Как упростить и навести порядок в облачном хранилище

Благодаря удобству облачного хранилища, в него легко закинуть все свои файлы, не задумываясь. Но вскоре ваша учетная запись Google Диска, Dropbox, OneDrive или другого облачного хранилища превратится в беспорядок без организационной стратегии.

Если вам нужно навести порядок в облачном хранилище и упростить настройку, вот руководство, как взять все под контроль.

1. Удалить большие и ненужные файлы

Прежде чем вы начнете перемещать файлы, рекомендуется избавиться от всех файлов, которые вам больше не нужны. Первый шаг к поддержанию чистоты вашего облачного хранилища — удаление файлов, которые больше не принадлежат вам.

Если вы синхронизируете все свои облачные файлы с компьютером, простой способ найти самые большие файлы внутри — использовать диспетчер дискового пространства на рабочем столе. В Windows, Бесплатно отличный выбор. Если вы используете Mac, OmniDiskSweeper является надежным бесплатным вариантом.

Используя эти приложения, выберите папку облачного хранилища, и она отсортирует ваши файлы от самых больших до самых маленьких. Если вы обнаружите какие-либо старые видео, которые вам больше не нужно синхронизировать, или загруженные файлы, о которых вы не подозревали, что они находятся в облаке, удалите их или переместите из облачного хранилища, если это необходимо.

Если вы не синхронизируете все свои облачные файлы с рабочим столом, большинство инструментов облачного хранилища позволяют сортировать их по размеру в своих веб-приложениях. Другой вариант — использовать их инструменты, чтобы показать использование вашего хранилища, что обычно выделяет большие файлы.

На более позднем этапе вы можете встретить больше ненужных файлов, которые вы пропустили в этом проходе. Это нормально; как только вы избавитесь от низко висящих фруктов, вы можете перейти к новому плану управления облачным хранилищем.

2. Решите, какие файлы попадают в какую службу

Если вам не нужно хранить много файлов в облачном хранилище или вы платите за обновленный тарифный план с вашим любимым сервисом, то вы, скорее всего, остановитесь на одном сервисе облачного хранилища. В этих случаях вы можете пропустить этот шаг.

В противном случае вам следует подумать об организации ваших файлов по службам. Подписавшись на несколько бесплатные сервисы облачного хранения, вы не только получите больше места, но и сможете легко разделить файлы по типам. Например, вы можете хранить фотографии в OneDrive, документы в Dropbox и видео на Google Диске.

Установка нескольких приложений для управления этими файлами не доставляет особых неудобств, и вы будете знать, где искать, в зависимости от того, что вам нужно. Это также помогает предотвратить перегрузку контента, сохраненного в какой-либо одной службе.

В этом руководстве мы сосредоточились на общих советах по организации, но мы также рассмотрели как привести в порядок гугл диск если вам нужна более конкретная помощь.

3. Определите четкую структуру папок

Подобно тому, когда вы управление файлами на вашем компьютере, создание удобной для вас системы папок — важный шаг в процессе очистки облачного хранилища. Благодаря мощным функциям поиска вы можете каждый раз искать то, что вам нужно, и отказаться от надлежащей организации. Но для постоянного спокойствия в облачном хранилище намного лучше использовать папки.

Чтобы придумать наилучший для вас подход, подумайте о том, как вы обычно ищете файлы, и создайте свои папки, чтобы следовать естественному прогрессу вокруг этого.

Вот несколько идей, которые заставят вас задуматься:

• Если вы студент, создайте папку для каждого учебного года, а внутри нее — новую папку для каждого семестра. Каждая папка семестра может иметь папку для каждого класса.
• Если вы храните несколько типов файлов в одной облачной службе, начните с корневых папок для каждого типа файлов (видео, фотографии, документы, аудио). Внутри них создайте подпапки, уникальные для каждой из них. Например, вы можете упорядочить аудио по исполнителю, видео по длине, фотографии по теме и документы по дате.
• Организация по дате и времени — эффективный метод, если ничего другого вам не подходит. Создайте папку для каждого года, затем подпапки для месяцев. Для правильной сортировки используйте формат ГГГГ-ММ-ДД.

