Как использовать проверку данных в Google Sheets

Если вы хотите уменьшить вероятность ошибки в электронной таблице Google Sheets, принимая только действительные данные, тогда проверка данных — это именно то, что вам нужно. С помощью проверки данных вы можете указать Google Sheets принимать только определенный тип или диапазон данных для ячеек или предупреждать пользователя, когда он вводит неверные данные.

Проверка данных проста в использовании, но для ее правильного использования требуется понимание концепций. Читайте дальше, чтобы узнать, что такое проверка данных и как вы можете использовать ее в Google Таблицах для улучшения своих электронных таблиц.

Что такое проверка данных в Google Таблицах?

Проверка данных — это функция Google Таблиц, которая позволяет вам ограничить тип ввода, который ваши пользователи могут вводить в определенные ячейки. Вы можете либо использовать проверку данных, чтобы предупредить пользователя, когда он вводит неверные данные, либо полностью отклонить неверные данные.

С помощью проверки данных вы можете улучшить электронные таблицы, предназначенные для использования другими людьми. Вы можете ограничить значение, которое они могут ввести, или, например, создать раскрывающийся список элементов, из которых они могут выбирать. Наконец, вы также можете ввести пользовательскую формулу в качестве критерия проверки данных. Таким образом, Google Sheets отклонит значение, если оно не удовлетворяет пользовательскому уравнению.

Как использовать проверку данных в Google Sheets

Проверка данных проста в работе в Google Таблицах. Ниже приведены основные шаги для использования проверки данных:

1. Выберите ячейку или диапазон ячеек, для которых вы хотите использовать проверку данных.
2. Перейти к Данные меню, а затем выберите Валидация данных.
3. Введите критерии.
4. Нажмите Сохранять.

Прежде чем мы перейдем к примерам развертывания проверки данных, давайте подробнее рассмотрим элементы проверки данных.

• Диапазон ячеек: это диапазон, в котором входные данные будут проходить через критерии проверки данных. Это может быть одна ячейка или диапазон ячеек.
• Критерии: это критерии, по которым вы указываете, какие данные являются допустимыми. Допустимым типом данных может быть число, текст, дата, список, флажок или пользовательская формула.
• О неверных данных: это указывает на реакцию Google Sheets на неверные данные. Вы можете либо пропустить недопустимые данные и отобразить предупреждение, либо отклонить недопустимые данные и отобразить предупреждение.
• Появление: Здесь вы можете ввести текст справки по проверке. Этот текст будет отображаться, когда пользователь вводит недопустимые данные в ячейку.

Теперь, когда вы знаете, что такое настройка проверки данных, давайте посмотрим на проверку данных в действии на нескольких примерах.

Пример проверки данных 1: установка предела числового значения

В этом примере у нас есть пример электронной таблицы, предназначенной для сбора информации о том, какие книги понравились пользователю больше всего. Электронная таблица включает столбец, содержащий названия книг, и еще один столбец, ожидающий ввода данных пользователем. Пользователь должен оценить каждую книгу по 10-балльной шкале.

Поскольку рейтинг оценивается по 10-балльной шкале, и у нас нет времени проверять каждый ввод, цель состоит в том, чтобы ограничить значения, которые пользователь может вводить, от 1 до 10. Пользователь не должен иметь возможности поставить книге оценку ниже 1 или выше 10. Это требует проверки данных.

1. Выберите ячейки, к которым вы хотите применить проверку данных. Это будут клетки Би 2 к В7 в этом примере.
2. Перейти к Данные меню и выберите Валидация данных. Это вызовет окно проверки данных.
3. За Критерии, Выбрать Количество и между.
4. Введите лимит количества по вашему выбору. В этом примере мы собираемся ввести 1 и 10.
5. Проверять Отклонить ввод. Это заставит пользователя ввести действительные данные.
6. Проверять Показать текст справки по проверке.
7. Введите текст справки проверки, чтобы сообщить пользователю, какие данные ожидаются.
8. Нажмите Сохранять.

