Как сократить число совещаний на рабочем месте с помощью документации рабочего процесса Tango

Совещания в реальном времени поглощают ваш день? Эти взаимодействия могут напрасно занимать ваше расписание, когда вы работаете удаленно. Конечно, некоторые встречи ценны, и мы никогда не спорим об обратном.

Но если вы когда-нибудь доходили до конца видеозвонка и считали его пустой тратой времени или того хуже, если бы вы делали больше заметок, вам будет приятно услышать, что есть альтернатива: документация по рабочему процессу Tango. инструмент.

Как встречи в реальном времени снижают производительность?

Инструменты для видеоконференций стали нормой в культуре удаленной работы. Программное обеспечение, такое как Zoom, Microsoft Teams и Google Meet, было неотъемлемой частью поддержания связи и взаимодействия распределенных команд. Но работают ли они? Исследования говорят об обратном.

Исследование на рабочем месте»,Вебкам-опрос: устали или заняты?", рассмотрел негативное влияние использования программного обеспечения для видеоконференций. 49% рабочей силы США, или 32 млн человек, почувствовали себя

Выгорание зума из-за увеличения числа встреч в сочетании с необходимостью постоянно использовать веб-камеру.

Вернуться к работе после видеозвонка тоже непросто. Удача сообщает, что восстановление фокуса занимает 25 минут, когда собрание фрагментирует ваш рабочий процесс.

И Стэнфордское исследование показывает, что треть работников не имеют минимального уровня подключения к Интернету в 90%, необходимого для посещения виртуальных собраний. Это может вызвать стресс у сотрудников, которые не могут эффективно сотрудничать со своими товарищами по команде.

Как документация по рабочему процессу снижает нагрузку на видеовстречи?

Вы можете подумать: «Если бы только был другой путь». И вот здесь в игру вступает инструмент документации рабочего процесса Tango. Tango — это бесплатное расширение для браузера Chrome, которое создает документацию по рабочему процессу, включая инструкции и руководства.

Документация по рабочему процессу не является подходящей заменой всем виртуальным встречам. Но если вы участвуете во взаимодействиях в реальном времени, когда вам нужно поделиться своим экраном во время встречи Zoom или объясните процесс своим товарищам по команде, тогда Tango — фантастическая альтернатива асинхронному использованию.

Используя расширение для браузера, вы запишете свой рабочий процесс на рабочем столе и выполните точные действия, которые вам нужно предпринять. Программное обеспечение создает подробную сводку этих действий, которую вы можете экспортировать и поделиться со своей аудиторией. Они рассмотрят это асинхронно в свое время, не пытаясь запланировать встречу в реальном времени с вами.

Какой тип встреч исключает танго?

Танго – отличная альтернатива следующим видам встреч:

1. Онбординг

Создайте документацию по рабочему процессу Tango, чтобы показать своим новым сотрудникам, как ориентироваться в ваших системах. Вы будете делать заметки обо всем, от первого входа в приложения до настройки панели инструментов. Ожидайте меньше проблем с прорезыванием зубов и более плавный процесс адаптации благодаря согласованной документации.

2. Пошаговые руководства по обучению

Tango также может создавать внутреннюю учебную документацию, чтобы хранить ее в общем ресурсе для доступа ваших сотрудников.

Пример: если вам нужно научить свою команду использовать новый инструмент данных, используйте Tango для создания пошагового руководства. Вы также можете продемонстрировать передовой опыт работы и способы использования обновленных функций продукта.

3. Демонстрации продуктов

Если у вас есть потрясающий продукт SaaS, которым вы можете поделиться со своими клиентами, Tango позволяет легко продемонстрировать, как именно его использовать. Включите эту документацию по рабочему процессу в тематические исследования и поделитесь ею как частью своей презентации.

4. Продажи

Если вы отправляете холодные предложения потенциальным клиентам или партнерам, вы уже знаете, что заставить получателя открыть ваше письмо — это само по себе битва. Но как только они прочитают ваше сообщение, они не смогут устоять перед просмотром быстрой демонстрации в рамках вашей презентации.

Как создать документацию без встреч с помощью Tango

Готовы начать? Первый шаг – зарегистрироваться в бесплатный аккаунт Танго, затем установите расширение для браузера Tango Chrome.

1. Установите расширение браузера Tango Chrome.

Скачать Танго с Интернет-магазин Google Chrome. Затем закрепите расширение, перейдя в панель браузера и нажав кнопку Головоломка кусок. Найдите расширение Tango и щелкните булавку, чтобы сохранить его в своем браузере.

2. Запечатлейте свой рабочий процесс с помощью Tango

Перейдите на вкладку, с которой вы хотите начать запись рабочего процесса, и щелкните значок Tango на панели браузера. Когда будете готовы, нажмите большую фиолетовую кнопку, чтобы начать запись рабочего процесса, а затем выполните шаги, которые хотите записать.

Tango будет работать в фоновом режиме, делать снимки экрана и автоматически генерировать описания вашего рабочего процесса. Нужно внести коррективы?

Используйте контроллер рабочего процесса в левом нижнем углу экрана, чтобы приостановить и возобновить рабочий процесс, завершить его или отменить, если вас устраивает первый снимок. Когда вы будете довольны, нажмите зеленую галочку, чтобы завершить свой проект.

3. Отредактируйте свой рабочий процесс Tango

На экране редактора Tango вы увидите автоматически сгенерированный рабочий процесс. Чтобы обеспечить дополнительный контекст, попробуйте добавить текст, создать или удалить шаги, загрузить дополнительные снимки экрана или изменить порядок шагов, если хотите.

Беспокоитесь о том, что конфиденциальная информация будет видна? Обновитесь до версии Tango Pro за 16 долларов в месяц, и вы сможете использовать либо Живое размытие режим или Размытие раздел в редакторе изображений, когда вы проходите захваченный рабочий процесс.

Нужно уделить чему-то дополнительное внимание? Добавьте полезные стрелки или поля, нажав на Аннотировать.

4. Поделитесь документацией о рабочем процессе

Последним шагом в создании профессиональной документации рабочего процесса является ее экспорт и совместное использование. Шаги одинаковы, хотите ли вы передать его своему боссу, товарищам по команде или клиентам или даже опубликовать его в социальных сетях или на своем веб-сайте.

Нажимать Поделиться и экспортировать в правом верхнем углу и выберите следующие параметры:

• Делиться: добавить электронное письмо с правами зрителя (или редактора в версии Pro)
• Волшебная копия: вставьте ссылку в Google Docs, Notion, Confluence и т. д. или во что-либо, поддерживающее HTML.
• Скачать: экспортируйте свой рабочий процесс в формате PDF.
• Встроить: скопируйте общедоступный код для встраивания и вставьте его в свой любимый инструмент.

Переход от конференц-связи к захвату

В следующий раз, когда вы будете готовиться к удаленному видеозвонку, спросите себя, собираетесь ли вы проводить свою аудиторию через какие-либо пошаговые процессы. Если это так, вам будет полезно создать документацию по рабочему процессу вместо того, чтобы пытаться объяснить свои действия во время телефонного разговора.

Используйте Tango в качестве важного инструмента асинхронной связи в своем арсенале для повышения производительности, чтобы записывать рабочий процесс и распространять его по мере необходимости.

4 лучших инструмента асинхронной видеосвязи для удаленных команд

Читать далее