Вы можете изменить настройки папки позже, но важно решить что-то сейчас, чтобы вы знали, куда поместить свои файлы на следующем шаге. Смотрите наши руководство по эффективному использованию категорий папок и тегов для получения дополнительной информации.

Советы по созданию папок

Выбор правильного количества папок — это балансирующая игра. Вы не хотите иметь слишком много папок с несколькими файлами в них, но вы также не хотите иметь небольшое количество папок с кучей файлов в каждой. Вы также не хотите, чтобы папки уходили на десятки уровней вглубь, так как в таких случаях легко потеряться.

Это еще что-то, что вам, вероятно, придется скорректировать с течением времени. Баланс должен стать яснее, как только вы переместите в них свои данные. Измените его, если что-то не работает.

Полезно создать папку с именем Старый внутри любого каталога, где вы можете заархивировать данные. Все, что помещено в эту папку, по-прежнему доступно, но не загромождает основной вид.

Чтобы отрегулировать приоритет, вы можете добавить подчеркивание (_) перед именем папки, чтобы поместить ее вверху в порядке ABC, или поставить «z» перед ее именем, чтобы заставить ее быть внизу.

4. Переместите файлы в нужные папки и переименуйте их

Теперь наступает трудоемкая часть: просмотр существующих облачных файлов и выбор места для их размещения. На этом этапе просмотрите все в своем облачном хранилище и переместите каждый элемент в новый дом. Если вы в чем-то не уверены, создайте папку «Ожидание» и повторите попытку позже. Не стесняйтесь удалять все, что вы пропустили в предыдущем проходе.

Это также хорошее время, чтобы убедиться, что ваши файлы имеют понятные имена. Убедитесь, что файлы содержат слова, которые вы будете использовать для их поиска, и измените любые имена по умолчанию. Общие имена, такие как IMG-8275 не появятся в поиске и ничего не будут значить для вас при просмотре ваших файлов. Потратьте время, чтобы изменить это имя на Выпускной Джона 2017 стоит того.

Для файлов, которые вы хотите аккуратно отсортировать внутри папки, рассмотрите их соглашение об именах, как вы это делали с папками. Например, формат ## Исполнитель — Трек хорошо работает для музыки.

Если у вас есть сотни или тысячи файлов, это может занять некоторое время, поэтому не бойтесь растянуть их на несколько дней.

5. Пометить или добавить ярлыки к ключевым папкам

Скорее всего, вы регулярно работаете с небольшим количеством папок. Чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переходить к ним, вы можете пометить их или создать ярлык для быстрого доступа.

Если вы работаете в облачном хранилище через веб-сайт или приложения, пометка файлов и папок позволяет вам видеть самую важную информацию в одном месте. Поскольку они не переводятся в хранилище вашего компьютера при синхронизации файлов, вам следует вместо этого создать быструю ссылку на них на боковой панели Проводника или Finder.

С этой системой вам потребуется пара кликов, чтобы добраться до папок, которые вы используете все время, в то время как все остальное логически организовано, когда вам это нужно.

Придерживайтесь плана вашей организации для достижения успеха

Поздравляем с организацией бардака в облачном хранилище! Это может быть непростой задачей, если у вас есть годы создания файлов, но ваша работа не закончена, когда вы завершаете первоначальное упрощение.

Не поддавайтесь искушению снова свалить ваши файлы в кучу. Потратьте время на правильную сортировку каждого элемента в вашей новой иерархии, как только вы его добавите, и в будущем это больше не станет огромной задачей. Быстрое техническое обслуживание на еженедельной основе должно позаботиться о любых отставших.

Теперь, когда вы упростили свои файлы в облаке, убедитесь, что эти учетные записи облачного хранилища защищены надлежащим образом.

10 советов по обеспечению безопасности вашего облачного хранилища

Читать далее