Теперь ваша таблица готова для пользовательских данных. В качестве теста попробуйте оценить одну из книг значением выше 10 или ниже 1. Вы должны получить сообщение об ошибке, и ваши данные должны быть отклонены. Теперь, если вы введете значение от 1 до 10, ввод будет принят. Это как часовой механизм!

Пример проверки данных 2: Создание раскрывающегося списка

Одним из популярных способов проверки данных является создание раскрывающихся списков в Google Таблицах. Вы можете создать раскрывающийся список, чтобы предоставить пользователю выбор между элементами, которые вы выбрали как действительные данные.

В этом примере у нас есть имена некоторых студентов в электронной таблице, и цель состоит в том, чтобы создать раскрывающийся список, в котором пользователь может выбрать специальность.

1. Выберите ячейки, в которых вы хотите иметь раскрывающийся список. Это будут клетки Би 2 к В7 в этом примере.
2. Перейти к Данные меню и выберите Валидация данных. Откроется меню проверки данных.
3. В критериях выберите Список предметов.
4. В текстовом поле введите список элементов. Вы можете разделить элементы запятой (,). Для этого примера мы ввели следующие элементы:

   Медицина, Фармация, Биология, Прикладная математика

5. Проверять Показать выпадающий список в ячейке.
6. Проверять Отклонить ввод.
7. Проверять Показать текст справки по проверке.
8. Введите текст справки проверки.
9. Нажмите Сохранять.

Вы заметите маленькую стрелку в каждой ячейке. Теперь вы можете щелкнуть ячейки, чтобы выбрать из раскрывающегося списка. Если вы попытаетесь ввести значение, которого нет в списке, ваше значение будет отклонено. Тем не менее, вы все равно можете ввести элементы из списка.

Если вы хотите добавить маркеры к элементам в вашем списке, прочитайте нашу статью о как добавить маркеры в Google Sheets.

Пример проверки данных 3: установка ограничения длины текста

Вы можете использовать проверку данных с помощью пользовательских формул для достижения самых разных целей в Google Таблицах. Пользовательские формулы позволяют вам устанавливать критерии, которых нет ни в одном из типов критериев, встроенных в проверку данных в Google Таблицах.

В качестве примера, давайте создадим ячейку, в которой допускается не более 5 символов. Мы собираемся сделать это с помощью проверки данных.

1. Выберите ячейку. Это будет Д1 в этом примере.
2. Идти к Данные а затем выберите Валидация данных.
3. В критериях выберите Пользовательская формула.
4. Для пользовательской формулы введите следующую формулу:

   =ДЛСТР(D1)<5

   Эта формула использует функцию ДЛСТР для подсчета символов в ячейке и возвращает значение true, если длина меньше 5 символов.
5. Проверять Отклонить ввод.
6. Нажмите Сохранять.

Теперь, если вы введете имя длиной более 5 символов, Google Sheets отклонит его, и вам придется повторить попытку. Вы можете использовать функция автозаполнения чтобы применить эту проверку данных к другим ячейкам.

Проверьте свои данные с помощью Google Таблиц

Проверка данных — это инструмент, который позволяет вам ограничить то, что вы или другой пользователь можете вводить в определенные ячейки. Таким образом, проверка данных может быть полезна при создании опросов, чтобы принимать только достоверные данные, или в ваших собственных электронных таблицах для повышения точности.

Существует множество типов критериев, которые вы можете установить с помощью проверки данных в Google Sheets, и если данные тип, который вы хотите, не встроен в проверку данных в Google Sheets, вы можете установить критерии с помощью пользовательского формула. Теперь вы знаете, как использовать проверку данных в Google Таблицах. Будьте уверены, что меньше неверных данных сделает ваш анализ проще и точнее!

8 лучших способов использовать Google Таблицы как профессионал

Читать дальше

Об авторе