Электронная почта — важный инструмент коммуникации в современном офисе. Использование шаблонов электронной почты гарантирует, что вы будете следовать невысказанным правилам и форматам электронных писем на рабочем месте, передавая сообщение профессионально и вежливо.
Разные рабочие места имеют разные нормы того, как обычно выглядят электронные письма: некоторые из них являются формальными, а некоторые — случайными. Если вы принадлежите к одному типу рабочей культуры и отправляете электронное письмо получателю, привыкшему к другому типу рабочей культуры, ваше сообщение может быть воспринято как грубое или непрофессиональное. За прошедшие годы некоторые люди собрали лучшие советы по этикету электронной почты и превратили их в шаблоны или готовые ответы. Эти сайты и приложения позволяют бесплатно использовать эти шаблоны в Gmail или любом другом почтовом приложении по вашему выбору.
1. Искусство электронных писем (Интернет): более 80 бесплатных бизнес-шаблонов для различных офисных задач и нужд
Art of Emails — это веб-сайт, посвященный исключительно сбору проверенных шаблонов электронной почты для различных типов офисных задач и потребностей. Все они доступны бесплатно и собираются в зависимости от вашей цели. Например, текущий список включает шаблоны электронной почты для таких задач, как:
- Как охлаждать потенциальных клиентов и клиентов по электронной почте
- Как отследить и оживить лиды, которые остыли
- Как извиниться за плохой клиентский опыт
- Как продвинуть продажу вперед
- Как убедить инвесторов поднять свой следующий раунд
- Как продвигать прессу и освещать в СМИ
Каждая цель имеет несколько разных шаблонов, которые учитывают более конкретные аспекты. Например, извиняясь за плохое обслуживание клиентов, вы узнаете, как тактично ответить на онлайн-разглагольствования или отличить плохой опыт от широко распространенной проблемы.
Вы можете быстро скопировать любой шаблон, вставить его в свой почтовый клиент и заменить соответствующие детали. Вы также можете загрузить все шаблоны в виде пакета PDF-файлов.
2. Стартовая история (Интернет): шаблоны электронных писем, чтобы научиться говорить «нет» вежливо, но твердо
Как профессионал, важно учиться как вежливо сказать нет но твердо. В противном случае вы рискуете, что люди наступят на вас и станут пустяком. Однако это легче сказать, чем сделать, особенно если вы любите людей или вообще нервничаете из-за того, что вам симпатичны. Так что в следующий раз, когда вы боретесь с этим, используйте этот отличный пакет шаблонов электронной почты, скомпилированный Starter Story, чтобы сказать «нет».
Его 31 шаблон создан экспертами в области профессиональной коммуникации, такими как The Muse, Стив Джобс, Тим Феррис, Джеймс Клир, Office Ninjas и другими. Вы можете быстро отфильтровать электронные письма по тем, кому вы хотите сказать «нет»: телефонные чаты, настойчивые люди, инвесторы, общественные мероприятия, рекрутеры, работа, клиенты, встречи, интервью, продавцы и даже знакомства.
Вы можете скопировать и вставить любое электронное письмо в свой Gmail, чтобы сразу начать им пользоваться. Если вы используете Голубь для Gmail, а продуктивная надстройка для Gmail, то вы также можете импортировать все шаблоны в готовые ответы надстройки.
Resume Worded, один из наших любимых ресурсов для резюме и поиска работы, собрал набор шаблонов электронной почты, чтобы помочь найти работу. По сути, они разбиты на пять категорий с дополнительными подкатегориями:
- Последующие письма: Повторное подключение к старому контакту, последующая работа после заявления о приеме на работу и даже после того, как вы не получили ответа
- Информационные интервью: Как запросить информационное интервью, на котором вы получите представление от эксперта в области, на которую вы претендуете
- Благодарственные письма: Отправка благодарностей после собеседований, информационных интервью или рекрутерам
- Сообщения LinkedIn: Знакомство с LinkedIn, поиск работы или запрос рекомендаций в LinkedIn
- Другие: Запрашивать отзывы, просить представиться, представлять себя и многое другое.
В каждой подкатегории есть несколько шаблонов, которые вы можете просмотреть, и вы можете просто скопировать и вставить их в свое электронное письмо. Каждый шаблон упоминает несколько советов на боковой панели, чтобы объяснить, почему он сформулирован именно так, и как вы можете улучшить или настроить его для себя. Резюме Worded также добавляет дополнительную информацию, например, лучшие строки темы для использования в зависимости от скорости отклика.
4. Дувр Шаблоны (Интернет): лучшие электронные письма для отклонения или найма кандидатов
Dover — это рабочий инструмент для компаний, позволяющий им находить кандидатов и выяснять, кого они хотят нанять. Естественно, команда работала с несколькими ведущими компаниями и знакома с электронными письмами, которые рассылают элитные менеджеры по найму. Компания Dover проанализировала их и предоставила вам несколько бесплатных шаблонов.
В настоящее время вы можете получить примеры лучшие письма с отказом (всего 36) и лучшие рекрутинговые письма (всего 20). Кроме того, вы найдете электронные письма от Google, IKEA, Apple, Facebook, NASA, NPR, Y Combinator и других. Они доступны в виде PDF-файлов, которые будут отправлены вам по электронной почте, когда вы предоставите Dover свой адрес электронной почты.
В этих электронных письмах есть несколько интересных идей о том, как хороший менеджер по найму может гарантировать потенциальному кандидату чувствует, что его ценят, или как смягчить удар, отвергая кого-то, чтобы он чувствовал, что может снова нанести удар в будущее. Это некоторые из лучшие инструменты, чтобы стать лучшим менеджером.
5. Шаблоны охотников (Интернет): шаблоны для отправки холодных электронных писем, на которые приходит ответ
Самый сложный тип деловой электронной почты — это холодная электронная почта. Если получатель не знает вас, почему он должен указывать время суток? Как вы собираетесь заинтересовать их ограниченным вниманием, которое они вам уделяют? Профессиональное почтовое приложение Hunter предлагает некоторую помощь с коллекцией бесплатных проверенных шаблонов холодных писем, на которые уже есть ответы.
Hunter предлагает 266 шаблонов холодных электронных писем в шести широких категориях: продажи, последующие действия, SEO, подбор персонала, создание сетей и маркетинг. Вы можете отсортировать шаблоны по релевантности или давности и перейти к дополнительным подкатегориям, щелкнув теги под каждым письмом. Чтобы использовать электронное письмо, просто скопируйте и вставьте его в поле «Написать».
В то время как большинство других шаблонов предлагают только указатель, например «[[Представьте себя]], Hunter дает вам возможность просмотреть образцы данных. Это крошечная, но полезная функция, позволяющая увидеть, как выглядит успешное электронное письмо, а затем настроить его с помощью собственных данных.
ИИ — это будущее шаблонов электронной почты
На этих пяти сайтах вы сможете найти шаблоны электронной почты для любой профессиональной или рабочей ситуации. Также рекомендуется сохранить эти шаблоны в качестве готовых ответов в вашем почтовом клиенте, чтобы они были в вашем распоряжении на будущее.
Но если говорить о будущем, возможно, вам не придется долго полагаться на эти шаблоны. Все больше и больше инструментов искусственного интеллекта для электронной почты помогают пользователям писать эффективные сообщения. Хотя сейчас все это платные приложения, которые имеют больше смысла для компаний, не за горами день, когда Gmail и Outlook добавят эти функции.
