Как эффективно организовать удаленную встречу команды

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, занимаете руководящую должность в своей компании или работаете над проектом, скорее всего, вам понадобится организовывать встречи команды. Большим плюсом здесь является то, что вы можете провести свою собственную встречу так, как считаете нужным.

Тем не менее, между личными и удаленными встречами есть большие различия, которые могут как повысить, так и свести на нет их эффективность. Здесь мы рассмотрим некоторые трудности, связанные с проведением удаленных собраний команды, и то, как вы можете преодолеть их, чтобы провести их эффективно.

Плюсы и минусы удаленного проведения совещаний

Приложения для видеоконференций, такие как Google Meet, Zoom и Microsoft Teams, сделали онлайн-встречи очень популярными. Одним нажатием кнопки вы готовы к работе. Виртуальное проведение групповых совещаний имеет много преимуществ, в том числе:

• Легкий доступ к цифровым материалам, которыми нужно поделиться.
• Возможность записи сеансов.
• Никаких временных соображений для поездки не требуется.
instagram viewer
• Никаких сложностей с бронированием помещений для совещаний.
• Вы можете встретиться с коллегами и внешними заинтересованными сторонами со всего мира.

И многое другое. Однако в этом методе также есть некоторые препятствия, которые могут снизить производительность. Вот некоторые примеры:

• Технические проблемы со звуком и видео.
• Усталость от видеоконференций.
• Коммуникация затруднена при большом количестве участников.
• Задержка или отсутствие реакции со стороны команды из-за нормального зрительного и слухового отставания.
• Нарушение зрительных сигналов и языка тела.

Есть некоторые аспекты беседы лицом к лицу, которые невозможно воспроизвести виртуально. Хорошая новость заключается в том, что вы можете оптимизировать этот опыт с помощью нескольких эффективных советов и приемов.

1. Создавайте органичные обсуждения с повесткой дня

Наличие плана для любого собрания команды является обязательным, независимо от того, как оно проводится. Повестка дня — это просто структурированное изложение того, что необходимо обсудить. Как правило, ими делятся с вашими посетителями перед сеансом. Это можно сделать по электронной почте или с помощью таких приложений, как Google Workspace. включить повестку дня в приглашение календаря.

Но чтобы провести эффективное удаленное совещание, вам следует избегать перечисления обновлений и напоминаний для всех. Вместо этого ваша повестка дня должна быть привлекательной и вызывать обсуждение. Вот несколько идей:

• Выделите время для проверки команды, не связанной с работой.
• Начните с открытой темы для обсуждения, по которой, как вы знаете, у вашей команды будет свое мнение.
• Включайте только те моменты, которые вы хотите, чтобы люди прокомментировали.
• Держите повестку дня короткой (люди могут концентрироваться только в течение ограниченного периода времени).

Вам не нужно делать все это каждый раз, но чем больше вы будете их делать, тем больше они будут способствовать органичному разговору.

2. Используйте комнаты отдыха

Обычно групповые собрания обычно сосредоточены вокруг конкретной повестки дня и сосредоточены на объединении команды в целом. Тем не менее, иногда приятно нарушать эти традиции и пробовать что-то новое.

Zoom, Microsoft Teams и Google Meet имеют возможность создавать комнаты отдыха. Это мини-комнаты для совещаний внутри собрания, чтобы ваша команда могла обсуждать вопросы в небольших группах.

Это удобно, если у вас большая команда или вы встречаетесь с несколькими командами одновременно. Это также решает проблему, упомянутую ранее, когда коллеги испытывают трудности в общении при большом количестве участников.

Комнаты обсуждения не всегда подходят, например, если у вас меньше членов команды. Вы также должны убедиться, что любое обсуждение необходимо, а не просто для того, чтобы заполнить время. Как только все вернутся в главный конференц-зал, вы сможете оставить отзыв о обсуждениях ваших коллег. Это для того, чтобы вы могли собрать основные моменты и продвигать их вперед.

3. Представить информацию с помощью общего экрана

Одна из трудностей с удаленным обменом информацией заключается в том, что иногда люди просто не понимают, что вы говорите. Поэтому вместо того, чтобы просто указывать своей команде, что делать, почему бы не показать им? Совместное использование экрана в приложениях для видеоконференций дает множество преимуществ, в том числе:

• Обеспечивает визуальное представление для вашей команды.
• Аккаунты для разные стили обучения.
• Дает вашей команде возможность наблюдать за процессами.
• Добавляет дополнительный слой информации, помимо слухового объяснения.

Тем не менее, это не означает, что вы должны просто показывать свою повестку дня на экране, так как это вряд ли привлечет внимание вашей команды. Вместо этого подумайте, какие пункты повестки дня нуждаются в дополнительных разъяснениях или сопровождающих доказательствах. Вот некоторые примеры:

• Если вы обнаружили, что ваши сотрудники не выполняют задачу должным образом, покажите им, как следовать определенному процессу.
• Представление данных и исследований.
• Возможности обучения.

4. Когда проводить собрание по сравнению с Отправка электронной почты

Было много проведенные исследования, которые заключают, что чрезмерные встречи вредят производительности, благополучию и мотивации персонала. Сколько раз вы присутствовали на видеозвонке, который мог быть просто электронным письмом?

Когда вы проводите собрание, вы, по сути, прерываете рабочий процесс и концентрацию своей команды. По этой причине вам нужно убедиться, что контент необходим. Видеозвонки следует зарезервировать для углубленного обсуждения, совместной работы и поощрения командной работы. Тот факт, что виртуальные встречи легко заказать и посетить, не означает, что вы должны полагаться на них.

Вот несколько случаев, когда вы можете выбрать альтернативу видеоконференцсвязи:

• Запрос отзыва от отправка гугл формы.
• Используйте мессенджер или приложения для асинхронной связи для обновления статуса команды.
• Отправьте электронное письмо с последними обновлениями или новостями (которые не требуют обсуждения).

Иногда ваши коллеги просто хотят отдохнуть от набора текста и вместо этого поговорить с людьми. Это определенно то, что нужно учитывать, но не тратьте это на встречи, где все молчат, слушая, как вы говорите.

Для эффективных удаленных совещаний требуется планирование

Проведение совещаний с помощью приложений для видеоконференций требует несколько иного планирования по сравнению с личным общением. Трудности в основном возникают при недостаточном внимании к участникам.

Тем не менее, любое удаленное совещание может быть эффективным, если его всесторонняя повестка дня позволяет продуктивно использовать время. Это означает изучение тем для обсуждения, которые действительно интересуют всех участников, и просто придерживаться того, что требуется. С советами, рассмотренными здесь, у вас будет множество практических способов проведения удаленных собраний, сохраняя их эффективность и актуальность для всех участников.

Как начать использовать аватары Zoom для веселых встреч

Читать дальше