Почта Zoho — это безопасная служба электронной почты с гарантированной конфиденциальностью и без рекламы. Он предлагает многофункциональный пакет электронной почты, что делает его идеальным для личных и деловых целей. Если вы использовали Gmail и хотите переключиться на Zoho Mail, вы увидите ряд настроек, которые могут запутать.
Вы можете настроить режим просмотра, компоновщик электронной почты, упорядочивать электронные письма с помощью фильтров, выполнять быстрые действия с вложениями, управлять списками нежелательной почты и даже импортировать или экспортировать электронную почту в формате EML. Мы покажем, как настроить почту Zoho и легко перейти с Gmail.
Действия, которые необходимо предпринять перед настройкой Zoho Mail
Перед настройкой почты Zoho убедитесь, что вы правильно сопоставили личный домен с записью MX и настроили параметры SPF/DKIM на предотвратить спуфинг электронной почты. Прочтите наше руководство по переход с Gmail на почту Zoho с вашим личным доменом и завершить процесс.
Когда вы переключаетесь на другую службу электронной почты, ваш банк, кредитная карта, биллинг, страховка и другие поставщики услуг должны знать ваш актуальный адрес электронной почты для целей связи.
Миграция — это медленный процесс, но в конечном итоге вы сможете объединить важные электронные письма в одном месте. Также неплохо рассмотреть настройка автопереадресации в Gmail, просто чтобы поймать любые службы, которые вы пропустили.
Составление электронных писем в Zoho Mail
Zoho mail предлагает вам полный набор инструментов для составления электронных писем. Нажмите на Новая почта кнопка на левой панели, чтобы открыть Композитор. По умолчанию окно композитора открывается в новой вкладке (Настройки > Написать > Открыть написание в), но вы можете использовать встроенный (он повторяет функцию Gmail) или новое окно.
Как и Gmail, Zoho имеет широкие возможности форматирования для форматирования вашего сообщения электронной почты. Существует возможность вставлять таблицы (которых нет в Gmail) с настраиваемой шириной и параметрами границ. Вы даже можете прикреплять электронные письма к исходящим электронным письмам (как EML) с помощью перетаскивания и ссылаться на старые сообщения, не переписывая их.
Чтобы настроить параметры композитора, перейдите к Настройки > Написать и просмотреть весь набор опций. Вы можете изменить предпочтительное направление текста, настроить шрифты, автоматически добавить получателей в контакты и проверить свое сообщение на наличие орфографических ошибок.
Добавляйте большие вложения в электронные письма в Zoho Mail
Gmail разрешает вложения с максимальным размером файла до 25 МБ. С почтой Zoho вы можете отправлять большие файлы вашим получателям через электронные письма. Размер вложения зависит от тарифного плана. Он варьируется от 250 МБ с планом Mail Lite до 1 ГБ с Mail Premium.
Почта преобразует эти вложения в ссылки и отправляет их получателю(ям). Если вы хотите отправить один и тот же файл разным получателям, выберите файл из Мои вложения > Огромные вложения и отправить еще раз. Для каждого вложения вы можете установить права доступа.
Ограниченный доступ подходит для отправки вложений другим пользователям Zoho или пользователям со связанными учетными записями. Благодаря общедоступному доступу вы можете отправлять большие файлы кому угодно, используя безопасную и уникальную ссылку. По умолчанию все вложения имеют Ограниченный доступ. Щелкните этот параметр, чтобы сделать его Общественный и создайте ссылку на вложение.
Как запланировать электронную почту в Zoho Mail
Опция Zoho mail «Отправить позже» позволяет настроить индивидуальное расписание (дата/время) для вашей электронной почты. Хотя эта функция также встроена в Gmail, у Zoho есть возможность настроить повторяющиеся электронные письма через регулярные промежутки времени.
Составьте письмо как обычно и нажмите Отправить позже. Выберите Вкладка "Расписание" и выберите дату и время.
Чтобы настроить повторяющуюся электронную почту, повторите описанную выше процедуру и нажмите кнопку Повторяющаяся вкладка. Выберите периодичность (ежедневно или еженедельно, дату окончания и часовой пояс, если есть). Они пригодятся, когда вы хотите отправить напоминания своим клиентам о счетах.
Как отложить электронные письма в Zoho Mail
Будут некоторые важные электронные письма, на которые вы не сможете ответить сразу, но должны будете ответить позже. Функция «Отложить» в почте Zoho сохраняет вашу электронную почту в отдельной папке «Отложено» и возвращает ваше сообщение обратно в исходную папку по истечении указанного интервала времени.
Выберите письмо, которое хотите отложить, и нажмите кнопку Вздремнуть значок в верхнем меню. Выберите продолжительность или укажите дату и время. Выбранное электронное письмо будет перемещено из исходного в Отложено папка.
Чтение писем в Zoho Mail
Иногда вам может понадобиться просмотреть электронное письмо от отправителя, которое вы получили несколько дней или недель назад. Вместо прокрутки списка адресов электронной почты Zoho mail может отображать электронные письма от определенного отправителя или темы.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение электронной почты и выберите Список писем от этого отправителя или же Список писем с этой темой. Вы даже можете настроить поля своего списка адресов электронной почты, такие как флаг, вложение, количество комментариев, размер и многое другое.
