютера, если вы используете ранее экспортированную электронную таблицу.
- Выберите имя таблицы на листе Excel. Теперь должны появиться новые поля, соответствующие столбцам Excel в этой электронной таблице. Они также должны соотноситься с полями формы опроса.
- Щелкните каждое из новых полей и выберите соответствующее поле формы из Динамический контент опции.
- Наконец, нажмите Сохранять.
Вот и все! Теперь вы создали автоматизированный облачный поток для Microsoft Forms в Power Automate.
Power Automate теперь будет динамически записывать новые ответы в вашу книгу Excel по мере того, как респонденты отправляют ответы в режиме реального времени.
Если вы уже экспортировали свои ответы Microsoft Forms в Excel на свой ПК, вы можете скопировать и вставить существующие данные в новую автоматизированную книгу Excel. Это действие не остановит потоки Power Automate.
Обновление ответов на опрос в Excel в режиме реального времени
Автоматизация обновлений ответов Microsoft Forms в режиме реального времени в Microsoft Excel упрощает жизнь. Хотя прямой вариант OneDrive для бизнеса обеспечивает простую синхронизацию, если вы не предоставили общий доступ к своей форме, Power Automate удобнее, если вы поделились своим опросом Microsoft Forms, и люди уже отвечает.
Хотя вы можете использовать Microsoft Forms в личной учетной записи, динамическая запись ответов в Excel по-прежнему требует наличия учетной записи Microsoft Business. Вы также можете посмотреть, как Google Forms сравнивается с Microsoft, поскольку они являются близкими конкурентами.