В целом можно сказать, что документ Microsoft Excel, как и атом, состоит в основном из пустого пространства. Но это не пикник, когда вы печатаете файл Excel, и ваш принтер выдает много пустых страниц. Вот почему это может произойти, и несколько способов исправить это.
Что заставляет документы Microsoft Excel печатать пустые страницы
Вот несколько причин, по которым документы Excel распечатываются с дополнительными пустыми страницами. У нас также есть более общее руководство о том, как исправить ситуацию, если ваш принтер печатает пустые страницы.
1. Ячейки форматируются так, чтобы казаться пустыми
Иногда вы можете отформатировать ячейки в документе Microsoft Excel определенным образом, чтобы они выглядели пустыми. Эта ситуация возникает, когда в ячейках есть белый текст, а фон ячейки белый, или когда определенные значения данных не отображаются и не печатаются.
2. Документ содержит пустые страницы
Если в документе Microsoft Excel есть блок пустых ячеек между областями с данными, вы можете распечатать несколько пустых страниц.
3. Страницы содержат ошибки
Если ячейка на странице содержит ошибку, а ошибки настроены на печать как пустые, файлы Excel могут распечатываться пустыми или с ячейками, которые кажутся пустыми.
Еще одна причина получения пустых распечаток Excel — если документ содержит скрытые столбцы с ручными разрывами страниц.
Как запретить Microsoft Excel печатать пустые страницы
Попробуйте эти простые исправления, чтобы убедиться, что файлы Microsoft Excel не печатают пустые страницы.
1. Установите определенную область для печати
Печать файла Excel немного странная. В зависимости от ваших данных он может не соответствовать стандартным размерам и макетам страниц. Так что печать может получиться перекошенной. Простой способ исправить это — установить область, которую вы хотите напечатать. Вот как:
- На листе Excel выберите (выделите) ячейки, которые вы хотите отобразить на печатной странице.
- Под Макет страницы вкладку, нажмите на Область печати раскрывающийся список и выберите Установить область печати.
Перейти к Вид > Предварительный просмотр разрыва страницы чтобы увидеть, как настроены страницы для печати.
У нас есть познавательная статья о как установить область для печати в Excel, а также как расширить и очистить область печати.
2. Установите количество страниц для печати
Может раздражать, если в конце документа Excel печатается много пустых страниц, но с этим можно легко справиться. Все, что вам нужно сделать, это проверить количество страниц перед печатью и исключить те, которые пусты.
Вы также можете применить это исправление, если в середине распечатки Excel появляются пустые страницы, и все ваши данные распечатываются. Вам нужно будет просмотреть каждую страницу в режиме предварительного просмотра, чтобы убедиться, что пустых нет.
3. Масштабирование в соответствии с размером бумаги
Масштабирование лучше всего использовать, когда вы хотите уместить таблицу Excel на экране, но его можно использовать и для других целей. А иногда ошибки при печати могут быть вызваны проблемами масштабирования.
Поскольку Excel по умолчанию не дает четко определенных страниц, может быть трудно понять, где заканчивается одна страница и начинается следующая. Первое, что нужно сделать, это центрировать данные на странице. Сделать это:
- Перейти к Макет страницы вкладку на ленте, щелкните значок Поля раскрывающийся список и выберите Пользовательские поля.
- в Поля вкладка под Центр на странице раздел, проверьте По горизонтали флажок.
Затем отрегулируйте масштаб.
- Перейти к Масштабироваться в соответствии раздел в Макет страницы вкладка ленты.
- Уменьшите масштаб со 100% до более подходящего для вашей страницы.
Проверьте предварительный просмотр печати, чтобы убедиться, что это устранило проблему. Другой способ масштабирования страниц для печати — настроить масштабирование в параметрах Excel. Сделать это:
- Перейти к Файл > Параметры.
- Под Передовой вкладку, прокрутите вниз до Общий раздел.
- Убедитесь, что Масштабирование содержимого для форматов бумаги A4 или 8,5 x 11 дюймов. опция проверена.
4. Скопируйте свою работу в новый файл Excel
Простое временное решение — скопировать только то, что вы хотите напечатать, и вставить его в новый файл Excel. Таким образом, вы точно знаете, что находится в файле и что нужно распечатать.