Настройте макет и параметры просмотра в Zoho Mail
По умолчанию электронные письма перечислены в «классическом» представлении. Чтобы настроить это поведение, щелкните значок Сменить вид значок и выберите вид «Компактный или Суперкомпактный». В каждом представлении достаточное расстояние между электронными письмами уменьшается и отображается больше электронных писем.
Когда вы выбираете любое электронное письмо, оно открывается в Вертикальный предварительный просмотр режим по умолчанию. Перейти к Настройки > Параметры просмотра почты и выбрать Горизонтальный предварительный просмотр чтобы просмотреть свою электронную почту под списком адресов электронной почты. Или выберите Новая вкладка чтобы просмотреть их в новой вкладке.
Предлагает ли Zoho Mail просмотр бесед?
В Gmail, когда люди отвечают на электронное письмо, он группирует ответы в представлении беседы с последним письмом внизу.
Почта Zoho объединяет всю переписку в древовидном представлении с информацией об отправителе, временной шкалой, папками, вложениями и многим другим, даже не открывая электронное письмо. Кроме того, вы можете сортировать ветку разговора (Настройки > Разговор) с самой новой или самой старой почтой сверху.
Просмотр и управление вложениями в Zoho Mail
Одним из самых больших недостатков Gmail является отсутствие панели инструментов для просмотра и управления вложениями. Пока ты можешь находить сообщения с вложениями с помощью операторов поиска Gmail, это требует немного практики. Почта Zoho предлагает централизованную панель инструментов для просмотра вложений (отправленных вам или добавленных в другие приложения Zoho) в одном месте.
Нажмите на Средство просмотра вложений значок, чтобы увидеть ваши файлы, аккуратно отсортированные по типам файлов. Выберите любую миниатюру, чтобы просмотреть их или выполнить быстрые действия с вложениями. Нажмите Открыть связанную электронную почту чтобы открыть электронное письмо, связанное с вашим вложением, прикрепите и отправьте новое электронное письмо или добавьте его в заметку или задачу.
Отслеживание важных писем в Zoho Mail
Нам часто нужно следить за письмом независимо от ответа. Zoho Mail имеет встроенную возможность добавлять напоминания в ваши электронные письма. Напишите письмо и нажмите Значок часов.
Вы можете установить определенное время, чтобы напомнить вам об электронной почте, независимо от того, получили ли вы ответ или нет. Или установите крайний срок, и если никто не ответит на письмо, вы будете уведомлены об этом, как только крайний срок истечет. Почта Zoho может напомнить вам о почте через уведомления или электронную почту.
Точно так же вы можете настроить напоминание для входящих писем. Выберите адрес электронной почты, в который хотите добавить напоминание, затем нажмите Дополнительные параметры > Напоминание. Выберите предпочтительный вариант и продолжайте. Направляйтесь к Настройки > Предустановка чтобы настроить параметр будильника в соответствии с желаемым временем.
Организуйте электронную почту в Zoho Mail
Фильтры в почте Zoho помогают автоматически упорядочивать входящие/исходящие электронные письма. Как и в Gmail, вы можете устанавливать условия и выполнять соответствующие действия. Но в Zoho вы можете использовать оператор И/ИЛИ, чтобы определить, следует ли учитывать какие-либо или все условия.
Для начала зайдите в Настройки > Фильтры и создайте новый фильтр. Теперь установите тип условия (комбинация условий в И/ИЛИ), условия (От, Тема, Кому, Копия, СК, Тип вложения) и действия (Переместить в папку, Отметить как, Переслать письмо, Удалить письмо).
В Gmail мы используем «Ярлыки» для организации сообщений. В Zoho вы можете создать несколько папок на разных уровнях для организации или управления электронной почтой. Щелкните значок (+) рядом с Папки для создания папки и выбора ее расположения. Кроме того, вы можете создавать теги (Выберите электронное письмо > Отметить как), чтобы дополнительно упорядочить их в соответствии с проектом, конкретной командой, клиентами и т. д.
Интеграция Zoho Mail со сторонними сервисами
Почта Zoho имеет отличную интеграцию с внешними и внутренними приложениями, чтобы дополнить ваш рабочий процесс. Внутренние — это приложения Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), а внешние интегрируются с почтой через API, предоставляемый сторонними приложениями. Чтобы узнать, какие интеграции доступны, перейдите на Настройки > Интеграции.
Нажмите Перейти на рынок и выберите ваши любимые приложения. Некоторые популярные из них: Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting и Integrately. Перейдите на страницу расширения и активируйте его. Затем вернитесь в раздел «Интеграции» и переключите включить кнопка.
Теперь, когда Zoho Mail настроен, попробуйте преодолеть зависимость от электронной почты
Zoho Mail — отличная альтернатива Gmail. Страница настроек почты неуклюжая/сложная для навигации, и требуется время, чтобы привыкнуть к ней, но если вы следовали процедуре, вы можете начать использовать почту Zoho в считанные минуты.
Одна из распространенных тенденций, наблюдаемая в настоящее время среди людей, — проверка электронной почты каждые несколько минут. Хотя эта навязчивая привычка проверять почту кажется безобидной, она может негативно сказаться на вашем самочувствии и продуктивности. Чтобы узнать больше, прочитайте наше руководство, чтобы найти способы преодолеть зависимость от электронной почты.
