Ключом к успешному сотрудничеству является общение. Не только убедитесь, что вы достаточно общаетесь, но и убедитесь, что вы не переусердствуете.
Вы, вероятно, были там. Вам кажется, что вы ответили на вопрос несколько раз или об одном и том же проекте ведется более одного разговора. С другой стороны, вас может отвлекать повторное получение одних и тех же сообщений.
Если вы хотите узнать, как избежать чрезмерного общения, читайте дальше. Здесь вы узнаете, как тратить меньше времени на общение и больше времени на работу с помощью ClickUp.
Как уменьшить количество писем с помощью ClickUp Tasks
Чтобы делегировать или делиться заданиями, вам не нужно создавать идеальное электронное письмо. Вам также не нужно прочесывать цепочку ответов с людьми, добавленными и удаленными копиями. Все, что вам нужно, это отличное программное обеспечение для управления проектами.
Есть много преимущества экономии времени при использовании программного обеспечения для управления проектами. Одно из главных преимуществ использования
кликап это поможет уменьшить количество писем, которые вы отправляете и получаете относительно задач или заданий.Это потому, что вы даете своим коллегам подробный обзор важной информации с самого начала. Не только они, но и все, кто имеет доступ к задаче.
Это может быть весь ваш отдел, вся ваша компания или даже небольшая команда, которая вместе занимается проектами. Однако это не означает, что все будут получать уведомления.
Вы можете быстро добавить нужных сотрудников в цикл, добавив их в качестве наблюдателей с помощью значка глаза на карточке задачи. В отличие от того, чтобы отправить кому-то копию по электронной почте, как наблюдатель, он будет автоматически получать все обновления в будущем. Кроме того, они увидят старую информацию, даже если вы добавите их в задание позже.
Основное преимущество использования задач в ClickUp заключается в том, что когда кто-то впервые увидит задачу, он сразу же увидит основную информацию. Вы также с меньшей вероятностью пропустите добавление деталей самостоятельно, потому что каждая создаваемая вами задача в основном начинается с шаблона, состоящего из столбцов в вашем списке.
Как еще больше сократить количество писем с помощью описаний задач ClickUp
В дополнение к включению имени задачи, срока выполнения, приоритета и других элементов, которые вы обычно включаете, ClickUp предлагает ряд пространств для совместной работы. Наиболее заметной заменой электронных писем с запросами на проект является поле описания в карточках задач.
Поле описания выглядит именно так, как кажется, но оно предлагает больше, чем просто место для текста. Здесь вы можете добавить уникальные особенности проекта, которые иначе не поместились бы в столбцы, и оформить их с помощью команд.
При использовании этого пространства важная информация также не будет скрыта в папке «Входящие» коллеги или в очень длинной ветке, потому что она остается на месте — даже когда вы редактируете или добавляете к ней. Более того, в этом поле представлена история версий, позволяющая при необходимости вернуться к предыдущим редакциям описания.
Как тратить меньше времени на встречи с помощью ClickUp
ClickUp предлагает множество полезных представлений чтобы помочь вам организовать ваши проекты и сотрудничать с другими. Одним из таких взглядов является Чат.
Добавив в свой список вид чата, вы и ваши коллеги сможете общаться о деталях проекта в режиме реального времени. Кроме того, каждый будет знать, куда обратиться к ветке позже, если ему понадобится освежить в памяти.
В чате ClickUp вы можете упомянуть других людей, чтобы отправить им уведомление, или всех, кто использует @watchers. Если вы упомянули задачу, вы можете создать прямую ссылку на нее. Вы также можете получить более подробную информацию, используя команды, записи экрана или добавляя файлы.
Удобная функция в представлении чата — это назначение других комментариев. Если у кого-то есть вопрос или комментарий, на который может ответить коллега, вы можете довести его до их сведения или назначить себе в качестве напоминания на будущее.
Как и в Slack, вы можете ответить в треде, если хотите, чтобы все было аккуратно и организованно. С таким разнообразием функций вы можете использовать представление чата вместо встреч по конкретному проекту или ежедневных встреч. Еще одно преимущество наличия этого мессенджера прямо в пространстве вашего проекта заключается в том, что он поможет свести к минимуму постороннюю болтовню.
Как упростить общение в ClickUp
Есть много способов, которыми вы можете общаться со своими коллегами. Вы можете сделать это с помощью мессенджера, текстового сообщения, электронной почты, быстрого звонка или короткого визита. Позже, когда вам понадобится переподготовка, вы можете вспомнить, с каким приложением вы разговаривали или где вы это записали.
Раздел комментариев ClickUp помогает избавиться от необходимости пролистывать несколько приложений и мультимедиа, потому что все находится прямо в одном программном обеспечении. Если у вас есть вопрос по конкретной задаче, вы можете задать его прямо в соответствующей карточке.
Как и в представлении «Чат», вы можете упоминать других людей, упоминать задачи, назначать людей для комментариев и использовать команды, записи экрана или добавлять файлы для объяснения. Кроме того, вы можете создавать новые документы в комментариях, где вы и ваши коллеги можете сотрудничать.
Как быстро сотрудничать в ClickUp Documents
Совместная работа над документами ClickUp работает так же, как в Google Docs. Вы можете сохранить их в тайне или пригласить своих коллег внести свой вклад в страницу.
Здесь вы можете работать со страницей, используя команды для добавления текста и элементов. Вы также можете обмениваться комментариями со своими коллегами, если не хотите вносить изменения сразу.
Во время работы вы можете видеть курсор вашего коллеги и правки в режиме реального времени. Если вы хотите убедиться, что они что-то видят, вы можете привлечь внимание к определенным линиям в пространстве, чтобы задать вопросы или поделиться идеями.
Кроме того, когда вы и ваш коллега будете готовы, вы можете экспортировать его в формате PDF, если хотите поделиться им за пределами ClickUp.
Тратьте меньше времени на переходы туда и обратно с помощью ClickUp
Благодаря многочисленным средствам коммуникации ClickUp поможет вам сократить время совместной работы над проектом и делегирование полномочий. Вы также обнаружите, что тратите гораздо меньше времени на переключение между приложениями и копание в разговорах в поисках нужной информации.
Ищете ли вы быстрый способ общения со всей командой по проектам или с конкретными людьми по задачам, это то, что вам нужно. Если чрезмерное общение тормозит ваш прогресс, почему бы не попробовать?
