Google Sheets предоставляет множество функций, которые предоставляют большинство инструментов для работы с электронными таблицами премиум-класса, но бесплатно. Одной из таких функций является возможность просматривать, редактировать и удалять историю версий.
Из-за простоты использования Google Sheets все больше людей переходят на набор приложений Office от Google, а не на программное обеспечение, такое как Excel. Но иногда функции могут немного отличаться от того, к чему привыкли пользователи. В этом руководстве будет рассказано об истории версий Google Таблиц и обо всем, на что они способны.
Зачем использовать историю версий?
Когда несколько сотрудников работают с одной и той же электронной таблицей, неизбежны ошибки из-за недопонимания между сотрудниками. Эти ошибки могут привести к сбоям в работе конфиденциальных электронных таблиц, содержащих финансовую информацию. Когда это происходит, очень полезно иметь резервные копии, к которым можно вернуться.
Возможно, вы также допускали ошибки в своей работе, но не могли точно определить, что пошло не так. Возможность открыть предыдущую версию электронной таблицы может быть абсолютным спасением. Это может быть критично, если вы
индивидуальный предприниматель, использующий Google Sheets.Что такое история версий Google Sheets?
Google добавил функцию, которая сохраняет все изменения, внесенные в документ. Документируется даже такое маленькое изменение, как запятая, и эта функция доступна в большинстве служб в наборе приложений Google.
В качестве Гугл документы и Google Sheets — это облачные сервисы, резервные копии создаются практически мгновенно и доступны в любое время при наличии подключения к Интернету.
Только владелец электронной таблицы может просматривать эти изменения и люди, которым владелец предоставляет право на редактирование. Пользователи с доступом только для просмотра к электронной таблице не могут просматривать или вносить изменения в историю версий. В основном это функция конфиденциальности.
Функция истории версий в Google Таблицах избавляет от необходимости создавать несколько копий одной и той же электронной таблицы на локальном оборудовании. Вы можете просто получить доступ к истории версий и найти нужную версию.
Как просматривать и редактировать историю версий в Google Sheets
Перед просмотром или редактированием истории версий убедитесь, что вы внесли достаточно изменений, чтобы Google Таблицы могли создать журнал этих изменений. Вы не сможете просмотреть историю версий в новой таблице. Прежде чем мы начнем, загрузите таблицу.
Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы проверить историю версий в Google Таблицах.
- Перейдите к Файл в строке меню.
- Выбирать История версий. Это откроет еще одно подменю.
- Там нажмите на Посмотреть историю версий. Это покажет боковую панель в правой части экрана со списком, содержащим все версии электронных таблиц.
- Нажмите на три точки рядом с названием версии.
- Для более старых версий нажмите Восстановите эту версию, и Google Таблицы перезагрузят страницу с более старой версией электронной таблицы.
В текущей версии электронной таблицы вы можете изменить имя электронной таблицы или сделать ее копию. При нажатии на значок с тремя точками на любой версии, отличной от текущей, вы также получите возможность восстановить ее.
Как назвать важные версии Google Sheets
Видеть даты как имена файлов может быть очень неприятно, и это быстро сбивает с толку, особенно если в лист вносятся несколько изменений в день. Вместо дат было бы намного полезнее, если бы вы могли назвать лист на основе внесенных изменений.
Допустим, есть лист, который содержит все изменения и самую актуальную версию. Было бы лучше назвать его «Финал», чем «14 июня, 9:38», верно?
Именование важных версий электронных таблиц может оказаться очень полезным для вас позже, когда вам нужно будет найти конкретную версию среди моря правок. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы назвать текущую версию:
- Нажмите на Файл в верхней панели.
- Выбирать История версий.
- Нажмите на Назовите текущую версию.
Откроется новое окно посередине экрана, в котором вы сможете задать имя. После этого нажмите на Сохранять.
Если вы хотите переименовать более старую версию, выполните те же действия, что и раньше, но вместо выбора «Назовите текущую версию» щелкните Посмотреть историю версий. Это покажет список изменений, внесенных в электронную таблицу. Там щелкните имя версии, которую вы хотите переименовать, и введите имя. Нажимать Войти чтобы сохранить изменения, как только вы закончите.
Как удалить историю версий в Google Sheets
В настоящее время нет возможности удалить конкретную версию из истории версий Google Sheets. Но вы можете начать заново, сделав копию таблицы. Это сотрет все изменения в истории версий. Только последняя версия будет сохранена и скопирована.
Шаги для этого просты, нажмите на Файл в верхней панели. Это покажет выпадающее меню. Здесь нажмите на Сделать копию.
Вам будет предложено ввести имя для новой электронной таблицы. После добавления имени выберите расположение электронной таблицы и выберите, хотите ли вы, чтобы таблица была доступна тем же людям, которым она была предоставлена ранее. Вы также можете выбрать, хотите ли вы, чтобы комментарии копировались. Когда вы закончите выбирать нужные параметры, нажмите на зеленый Сделать кнопку копирования.
Что нужно знать об истории версий в Google Таблицах
Вот несколько вещей, которые вы должны знать об истории версий в Google Таблицах:
- История версий может иметь бесконечное значение. Однако Таблицы оптимизируют пространство Google Диска, объединяя более старые версии. Он также может удалить некоторые более ранние изменения, если хранилище почти заполнено.
- Если вы не видите историю версий, возможно, у вас нет необходимого разрешения или вы даже полностью заблокированы. Вам нужно будет попросить владельца электронной таблицы изменить ваше разрешение на «может редактировать», а не «может просматривать».
- Доступ к истории версий может получить пользователь, владеющий файлом в своей учетной записи. Если вы используете функции общего доступа в Google Таблицах, только люди, которые могут видеть историю версий, являются лицами с правами владельца или редактора.
Освоение Google Таблиц
Просмотр и редактирование истории версий — это лишь малая часть среды совместной работы в Google Таблицах. Теперь, когда вы освоили его, вам нужно продолжать учиться, чтобы ваша команда работала на полную мощность в этом мощном веб-приложении.