Обмен мгновенными сообщениями на удаленных рабочих местах настолько интегрирован в ткань общения, что часто трудно вспомнить, какой была жизнь без него. Такие инструменты, как Slack, стали коммуникационными платформами по умолчанию, которые поддерживают совместную работу и продуктивность команды в современных удаленных рабочих средах.
Однако, несмотря на то, что это может быть удобно, вам все же необходимо принять некоторые передовые методы, чтобы не нарушать рабочий процесс. В этой статье будут рассмотрены некоторые важные правила обмена мгновенными сообщениями для эффективного общения на удаленном рабочем месте.
1. Определите ожидания
Обмен мгновенными сообщениями обычно позволяет отправлять сообщения людям в режиме реального времени, ожидая немедленного ответа. Хотя бывают случаи, когда это уместно и даже необходимо, это также может сильно отвлекать.
Это потому, что вы можете использовать свой инструмент обмена мгновенными сообщениями для различных целей, таких как виртуальный кулер для воды, объявления, обмен файлами или задавание быстрых вопросов. Все это может быстро выйти из-под контроля, если люди весь день перебивают друг друга просьбами или уведомлениями.
Вот почему так важно убедиться, что у вас есть политики, которые помогают управлять ожиданиями с помощью вашего инструмента обмена мгновенными сообщениями. Например, вы можете создать каналы (группы) кулеров для воды, чтобы не допускать светских разговоров к другим каналам, связанным с работой. Вы можете предложить своим удаленным коллегам установить свои статусы, чтобы указать на их доступность и заранее сообщать о срочности их запросов.
Скорее всего, это будет непрерывный процесс, который вам придется пересматривать по мере роста вашей команды и компании. Ключ в том, чтобы иметь систему, такую как внутренняя вики, чтобы донести ее до нынешних сотрудников и представить его новым сотрудникам.
2. Редактировать перед отправкой
Немедленный характер обмена мгновенными сообщениями и тот факт, что вы привыкли использовать аббревиатуры, акронимы и смайлики при отправке текстовых сообщений. друзья и семья могут заставить вас забыть о возможных недоразумениях и важности профессионализма на рабочем месте. коммуникации.
Поскольку вы уже выработали привычку читать и редактировать свои электронные письма перед их отправкой, вам также следует уделить время тому, чтобы сделать то же самое с вашими мгновенными сообщениями. Проверьте свою грамматику, правописание и тон, прежде чем нажать «Отправить». Помните, что ваше сообщение может нарушить рабочий процесс вашего коллеги, поэтому убедитесь, что оно четкое и краткое. Вы не хотите, чтобы они тратили дополнительное время на выяснение того, что вы имели в виду.
Тем не менее, избегайте чрезмерного использования сокращений или акронимов в общении на рабочем месте. Если вы должны их использовать, используйте те, которые хорошо известны и связаны с вашей отраслью.
3. Помните о часовых поясах
Вероятно, у вас есть удаленные коллеги, работающие в разных уголках мира и часовых поясах, а значит, ваше рабочее время не совпадает. Таким образом, полезно взять за привычку учитывать часовые пояса ваших товарищей по команде, прежде чем отправлять мгновенное сообщение.
Это связано с тем, что обмен мгновенными сообщениями создает ощущение срочности, что может оказать давление на удаленных коллег. отвечать в личное время, продвигая культуру всегда на связи, которая может быстро привести к Выгореть. Кроме того, пинги и уведомления могут отвлекать их в рабочее время.
Тем не менее, чтобы продуктивно работать с удаленными командами в разных часовых поясах, вам нужно быть более внимательным при отправке сообщений. Для этого вы можете сопротивляться желанию отправлять мгновенные сообщения, если только они не являются срочными. планируйте свои сообщения Slack заранееи используйте асинхронную связь, чтобы не мешать коллегам.
4. Рассмотрите другие альтернативы
Обмен мгновенными сообщениями отлично подходит для быстрого и краткого обмена, но не подходит, когда вам нужно вести более глубокие разговоры. Итак, если вы обнаружите, что у вас возникает обширный обмен мнениями или вам трудно что-то объяснить, возможно, пришло время прекратить обмен сообщениями и переключиться на другой метод общения.
В зависимости от контекста и характера вашего разговора вы можете рассмотреть альтернативы, такие как аудио- или видеоконференции, поскольку они позволяют лучше передать ваше сообщение. В качестве альтернативы, если вы не доступны одновременно, вы можете использовать такие средства связи, как Крутить или же решения для асинхронного видео как Вудл записать и отправить ваше сообщение, не ожидая немедленного ответа.
Электронная почта также может быть лучшим вариантом для конкретных разговоров, поскольку она предоставляет письменные записи, на которые вы можете ссылаться позже. Кроме того, ваши коллеги могут прочитать ваше сообщение и ответить на него в удобное для них время.
5. Избегайте разрозненных сообщений
Учитывая, что каждое отправляемое вами сообщение соответствует новому уведомлению и потенциальному отвлечению внимания, вам следует избегать отправки бессвязных сообщений, чтобы ограничить количество уведомлений ваших коллег Получать.
Вместо этого отправьте сводное сообщение, содержащее всю информацию, необходимую для общения. Таким образом, ваши коллеги смогут быстро просмотреть сообщение и не будут прерываться несколько раз. Например, вы можете использовать следующий формат:
Привет, я ищу информацию о проекте XYZ. У вас есть обновления? Спасибо.
Вместо того, чтобы отделять каждую часть информации в отдельное сообщение.
6. Сведите светскую беседу к минимуму
Разговоры о кулерах имеют место на удаленных рабочих местах. На самом деле, они могут помочь построить отношения и укрепить чувство сопричастности между сотрудниками.
Однако должно быть определенные каналы для случайных разговоров и общение, чтобы не мешать коллегам, когда они пытаются сосредоточиться на своей работе. Таким образом, они могут присоединиться к беседе, когда захотят, и им не нужно будет отвечать немедленно.
Итак, отправляя прямые сообщения своим удаленным коллегам, особенно в рабочее время, старайтесь свести к минимуму светские разговоры, чтобы уважать их время и внимание.
7. Подтверждение получения сообщений
Когда вы получаете сообщение, рекомендуется сообщить отправителю, что вы видели его сообщение, даже если вы не можете сразу ответить. Таким образом, они не будут чувствовать, что вы их игнорируете, и смогут сосредоточиться на других задачах, ожидая ответа. Кроме того, это избавляет вас от потенциально отвлекающих последующих сообщений.
Если вы заняты, когда получаете сообщение, требующее ответа, вы можете сообщить об этом отправителю, сказав что-то вроде: «Спасибо, что сообщили мне. Я вернусь к вам." Если сообщение не требует ответа, вы можете написать «Спасибо» или отреагировать смайликом.
Воспользуйтесь этими советами для более продуктивного общения на работе
Для любой удаленной команды очень важно приложить усилия для развития навыков лучшего общения. Принятие приведенных выше советов может способствовать более продуктивному и эффективному сотрудничеству с вашими коллегами, независимо от их местоположения.
