Как использовать заметки с Outlook для улучшения электронной почты

Проверка электронной почты является частью повседневной работы большинства профессионалов. Поэтому стоит найти способы ускорить этот процесс и сделать его немного менее напряженным.

Один из способов облегчить себе жизнь — использовать Microsoft Sticky Notes в своей учетной записи электронной почты Outlook. Давайте узнаем, как.

Начало работы с использованием Microsoft Sticky Notes в Outlook

В соответствии с Опрос Adobe 2018 г., американцы ежедневно тратят около 3,1 часа на электронную почту. Итак, вот как вы можете использовать встроенные заметки в Outlook, чтобы ускорить вашу переписку по электронной почте.

Как следует из названия, это приложение для создания заметок, которое можно использовать для различных целей. Но прежде чем вы сможете начать делать на нем заметки, вам сначала нужно его настроить.

Важно знать, что это работает только для Windows 10 и 11. Начать:

1. Загрузите приложение Sticky Notes из магазина Microsoft.
2. Войдите в приложение Sticky Notes, используя свою учетную запись Microsoft.
instagram viewer
3. Войдите в свою учетную запись Outlook.
4. Выберите опцию «Примечания», указанную в меню слева.
5. Нажмите на Новая заметка создать один.
6. Дважды щелкните существующую заметку, чтобы отредактировать ее.
7. Нажмите на три души для удаления или изменения цвета определенной заметки.

Все заметки, которые вы создаете здесь, будут синхронизированы с приложением Sticky Notes, загруженным из Магазина Microsoft. Кроме того, чтобы получить доступ к этим заметкам на мобильных устройствах (будь то Android или iPhone), вам необходимо загрузить Microsoft OneNote. После того, как вы настроите приложение, заметки также будут автоматически синхронизироваться с ним.

Таким образом, вы можете получить к ним доступ в любое время и в любом месте.

После того, как вы настроите его, вы можете начать использовать его для разных целей. Некоторые творческие способы его использования перечислены ниже.

Скачать: Записки для Окна (Бесплатно)

Скачать: Microsoft OneNote для Андроид | iOS (Бесплатно)

Делайте заметки, чтобы сэкономить время

Первое и самое простое, что вы можете сделать с этим приложением, — это делать с ним заметки для встреч, электронных писем, важных вещей, которые нужно включить в электронное письмо, и многого другого.

Кроме того, если вы часто получаете длинные отзывы по электронной почте и обычно ходите туда-сюда, чтобы проверить, рассмотрели все перед отправкой вашего проекта, Sticky Notes может сэкономить вам это дополнительное время и усилие. Добавление этих комментариев в виде маркеров в ваши заметки может стать отличным способом избежать этой проблемы.

Кроме того, вы также можете использовать эти заметки, чтобы отслеживать отзывы, которые вы получаете, чтобы улучшить свою работу. Например, вы не сможете просмотреть всю ветку электронной почты для каждого из представленных проектов в конце для проверки.

Следовательно, суммируйте отзывы, которые вы получаете по выполнению каждого задания, в нескольких строках и добавляйте их в свои заметки. К концу месяца у вас будет полный список того, над чем вам нужно поработать или уже что-то улучшить.

Кроме того, вы также можете делать заметки для электронных писем, которые вы отправляете еженедельно, с другой информацией, такой как имя и адрес электронной почты получателя, а также цель электронного письма. Просто вычеркните список, когда закончите их отправлять. Это может значительно помочь вам взять под контроль свой почтовый ящик.

Добавить напоминания

Используйте Sticky Notes, чтобы добавлять напоминания о небольших вещах, которые вам нужно сделать сегодня и которые вы не хотите добавлять в свой календарь.

Вы также можете установить напоминания об электронных письмах, которые вы должны отправить сегодня, о последующих действиях, интервью или встречах, которые вам нужно посетить.

Отвечайте быстрее на электронные письма

Многие люди тратят минуты, если не часы, на размышления о том, как ответить на электронное письмо. Это часто съедает большой кусок нашего времени.

Sticky Notes — идеальное место для добавления кратких заметок, которые вы можете использовать для ответа на различные типы электронных писем. Все, что вам нужно сделать, это скопировать и вставить текст отсюда.

Это особенно верно, если вы регулярно получаете похожие запросы в разных формах. Вы можете просто создать для них шаблон и изменить детали по мере необходимости.

Создавайте шаблоны для разных целей

Помимо ответов на запросы, нам нужно писать электронные письма для множества других случаев. Каждый раз мы проходим через один и тот же мыслительный процесс, чтобы конечный результат был профессиональным.

Следовательно, создайте готовые шаблоны электронной почты для таких событий, чтобы не тратить достаточно времени на размышления о том, что написать. Вместо этого скопируйте и вставьте его из заметок. Вот некоторые случаи, для которых у вас должно быть готовое электронное письмо:

• Принесение извинений по электронной почте.
• Поблагодарите своего начальника или коллегу.
• Принятие нового проекта.
• Просят больничный.
• Запрос на продление срока.
• Отслеживание электронных писем.
• Запрашивать новости о проекте от коллег.

Ведите контрольный список электронной почты

Если вы занимаетесь продажами, ищете новую работу или работаете подрядчиком и вам нужно отправлять электронные письма регулярно вы можете экспериментировать и выяснять, какие из ваших писем приносят отличные результаты, а какие падать плоско. Наконец, проанализируйте детали, которые вы в них описали.

Основываясь на этом, создайте контрольный список в своих заметках о том, что включать в ваши электронные письма и чего избегать. Вы можете перепроверить каждое из новых электронных писем, которые вы составляете, с помощью этого контрольного списка, прежде чем отправлять их, чтобы обеспечить лучшие результаты. Например:

1. Обращается ли моя тема напрямую к получателю?
2. Поприветствовал ли я получателя?
3. Есть ли хороший хук в начале?
4. Ясны ли мои намерения с этим письмом?
5. Я его вычитал?
6. Приложил ли я необходимые документы или ссылки?
7. Включает ли он хороший призыв к действию?
8. Подпись достаточно хороша?

Держите список готовых к использованию тем

Подобно шаблонам электронной почты, вы также можете вести список мощные сюжетные линии чтобы облегчить себе работу и ускорить процесс. Чтобы убедиться, что вы можете найти его в нужный момент, вы можете выделить их жирным шрифтом и использовать по своему усмотрению.

Например,

• Спасибо [Полное имя]
• Путаница в моем последнем письме
• Рад принять новый проект

Sticky Notes в Outlook, чтобы сделать вашу жизнь проще

Электронные письма могут отнимать много времени, но мы просто не можем их игнорировать. Следовательно, использование такого инструмента, как Sticky Notes, может помочь вам отправлять и отвечать на них быстрее, чем раньше.

Кроме того, синхронизация всех ваших заметок с OneNote на мобильном устройстве и приложением Sticky Notes в Windows — еще одно отличное дополнение.

Если вы еще не знакомы с функциями Microsoft OneNote, прочтите и о них.

12 малоизвестных функций Microsoft OneNote, которые вам понравятся

Читать далее

Об авторе