Сотрудничество с вашими коллегами должно быть легким, с таким количеством способов связаться с ними. Но иногда использование нескольких инструментов коммуникации может стать чрезмерным, а использование неправильного может помешать разговору.

Итак, когда наиболее эффективно написать электронное письмо, отправить сообщение или использовать программное обеспечение для управления проектами? Читайте дальше, чтобы узнать, какой инструмент коммуникации идеально подходит для вашего обсуждения.

Когда отправлять электронное письмо

Если у вас есть много информации, которую нужно обобщить, и деталей, которые нужно включить в сообщение, отправка электронного письма — идеальный вариант. Это также лучший маршрут для запросов.

Поскольку общение по электронной почте обычно происходит медленнее, чем в приложении для обмена сообщениями, это дает получателю больше времени для обдумывания информации. Они могут сидеть с этим, если им нужно, и дать продуманный ответ, когда они будут готовы.

Хотя принято думать, что ваши коллеги не оценят длинные электронные письма,

instagram viewer
множество способов форматирования длинных электронных писем чтобы важная информация выделялась. Вы ни в коем случае не хотите писать роман, но электронная почта позволяет вам представить всю информацию сразу, в среде, которая кажется менее срочной.

Просто подумайте о своих предпочтениях. Вы бы предпочли получить одно длинное, но точное электронное письмо, которое, по вашему мнению, у вас есть время обдумать, или получить длинное сообщение в Slack, пытаясь сосредоточиться на других проектах?

Помимо того, что вы чувствуете себя менее спешным, электронные письма быстрее находят и ссылаются на них позже, их легко пересылать кому-то другому, и легко включать других людей, не работающих на вашем рабочем месте. Это также придает вашему сообщению больше формальности по сравнению со Slack или подобным приложением. Некоторые ситуации, когда электронная почта, вероятно, идеальна:

  • Подведение итогов по событию, отчету, проекту или отзыву.
  • Сделать запрос.
  • Отправка чего-либо формального.
  • В том числе кто-то не с вашего рабочего места.
  • Что-нибудь длинное или важное, особенно если получателю понадобится обратиться к нему позже.

Когда отправлять сообщение

Инструменты обмена сообщениями, такие как Slack, скорее всего, дадут вам ответ быстрее, чем электронная почта. Это отличное место, чтобы задавать простые вопросы, быстро связываться с коллегами и делиться идеями.

Хотя иногда вам нужны быстрые ответы, важно помнить, что для этого вам нужно, чтобы ваши вопросы были простыми. Из-за быстрых ответов, типичных для приложения, получатели могут легко пропустить детали или целые сообщения, особенно в шумном канале или на рабочем месте.

Это может привести к более длительным, чем необходимо, разговорам или важным обновлениям, которые останутся незамеченными, особенно если канал настолько занят, что ваши коллеги отключили его.

Использование упоминаний в Slack может немного помочь направить разговоры в группах или каналах, но лучше, чтобы ваши сообщения были короткими и по существу. Если вы не можете, а Slack — любимое место вашей команды, попробуйте подвести итоги, используя маркеры. Вы также хотите рассмотреть, есть ли у вас время для разговора при отправке сообщения. Ваш коллега может быстро ответить, ища разъяснений или задавая собственные вопросы.

Если когда-нибудь разговор в Slack затянется из-за того, что что-то неясно, возможно, будет быстрее позвонить своему коллеге по телефону или использовать Голосовой инструмент Slack для общения уточнить. Slack, конечно, не единственный доступный инструмент для обмена сообщениями, но если вы хотите упростить работу, лучше всего выбрать одно приложение, которое будут использовать все в вашей организации.

Кроме того, если вы хотите, чтобы все было профессионально, вам следует избегать использования личных приложений, таких как Facebook Messenger или текстовых сообщений. Некоторые ситуации, когда приложение для обмена сообщениями является идеальным:

  • Задавать быстрые вопросы.
  • Обмен идеями и сотрудничество.
  • Отправка быстрых обновлений.
  • Объявления — в соответствующем канале.

Когда использовать программное обеспечение для управления проектами

Иногда идеально использовать средства связи в программном обеспечении для управления проектами, таком как ClickUp. Главным преимуществом этого является то, что вы и ваши коллеги будут тратить меньше времени на общение, а также на поиск битов информации в ваших входящих сообщениях, сообщениях и везде, где вы обсуждаете Работа.

Используя ClickUp, вы можете хранить все, что связано с задачей или проектом, в одном месте.

Раздел комментариев в карточке задачи в ClickUp позволяет отправлять вопросы или пояснения своим коллегам. Здесь вы можете отмечать других, назначать комментарии и прикреплять подтверждающие документы.

Вы также можете поделиться задачей или проектом, заполнив соответствующую информацию и назначив кого-то еще для самого проекта или в качестве наблюдателя. Просто не забудьте использовать раздел описания, чтобы добавить больше деталей — так же, как электронное письмо.

Кроме того, вы можете создать доску запросов проекта в ClickUp как способ для вас и вашей команды быстро назначать друг другу задачи и обращаться за помощью. Некоторые ситуации, когда связь с программным обеспечением для управления проектами идеальна:

  • Чтобы задать вопрос по конкретному проекту.
  • Чтобы поделиться комментарием, идеей или предложением по конкретному проекту.
  • У вас есть задание, которое нужно делегировать кому-то другому.
  • У вас есть подтверждающие документы, которые помогут с проектом.

Другие советы по эффективному общению

Независимо от того, какое средство вы выберете, вот список дополнительных советов, которые помогут вам эффективно общаться:

  • Отправить все сразу— если у вас есть новости, отзывы, обновление или вам действительно есть что сказать, присылайте все сразу, а не по частям. Хранение всего вместе помогает ограничить количество уведомлений, а также отвлечение или ожидание, которое приходит после того, как кто-то отправляет сообщение «привет».
  • Используйте сюжетные линии и каналы— не только актуальность тем и каналов поможет вам получить ответы, которые вы ищете, но вы и ваши коллеги также сможете найти информацию позже.
  • Придерживайтесь одного метода— если вы получили электронное письмо, ответьте по электронной почте. Если это сообщение, ответьте в том же приложении. Сохранение последовательности сделает ваши разговоры доступными и организованными.

Оптимизируйте общение и повысьте производительность

Несмотря на то, что у вас под рукой так много инструментов для общения, общение с коллегами становится удобным, иногда использование неправильного инструмента может стать препятствием. Если вам есть что сказать, электронная почта — ваш лучший выбор. Если вы хотите быть быстрым и точным, используйте мессенджер, такой как Slack.

В конечном счете, если ваша мысль или идея относится к задаче, сделайте себе и своим коллегам одолжение, поделившись ею в своем программном обеспечении для управления проектами в рамках соответствующей задачи. Во время разговора вы также должны учитывать, как вы и ваши коллеги найдете его позже, если это необходимо.