Простота совместной работы имеет первостепенное значение в эпоху удаленной работы. К счастью, у Google есть много вариантов совместного использования, которые позволяют нескольким пользователям работать над одним и тем же проектом. Знание того, кто внес изменения в файл и когда, может иметь решающее значение для эффективного управления электронными таблицами.

К счастью, в Google Sheets есть две функции, которые позволяют отслеживать изменения, внесенные в ваши электронные таблицы. Первый — это уведомления Google Sheets, а второй — история версий. В этой статье мы подробно расскажем об этих основных функциях, покажем, как вы можете их активировать, и объясним, почему они могут быть жизненно важны для ваших электронных таблиц.

Зачем использовать уведомления по электронной почте в Google Таблицах?

При работе с большим листом, когда несколько сотрудников вносят изменения в электронную таблицу, может быть сложно узнать, какие изменения вносит каждый соавтор. Гораздо лучше знать, кто внес то или иное изменение, особенно руководителям проектов.

Мы можем проверить, используя историю версий, чтобы узнать, кто внес изменения. Но просмотр истории версий может быть утомительным, если экземпляров много. Вместо этого вы можете использовать уведомления Google Sheets. Таким образом, Таблицы уведомят вас по электронной почте.

Если вы находитесь в пути, убедитесь, что ваши мобильные уведомления по электронной почте работают, чтобы ничего не пропустить.

Как включить уведомления по электронной почте в Google Sheets

Включение уведомлений по электронной почте занимает всего несколько минут, и после того, как вы это сделаете, оно останется активным, пока вы не внесете дальнейшие изменения в настройки. Выполните следующие действия, чтобы включить уведомления:

  1. Откройте электронную таблицу, для которой вы хотите включить уведомления по электронной почте.
  2. Нажимать Инструменты в верхней части таблицы. Появится раскрывающееся меню.
  3. Нажимать Правила уведомления, который открывает новое окно посередине экрана.
  4. Здесь вы можете установить правила. Если вы выберете вариант из первого раздела, вам нужно выбрать, когда вы хотите получать уведомления. Либо выберите: Любые изменения вносятся, или же Пользователь отправляет форму.
  5. Во втором разделе вы можете выбрать Электронная почта - Ежедневный дайджест или же Электронная почта - сразу.
  6. Нажимать Сохранять когда вы выбрали предпочтительные настройки,

Мы опишем каждую из настроек более подробно чуть дальше в статье.

Как добавлять и удалять правила уведомлений в Google Sheets

Если вы хотите добавить больше правил, отредактировать существующие или удалить их, перейдите на Настройка правил уведомления нажав на Инструменты а также Правила уведомления.

Если у вас уже есть существующее правило уведомления, оно появится в списке. Вы можете нажать на Удалить или же Редактировать, или нажмите Добавить еще одно правило уведомления чтобы создать новый. Когда вы закончите вносить изменения, нажмите Сделанный чтобы спасти их.

Понимание параметров в правилах уведомления

В правилах уведомлений есть два раздела: первый — «Уведомить меня в» и второй — «Уведомить меня с».

1. Сообщите мне на [Ваш адрес электронной почты], когда…

  • Любые изменения вносятся: Когда вы выбираете эту опцию, все изменения, которые вы вносите в электронную таблицу, регистрируются и сообщаются пользователю по электронной почте, немедленно или в виде ежедневного читаемого дайджеста.
  • Пользователь отправляет форму: При выборе этого параметра вы будете получать оповещения всякий раз, когда кто-то отправляет форму. Google Forms позволяет связать ваши формы с электронной таблицей. Это может быть что угодно, от анкеты до заявления в университет.

2. Сообщите мне с помощью…

  • Электронная почта - Ежедневный дайджест: Всякий раз, когда выбран этот вариант, список пользовательских изменений будет поступать в конце дня или в фиксированное время. Если вы выберете эту опцию, вы будете получать уведомления позже, а не сразу после того, как они были сделаны. Это выгодно тем, кто не любит получать уведомления об изменениях немедленно. Это также идеально подходит для тех, кто работает в крупной компании, где таблица, над которой они работают, постоянно меняется, чтобы избежать переполнения вашего почтового ящика уведомлениями. Убедитесь, что вы установили время прибытия вне вашего период блокировки электронной почты, если у тебя есть.
  • Электронная почта - немедленно: Если вы выберете этот вариант, вы будете получать электронное письмо всякий раз, когда происходит изменение их электронной таблицы. Это идеально подходит для людей, которые имеют дело с конфиденциальной информацией и хотят получать электронные письма, если что-то изменится.

Мы не рекомендуем использовать этот параметр для листа с более чем двумя или тремя соавторами, чтобы вас не засыпали постоянными уведомлениями. Если вам нужно использовать этот метод, может быть хорошей идеей настроить папку Gmail получать все уведомления.

Зачем использовать историю версий Google Sheets?

Вы можете использовать функцию истории версий Google Таблиц, если не хотите получать уведомления по электронной почте, но следите за изменениями, внесенными в вашу электронную таблицу. Google Sheets даже сохранит небольшие изменения, если они происходят достаточно далеко друг от друга, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что вы пропустите какие-либо важные изменения.

Владелец электронной таблицы и те, у кого есть доступ к редактированию электронной таблицы, — единственные, кто может просматривать историю версий электронной таблицы в Google Таблицах.

Поскольку изменения находятся в облаке, вы можете получить доступ к истории версий и найти именно ту версию, которую ищете. Это идеально, если один из членов вашей команды (или вы) допустил ошибку и ему нужно вернуться к более старой версии. Вы также можете назвать изменения, чтобы знать, какую версию вы хотите.

Как просмотреть историю версий в Google Sheets

Чтобы получить доступ История версий Google Таблиц, убедитесь, что в лист внесено достаточно изменений, прежде чем Таблицы смогут создать журнал изменений. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы получить доступ к истории версий:

  1. Нажмите на Файл в верхней панели. Это покажет раскрывающееся меню.
  2. Там нажмите на История версий.
  3. Нажмите «Просмотреть историю версий» в меню. В качестве альтернативы вы можете использовать Ctrl + Alt + Shift + H.

Боковая панель откроется в правой части экрана. Там вы можете нажать на три вертикальные точки рядом со старыми версиями и нажать Восстановить эту версию. Вы также можете нажать на Назовите эту версию давать имена конкретным сохранениям. Если вы хотите создать новый экземпляр электронной таблицы, нажмите Сделать копию.

Когда вы делаете новую копию электронной таблицы, она начинается заново и имеет новую историю версий. Если вы все еще хотите отслеживать изменения в новой электронной таблице, вы можете удалить старую, чтобы избежать путаницы в будущем.

Различия между уведомлениями по электронной почте и историей версий

Уведомление Google Sheets позволяет вам получать электронные письма каждый раз, когда пользователь изменяет электронную таблицу. При использовании журнала версий изменения только регистрируются, а не уведомляются об этом пользователю.

Вершина айсберга

В большинстве случаев рекомендуется использовать обе эти функции для важных электронных таблиц. Хотя две функции, обсуждаемые в этой статье, отлично подходят для совместной работы, они являются лишь небольшой частью всех инструментов, которые Google Sheets может предложить командам, работающим над электронными таблицами.

Нам еще многое предстоит узнать, поэтому продолжайте читать обо всем, что может предложить эта мощная программа.