5. Проверить незамеченный текст
Вам не нужно вручную проверять каждую ячейку в файле Excel, если вы думаете, что есть ячейки с белым текстом. Более простой способ — запустить конкретный поиск с помощью найти и заменить функцию поиска в Excel. Вот как:
- Нажимать Ctrl + Ф открыть Найти и заменить коробка.
- Продлевать Опции чтобы увидеть больше из них.
- Нажми на Формат раскрывающийся список и выберите Формат.
- Под Шрифт вкладку, установите белый цвет и нажмите на ХОРОШО.
- Нажмите на Найти все кнопку, чтобы увидеть все ячейки с белым текстом.
6. Проверка разрывов страниц среди скрытых столбцов или строк
Скрытые строки или столбцы сами по себе не влияют на печать, но разрывы страниц между скрытыми строками или столбцами могут вызвать проблемы при печати. Выполните следующие действия, чтобы проверить:
- Перейдите к Редактирование группа в Дом вкладка
- Перейти к клику Найти и выбрать > Перейти к специальному.
- Выбирать Только видимые ячейки и нажмите ХОРОШО.
Если есть какие-либо скрытые ячейки, все ячейки будут выбраны с выделенными границами скрытых строк и столбцов. Выберите строки или столбцы по обе стороны от скрытого, щелкните правой кнопкой мыши имя строки или столбца и выберите Показать. Отрегулируйте разрывы страниц, чтобы страницы печатались так, как вы хотите.
7. Печать ячеек с нулевым значением
Вы можете заметить, что большая часть вашего документа Excel содержит нули, но чтобы убедиться, выполните следующие для печати ячеек, которые имеют ноль в качестве своих данных, будь то через прямой ввод, формулу или некоторые другой метод.
- Перейти к Файл > Параметры.
- Под Передовой вкладку, прокрутите вниз до Параметры отображения для этого рабочего листа раздел.
- Убедитесь, что Показывать ноль в ячейках с нулевым значением опция проверена.
8. Узнайте, как обрабатываются ошибки
Если ошибка настроена на печать как пустая, у вас могут остаться ячейки или группы ячеек, которые не печатают свои ценные данные. Вот как включить печать ячеек с ошибками в Excel:
- Под Макет страницы нажмите на поле запуска диалогового окна в правом нижнем углу Настройка страницы раздел.
- Под Лист на вкладке убедитесь, что ошибки ячеек настроены на отображение.
9. Проверить качество печати
Некоторые принтеры позволяют печатать в черновом качестве для экономии чернил и времени. Эти настройки могут повлиять на то, как будут распечатываться ваши документы. Чтобы убедиться, что черновое качество не выбрано, сделайте следующее:
- Нажмите на Печать заголовков под Макет страницы вкладку на листе Excel.
- Под Лист вкладку или заголовок, убедитесь, что Черное и белое а также Черновое качество галочки сняты.
Затем убедитесь, что ваши отпечатки самого высокого качества. Сделать это:
- Нажмите на Печать заголовков под Макет страницы вкладку на листе Excel.
- Переключитесь на Страница вкладку или заголовок и измените качество печати на Высокая.
Вы можете перейти к печати прямо отсюда, нажав кнопку Предварительный просмотр печати кнопка.
10. Преобразование рабочего листа в новейший формат Microsoft Excel
Ошибки могут быть связаны с используемой вами версией программы файла Excel, особенно если вы используете старый формат XLS. Убедитесь, что вы используете последнюю версию формата Excel. Если нет, конвертируйте файл в последний формат — XLSX.
11. Получите последние версии драйверов принтера
Иногда проблема с ОС и драйвером принтера может привести к тому, что страницы Microsoft Excel будут распечатаны пустыми. Самое простое решение в этом случае — обновить драйверы принтера. Вам нужно будет зайти на веб-сайт производителя вашего принтера и проверить наличие последних версий драйверов для вашей модели принтера.
Изгнать печать пустых страниц Excel
Некоторые проблемы решаются легче, чем другие, и если вы начинаете замечать, что файлы Excel печатают несколько пустых страниц, простое изменение настроек должно решить проблему. Более серьезные проблемы совместимости решаются путем обновления форматов файлов и драйверов принтеров.
