Если много людей работают вместе над общей электронной таблицей проекта, вам следует настроить какой-либо рабочий процесс или элементы управления процессом, чтобы упростить выполнение задач. Таким образом, вы не потеряете информацию о том, что уже сделано и что нужно сделать дальше, — это поможет держать всех в курсе событий.
Здесь мы рассказываем об основных советах и передовых методах, которым вы должны следовать при совместной работе с другими пользователями в Excel, Google Таблицах и т. п.
1. Ключевые изменения и обновления документа
При совместной работе над электронными таблицами важно отслеживать, что изменилось. Вы можете в конечном итоге перезаписать чужую работу, если не будете осторожны.
Попробуйте добавить комментарии или примечания для записи изменений, например причины обновления элемента, имена редакторов, внесших изменения, и почему и как они это сделали. Вы можете легко сделать это с помощью Выделить изменения функцию в общей книге. Чтобы активировать эту функцию, выполните шаги, описанные ниже:
- Перейти к Файл > Параметры > Панель быстрого доступа. Для macOS перейдите к Excel> Настройки…> Лента и панель инструментов> Панель быстрого доступа.
- В раскрывающемся списке выберите Все команды.
- Выбирать Выделить изменения и выберите, хотите ли вы добавить панель быстрого доступа над лентой или под ней. Нажмите Ok.
- После этого коснитесь раскрывающихся фильтров в Панель быстрого доступа > Показать метки команд. Вы можете настроить способ выделения изменений в электронной таблице, выбрав один из параметров в раскрывающемся списке.
Вы также можете пометить элементы или вкладки в общей электронной таблице цветом, чтобы легко видеть изменения с первого взгляда.
2. Правильно вводите исходные данные
Легко допустить ошибку при вводе необработанных данных в электронные таблицы. Проблема в том, что если вы не сделаете это правильно, это может полностью исказить ваши результаты и привести вас в неправильном направлении.
К счастью, есть несколько быстрых указателей, чтобы убедиться, что вы правильно вводите исходные или необработанные данные в свои файлы Excel.
- Ваши данные должны быть четкими и точными. Старайтесь избегать сокращений, если это не является абсолютно необходимым, и убедитесь, что любые форматы чисел или дат понятны и согласуются во всей вашей электронной таблице (таблицах).
- Не забудьте включить заголовок вверху каждого столбца/строки, чтобы другие пользователи могли лучше интерпретировать таблицы.
- Используйте релевантные (и правильные) формулы везде, где это необходимо.
3. Используйте элементы управления электронными таблицами
Используя элементы управления электронными таблицами, вы можете снизить риск ошибок при вводе данных. Вот несколько инструментов, которые вы могли бы использовать:
Проверка данных: С помощью такого инструмента, как проверка данных позволяет собирать входные данные от нескольких пользователей в соответствующем формате. Это также обеспечивает единообразие ввода данных и предотвращает непреднамеренные ошибки пользователя. Если вы вводите данные, которые относятся к известному набору значений, например «Да», «Нет» или «Невозможно определить», вы можете создать раскрывающийся список с этими параметрами, чтобы другие пользователи могли выбирать из предопределенного списка опции.
Вид листа: Функция просмотра листа — еще одна полезная функция, которая позволяет пользователям электронных таблиц создавать настраиваемые представления своей книги и установить свои собственные фильтры для просмотра информации, не подвергаясь влиянию изменений, внесенных в рабочий лист другими пользователями. пользователи.
4. Используйте таблицы и диаграммы
Посмотрим правде в глаза: электронные таблицы поначалу довольно громоздки, особенно если вы не привыкли работать с большими объемами данных. Вот почему мы рекомендуем использовать таблицы, диаграммы или графики для интуитивно понятной настройки данных.
В то время как таблицы помогают упорядочивать и сортировать информацию, использование диаграммы или графика может помочь в визуальном представлении. Это упрощает построение трендов или отображение сравнений между различными группами переменных с течением времени, чтобы вы могли определить важные взаимосвязи и тренды в ваших значениях данных.
5. Выделите важные значения с помощью цветов и форматирования
Добавляя цвет к тексту и заголовкам, вы можете упорядочить данные в более удобном для чтения виде.
Таким образом, вы можете сосредоточиться на конкретных аспектах данных, не перегружаясь всей информацией сразу. Вы также можете использовать такие инструменты, как условное форматирование, что позволяет выделять определенные ячейки на основе таких критериев, как попадание их в определенный диапазон значений.
Функция «Заморозить области» особенно полезна, если вам нужно отслеживать определенные области при прокрутке длинной электронной таблицы. Вот как вы можете это сделать:
- Выберите активную строку или столбец.
- Перейти к Вид вкладку ленты и выберите Замерзшие оконные стекла.
- В раскрывающемся меню выберите, хотите ли вы закрепить столбцы или строки.
Используя функцию гиперссылки, вы можете связать якорный текст с файлами, веб-страницами или рабочими листами.
- Для этого выберите ячейку в электронной таблице, содержащую текст.
- Перейти к Вставлять вкладка на ленте.
- Справа от ленты коснитесь Ссылка на сайт и выберите параметры в левом меню. Вы можете выбрать ссылку на файлы в локальном хранилище, на веб-ссылку или на другие источники.
Это поможет членам вашей команды легко находить ссылки или исходные файлы. Например, если на веб-странице вашей компании перечислены продукты и услуги, вы можете легко создать гиперссылку в ячейке, которая перенаправляет членов команды прямо на страницу, когда они нажимают на нее.
Часто бывает трудно понять, над чем работают ваши коллеги. Однако инструменты для работы с электронными таблицами, такие как Google Sheets, упрощают совместную работу нескольких редакторов над документами в режиме реального времени. Вы можете открыть боковую панель чата, нажав значок чата рядом со списком активных пользователей.
Это удобная функция — вы можете обсудить любые проблемы, с которыми вы могли столкнуться при работе с общими файлами. Это также позволяет вам быстро общаться друг с другом, если вам нужна помощь или помощь с чем-то конкретным в их документе.
9. Предоставьте соавторам доступ для редактирования/просмотра
Одним из первых шагов в совместной работе над общими электронными таблицами является обеспечение того, чтобы члены команды имели доступ к редактированию/просмотру (только для чтения). Прежде всего, вам нужно убедиться, что вы включили общий доступ.
Во-вторых, добавляйте соавторов в свои отдельные книги по мере необходимости и предоставляйте им доступ только для чтения или редактирования по желанию. Убедитесь, что у всех есть доступ к совместимым версиям файла, чтобы у них не было проблем с синхронизацией или сохранением во время работы.
Удобная совместная работа с удобными для чтения электронными таблицами
В конце концов, все дело в общении. Когда вы работаете над общим проектом с группой людей, важно убедиться, что общение вашей команды проходит как можно более гладко.
Приведенные выше советы должны помочь сделать ваши электронные таблицы более удобными для пользователя и более легкими для чтения, чтобы делиться информацией и интерпретировать ее всегда было легко.
