Задачи Outlook по сравнению с Microsoft To Do: что лучше?

У Microsoft есть два приложения для управления задачами. Microsoft To Do предустановлен на компьютерах с Windows, а также доступен в Интернете. Его клиент электронной почты и календаря Outlook также включает надежную функцию задач.

Но что лучше для управления списком дел? Конкуренция ближе, чем вы думаете. В этой статье Microsoft To Do и Microsoft Outlook сравниваются как приложения для управления задачами, чтобы выяснить, какое из них лучше.

Самый доступный

To Do, ранее называвшееся Wunderlist, — это бесплатное приложение, входящее в состав Windows 10 и 11. Вы также можете получить доступ к Microsoft To Do в своем браузере. За Перспектива, функция «Задача» доступна только в настольном приложении премиум-класса. Вместо этого в бесплатной веб-версии он интегрируется с To Do.

Для инвалидов оба дружелюбны к Встроенные программы чтения с экрана Windows. Текст и значки Outlook меньше. Это может быть неприятно для людей с нарушениями зрения или проблемами с ловкостью. Но вы можете увеличить их в настройках Windows.

Значения по умолчанию в To Do четче и крупнее. Использование цвета и графики поверх текста также облегчает фокусировку. Приятное пособие для тех, у кого проблемы с психическим здоровьем, которые влияют на внимание. Упрощенные меню также ускоряют навигацию в программе чтения с экрана, потому что нужно пройти меньше.

Оба приложения имеют бесплатные мобильные версии для Android и iOS. Приложения одинаковы с точки зрения доступности и содержат те же функции, что и настольные версии. Оба приложения также включают виджеты домашней страницы для быстрого доступа.

Но аспект задач отсутствует в версии приложения Outlook. Любые элементы, созданные в Заданиях, копируются в Календарь как события. Вы можете просматривать эти события календаря в приложении Outlook, но не можете использовать отчеты о ходе выполнения или другие функции, относящиеся к задачам.

Для простоты использования макет Outlook имеет множество параметров и многоуровневых меню. To Do намного проще в освоении и управлении. Его обтекаемый дизайн и упрощенные функции упрощают навигацию. Это просто даже для новичка в компьютере.

Победитель: Делать

Лучшее для групповых проектов

Outlook — мощный инструмент совместной работы для управления проектами. Он интегрируется с календарем Outlook и почтой Outlook. Это упрощает назначение контактов и планирование работы.

Вы также получите много подробностей о ходе выполнения каждой задачи. Вы можете отслеживать отработанные часы, процент выполнения и статусы, такие как «ожидание кого-то еще». Если вы поделитесь задачей только с одним другим человеком, вы будете в курсе изменений этого человека.

Outlook также позволяет отправлять запросы задач. Это когда вы отправляете электронное письмо контакту, прося его начать задачу и автоматически назначая его для нее. По вашему выбору вы можете сохранить копию задачи и получить обновление, когда она будет отмечена как завершенная.

Наконец, в Outlook есть быстрая кнопка для отправки отчетов о состоянии. Они суммируют настройки статуса задачи в электронном письме. Вы можете отправить это электронное письмо прямо из окна задачи и прикрепить любые дополнительные примечания, которые хотите.

В To Do также есть несколько хороших инструментов для совместной работы. Вы можете назначать других на выполнение задачи с помощью общей ссылки. Вы можете поделиться доступом к созданному списку или только к конкретной задаче. Это позволяет легко контролировать доступ.

Если люди, с которыми вы хотите поделиться, есть в вашем списке контактов, это еще проще. Когда вы делитесь списком, To Do создает список ваших контактов Windows Mail. Вы также можете искать контакты из OneNote.

To Do также имеет преимущество для сложных проектов. Это позволяет разбить задачу на этапы. Это может повысить мотивацию и сделать задачу более действенной. Задачи Outlook не включают функцию шагов.

Победитель: Задачи Outlook

Лучшая организация

Функция задач Microsoft Outlook становится очень специфической благодаря своей организации. Хорошо это или нет, зависит от того, как вы работаете. Задачи Outlook поддерживают папки с подпапками и автоматизированными системами сортировки. To Do использует более простой подход.

В Outlook вы можете использовать правила для отправки определенных сообщений электронной почты или событий календаря в определенную папку задач. Это также позволяет вам установить определенные уровни приоритета. Вы также можете раскрасить задачи с помощью категорий.

To Do предлагает все те же функции, что и Outlook, но упрощает их. В To Do есть папки, но нет подпапок. Он позволяет отмечать приоритет, но ограничен двоичной системой: элементы со звездочкой важны, элементы без — нет.

To Do также поддерживает категории в виде хэштегов с возможностью поиска. Добавление хэштега в любом месте задачи создает одноименную категорию. Лучшая функция To Do, которой нет в Outlook, — это Мой день характерная черта.

Мой день — это смарт-папка в Microsoft To Do. Это однодневная повестка дня, которую вы можете заполнить вручную или выбрать из предложений To Do. Предложения будут сосредоточены на задачах, которые должны быть выполнены в ближайшее время, отмечены как важные или тех, которые вы не трогали какое-то время.

Эта интеллектуальная повестка дня опережает задачи Outlook, но очень близка к ней. Если вам нужен дополнительный уровень детализации, используйте Outlook.

Победитель: Делать

Лучшая настройка

И To Do, и Outlook позволяют прикреплять файлы и связывать задачу с электронным письмом. В To Do вы должны пометить электронное письмо, а затем переместить задачу из отмеченных писем в любой список, который вы хотите. Оба также позволяют добавлять текстовые заметки к задаче и прикреплять к задаче медиафайлы.

Только Outlook позволяет использовать форматирование текста и изображения в описании задачи. Но эти элементы дизайна эстетичны, поэтому добавление их к каждой задаче может быть пустой тратой времени. Более того, вы должны нажать на задачу, чтобы увидеть их.

Прикрепление файлов более полезно. Только Outlook позволяет связывать задачи друг с другом. Вы делаете это с помощью параметра «Прикрепить элемент Outlook». Эта важная возможность связывать связанные задачи отсутствует в To Do.

Настройка To Do в основном эстетическая. Вы можете выбрать цвет фона списка и создать собственные списки. Вы также можете выбрать основные шаблоны сортировки, например, по дате выполнения или по дате создания.

To Do также создает различные интеллектуальные списки, такие как «Отмеченные электронные письма» и «Назначено мне». Вы можете включить или выключить их. Для тех, кому нужно точно настроить свои задачи, Outlook — явный победитель.

Победитель: Задачи Outlook

Лучшее приложение Microsoft для повышения производительности

Для личного использования и небольших проектов To Do работает хорошо. Но в целом более надежный список функций Outlook побеждает. Дополнительные детали поддерживают более высокий уровень профессионализма, а персонализация высокого уровня не может быть лучше.

Особенно, если вы управляете сложным проектом, Microsoft Outlook — лучший выбор для приложения для управления задачами.

Как использовать Microsoft Outlook для управления проектами

Читать дальше

Об авторе