Начать заново с новым программным обеспечением для управления проектами — это отдельный проект. Каждый из них отличается от другого, поэтому помимо попытки составить карту всех своих проектов вы можете столкнуться с кривой обучения. Это может быть подавляющим.

Однако их всех объединяет то, что планирование наперед может помочь сделать переход плавным. Кроме того, вы настроите себя на чистоту и согласованность рабочего пространства. Читайте дальше, чтобы узнать, какие шаги вы можете предпринять, начиная работу с новым программным обеспечением для управления проектами.

Решите, как вы хотите использовать программное обеспечение для управления проектами

Прежде чем настраивать программное обеспечение, вам нужен план того, как вы хотите его использовать. Знание того, кто будет использовать учетную запись и типы досок проектов внутри, поможет вам начать работу.

С кем вы будете работать?

Кто-нибудь еще будет на счету? Кто они и какова их роль? Уровень конфиденциальности и разрешений, которые вы можете установить для своей команды, будут различаться в зависимости от того, какой из них вы используете, и уровня, на который вы подписаны. Таким образом, хорошо спланировать заранее, еще до выбора, кто использует учетную запись и к чему вы хотите предоставить им доступ.

instagram viewer

Например, персональные версии Notion сильно отличаются от Команда аккаунт, но вы можете сотрудничать, используя любой из них. Личные предлагают страницы, которые начинаются как частные и позволяют вам приглашать гостей, в то время как команда учетная запись открывает рабочие пространства для совместной работы, которые позволяют вам делиться со всей вашей организацией прочь.

В вашей организации вы также захотите рассмотреть, кому вы хотите предоставить права администратора. Кроме того, если ваше программное обеспечение допускает гостей, вы можете определить, необходимо ли делиться доской проекта с клиентами, подрядчиками или другими лицами за пределами вашего рабочего места.

Какие виды проектных досок вы собираетесь использовать?

Вы можете делать больше, чем создавать простые схемы проекта в своем программном обеспечении для управления проектами. Вы также можете:

  • Создавайте доски запросов проектов, где вы и ваши коллеги можете делегировать различные задачи или просить о помощи. ClickUp — отличное программное обеспечение для создания, но вы можете создать их в любом программном обеспечении для управления проектами.
  • Опишите текущий рабочий процесс от начала до конца, чтобы получить краткий обзор того, на каком этапе находятся проекты.
  • Создайте открытую доску назначений, где вы и ваши коллеги сможете назначать себе доступные задачи.

Решение о том, как организовать программное обеспечение для управления проектами

Теперь, когда вы знаете, с кем вы работаете и какие доски проектов вы будете использовать, вам нужно определить, как вы хотите организовать учетную запись.

То, как вы это сделаете, на самом деле зависит от ваших предпочтений, но количество людей, с которыми вы работаете, также поможет вам принять решение. Существует множество способов организации досок проектов, например:

  • Клиент
  • Проект
  • Отделение
  • Команда

Вы даже можете использовать комбинацию из вышеперечисленного. Но, если вы работаете с крупной компанией, организация по отделам или командам упростит поиск проектов и задач для всех.

При организации элементов следует избегать чрезмерного усложнения имен задач, проектов, досок и папок. Вы и ваши коллеги быстро найдете то, что вам нужно, если вы сделаете все как можно более простым.

Особенно это касается подпапок. Если инструмент, который вы используете, предлагает вложенные папки, спросите себя, прежде чем создавать их, действительно ли они нужны, и если да, определите оптимальное имя, когда другие будут их искать. Включение ряда маленьких, пустых или неправильно помеченных папок только создаст путаницу.

Думайте об этом почти как о папках с файлами на вашем компьютере. Вы хотите найти то, что ищете, за минимальное количество кликов.

Добавление задач в программное обеспечение для управления проектами

Как только вы решите, как вы хотели бы организовать свои задачи и проекты, вы можете приступить к их планированию. Во-первых, полезно составить список текущих проектов и разбить их на действия. Вы можете сделать это на бумаге или в текстовом редакторе — какой метод вам больше подходит.

Приверженность текущим проектам поможет упростить процесс. Создавайте доски и задачи только для проектов, над которыми вы сейчас работаете или над которыми вы планируете работать, вместо того, чтобы включать устаревшую или замещающую информацию.

Обязательно назовите свои проектные доски соответствующим образом и включите в них только связанные задачи. Эта иерархия поможет вам быстрее находить детали и даст вам и вашим коллегам краткий обзор статуса проекта.

Например, если вы разрабатываете новый веб-сайт для продукта, вы должны создать доску проекта и назвать ее чем-то вроде Веб-сайт продукта. Затем вы должны перечислить все элементы действий, которые составляют веб-сайт, как задачи внутри. Итак, такие вещи, как выбор доменного имени, настройка хостинга, проектирование каркасов и так далее.

Если вы поддерживаете единообразную систему добавления проектов и задач, маловероятно, что вам придется тратить время на расхламление или реорганизацию.

Чего следует избегать при настройке программного обеспечения для управления проектами

Вот некоторые вещи, которых следует избегать при настройке нового программного обеспечения для управления проектами:

  • Делать все сразу— начните с малого со списка текущих проектов, чтобы не перегружаться и не загромождать рабочее пространство.
  • Использование каждой функции— особенно если это платная учетная запись, вы можете подумать, что хотите получить свои деньги. Тем не менее, есть много наворотов, которые поставляются с программным обеспечением для управления проектами, которые могут только мешать. Предварительное изучение продукта является одним из способы избежать усталости функций.
  • Слишком сложные проекты— придерживайтесь подхода «чем меньше, тем лучше» при планировании своих проектов. Например, многие программы для управления проектами предлагают менее заметные подзадачи, которые можно вложить в более крупные. Однако вам может быть утомительно перечислять шаги в задаче, а вашему коллеге — отмечать их.

Начните работу с вашим программным обеспечением для управления проектами

Начало работы с новым программным обеспечением для управления проектами не так сложно, если вы планируете заранее и начинаете с малого. Вместо того, чтобы строить его с помощью устаревших проектов или информации-заполнителя, создавайте элементы по ходу дела и сохраняйте единую систему именования задач, проектов и папок.

Помните, что это должно быть просто. Чем меньше кликов вам нужно, чтобы найти то, что вам нужно, тем лучше.