Типичный способ ручного управления контрактами — подписать лист бумаги и хранить его в картотеке. Ручной процесс медленный и менее эффективный при мониторинге и отслеживании удаленных сотрудников.
Поскольку удаленная работа становится новой «нормой» для многих компаний, как никогда важно обеспечить бесперебойную работу контрактов и процессов управления.
Хорошо то, что вы можете использовать программное обеспечение для управления контрактами, чтобы автоматизировать весь жизненный цикл контракта от создания до переговоров, подписания и продления. Есть много преимуществ программного обеспечения для управления контрактами. Вот первая шестерка.
1. Улучшает конфиденциальность и безопасность
Одна из проблем ручного управления контрактами заключается в том, что оно в значительной степени зависит от бумаги. Проблема с физическими документами заключается в том, что они более подвержены повреждению и потере. В то время как удаленная работа сопряжена с риском нарушения данных, утечки и взлома, программное обеспечение для управления контрактами устраняет эти риски, позволяя вам создавать резервные копии всех ваших документов.
Программное обеспечение для управления контрактами позволяет хранить документы в облаке, что снижает вероятность их потери или повреждения. Программное обеспечение также защищает конфиденциальную информацию контракта от несанкционированного доступа. Инструмент управления включает в себя контракты и соглашения с различными уровнями доступа, что позволяет вам указывать, кто может получать доступ, редактировать и делиться определенными документами.
Например, системные администраторы могут настраивать правила на основе разрешений, решая, кто и к чему имеет доступ. информацию, независимо от того, находятся ли они физически в офисе или работают удаленно в любом месте Мир. Кроме того, некоторые программы защищают документы с помощью двухфакторная аутентификация и новейшие технологии шифрования.
2. Экономит время
Управление контрактами вручную — медленный и трудоемкий процесс. Это часто включает личные беседы, подписание бумажных копий, пересылку по почте туда и обратно, сканирование и загрузку документов для обмена. Кроме того, вам нужно будет повторять весь процесс каждый раз, когда вы изменяете контракт.
С программным обеспечением для управления контрактами время ожидания для получения контрактов в любой точке мира невелико. Программное обеспечение, подобное Стандартный вариант Zapendo позволяет вам использовать свою электронную подпись, чтобы сэкономить часы на контрактах и соглашениях.
Для некоторых компаний задержки начинаются во время заключения контракта. В этом случае в некоторых программах используются предварительно утвержденные шаблоны для запуска проекта, а также стандартизированные условия и положения для конкретных случаев использования.
Удаленные работники, не имеющие доступа к контрактным документам, как правило, требуют ответов на вопросы, указанные в контракте. Это может помешать внутренней команде контролировать свою рабочую нагрузку.
Программное обеспечение для управления контрактами хранит все версии контракта в упорядоченном формате. Таким образом, удаленные работники могут получить доступ к последней версии и найти ответы на свои вопросы. Отнимающие много времени процессы, которые можно автоматизировать, включают подписание, продление и незапланированные действия по управлению контрактами.
3. Упрощает совместное использование и совместную работу
Предприятия в удаленной рабочей среде могут консультироваться и сотрудничать с членами команды, работающими дома или в пути во время путешествий.
Облачное программное обеспечение для управления контрактами предоставляет авторизованным пользователям доступ в режиме реального времени к необходимой им информации. Это позволяет вам войти в систему, подтянуть контракт и сотрудничать с коллегами из любой точки мира.
Программное обеспечение также имеет инструменты для совместной работы и общения, такие как комментирование и документальный чат, что упрощает согласование и обновление условий в режиме реального времени. Эти инструменты позволяют удаленным командам вводить данные, помогая создать автономную рабочую силу в контролируемой среде.
4. Снижает риск и улучшает соответствие требованиям
Такие проблемы, как неутвержденные условия и пропущенные обязательства, могут подвергнуть организацию риску. К счастью, программное обеспечение для управления контрактами может помочь снизить риски с помощью предварительно утвержденных положений и инструментов аудита контрактов.
Используя программное обеспечение для управления контрактами, команда менеджеров может убедиться, что результаты каждого контракта оправдать ожидания и что удаленные сотрудники соблюдают договор с инструментами аудита.
Программное обеспечение позволяет отслеживать и проверять каждый этап выполнения контракта из любой точки мира, что позволяет привлечь всех сотрудников, в том числе удаленных, к ответственности за их действия. Это помогает повысить эффективность и защитить вашу компанию от несоблюдения требований.
Инструмент также включает контрольные журналы, которые позволяют просматривать всю историю контрактов всего за несколько кликов. Авторизованные пользователи могут просматривать, на каком этапе находится соглашение и его статус (активно, в ожидании, просрочено и т. д.), улучшая подотчетность и соответствие требованиям.
Вы также можете использовать программное обеспечение для анализа состояния ваших деловых отношений. Программное обеспечение для управления контрактами включает отчеты, которые помогут вам оценить уровень соблюдения третьими сторонами политик и правил.
Улучшение коммуникации между сотрудниками и обеспечение доступа к внутренним политикам в масштабах всей компании создают ощущение причастности, обеспечивая более строгое соблюдение требований. Особенно это касается сотрудников, которые работают из дома.
5. Автоматизирует оповещения о ключевых датах и результатах
Работа с удаленными командами увеличивает шансы упустить сроки и возможности. К счастью, программное обеспечение для управления контрактами может фиксировать ключевые даты и результаты контрактов и отправлять уведомления ответственной стороне.
Программное обеспечение для управления контрактами является одним из лучших инструменты для оптимизации процессов удаленной работы. Например, вы можете настроить инструмент уведомлений программного обеспечения, чтобы оповещать менеджеров о контрактах, которые должны быть отменены или продлены, сохраняя ваши финансовые интересы в безопасности.
Удаленные работники могут быть уведомлены и начать работу над заданиями заранее, что дает вам больше контроля над проектами. Вы также можете отправлять уведомления всем удаленным сотрудникам об изменениях политики или необходимости пересмотра политики.
Триггерные уведомления — важная функция программного обеспечения для управления контактами, которая может предупредить вас о подписании важной части контракта. Кроме того, некоторые программы позволяют устанавливать автоматически повторяющиеся сигналы тревоги, которые не сбрасываются до тех пор, пока назначенная команда не предпримет ожидаемых действий.
6. Централизованные данные для повышения наглядности
Распространенной проблемой при использовании ручного управления контрактами является поиск неуместного контракта. С программным обеспечением для управления контрактами вам не придется полагаться на беспорядочные шкафы, которые затрудняют быстрый поиск важных документов.
Облачная CMS решает проблемы, предоставляя доступный для поиска центральный репозиторий. Централизованный центр документов включает инструменты поиска и фильтрации, чтобы члены команды, в том числе удаленные работники, могли получать доступ к важной информации в любое время и в любом месте.
Хранение всех документов в централизованном виртуальном репозитории повышает прозрачность контрактов. Это также дает вам контроль над доступом к контрактным документам и создает единый источник достоверной информации. Некоторые компании позволяют членам команды просматривать текущие обязательства, результаты, предстоящие проекты и даты продления, а также расходы по контракту.
Оптимизация процессов и рабочих процессов с помощью программного обеспечения для управления контрактами
Удаленное управление контрактами — не самая гламурная задача в организации. Мониторинг и отслеживание удаленных сотрудников становится еще более сложной задачей при ручном управлении контрактами.
Ручные и бумажные методы делают процесс управления контрактами более медленным и менее эффективным. Но с надежным программным обеспечением для управления контрактами компании могут легко обрабатывать контракты даже при работе с удаленными командами.