Как понять формулы Excel шаг за шагом

Понимание формул может быть сложным, когда наши таблицы данных становятся сложными. К счастью, в Excel есть несколько функций аудита формул, которые помогают нам лучше понять их.

В этой статье мы рассмотрим, как функция оценки помогает понять сложные формулы, разбивая их на этапы, и как другие функции аудита упрощают процесс.

Как функции аудита формул помогают лучше понять формулы?

Ниже приведены некоторые преимущества использования функций аудита для лучшего понимания формул:

1. Они полезны при оценке формул, используемых в предварительно рассчитанных листах, созданных другими.
2. Они облегчают поиск и удаление ошибок как в формулах, так и в ячейках, от которых зависит выполнение формулы.

Как работает оценка функции?

Вот несколько вещей, о которых следует помнить при использовании функции оценки в Excel:

1. Он подчеркивает часть формулы, которая будет оцениваться на следующем шаге.
2. Каждый раз, когда вы нажимаете Оценивать, процесс оценки перейдет к следующему шагу путем вычисления результатов предыдущей оценки.
instagram viewer
3. Если вы хотите увидеть, к какой ячейке (ячейкам) относится объект в подчеркнутой части, нажмите шаг вперед.
4. Нажатие Выйти вернет вас к процессу оценки.

Можно остановить процесс оценки, нажав Закрывать, но вы не можете пропустить какие-либо шаги, связанные с процессом оценки.

Чтобы лучше понять это, давайте применим его к набору данных.

Как использовать функцию «Вычислить формулу», чтобы шаг за шагом понять формулы

В качестве примера рассмотрим следующую ситуацию, когда право на получение бонуса было рассчитано с использованием вложенной формулы.

Чтобы увидеть, как Excel реализовал эту формулу, перейдите в ячейку, где была реализована формула, щелкните значок Формулы вкладку и нажмите Формула оценки в ленте.

Продолжайте нажимать Оценивать кнопку, пока оценка не достигнет окончательного результата.

Ниже приведен список всех шагов, участвующих в этом процессе.

Чем сложнее формула, тем больше шагов вы найдете в процессе оценки. Однако каждый шаг выполняется отдельно, как показано здесь.

Однако, как и в случае с любой формулой или функцией в Excel, функция оценки также имеет некоторые ограничения. Чтобы узнать больше об этих ограничениях, посетите раздел примечаний Страница поддержки Майкрософт. Если какие-либо из этих ограничений мешают вам выполнять свою работу, Альтернативы Excel всегда доступен.

Другие функции аудита для лучшего понимания формул

Помимо функции оценки, некоторые другие функции аудита помогают лучше понять и проанализировать формулу. Вот несколько из них:

1. Отследить прецеденты

Прецеденты трассировки — это функция аудита формул, которая рисует стрелки, указывающие на все ячейки, от которых зависит окончательный вывод выбранной ячейки.

В приведенном выше примере ячейка D2 конечный результат зависит от ячеек Би 2 и С2. Как только вы выберете нужную ячейку и нажмете кнопку Отследить прецеденты вариант, Excel будет рисовать стрелки, которые ссылаются на ячейки Би 2 и С2.

Таким образом, при работе со сложными наборами данных со многими формулами вы можете быстро проверить зависимости всех формул и отфильтровать ячейки, чтобы внести необходимые изменения.

2. Отследить иждивенцев

Зависимые от трассировки действия противоположны прецедентам трассировки в Excel. Он быстро показывает, какие формулы или ячейки будут затронуты, если вы измените значения в выбранных ячейках.

Таким образом, эта функция также полезна при изменении значений в наборе данных путем отслеживания стрелок, чтобы не нарушить уже существующие формулы.

Как показано в примере выше, изменение значений в ячейке С2 изменит вывод формулы в ячейке Д2.

Следовательно, полезно отслеживать их иждивенцев и прецеденты, чтобы лучше понять или оценить формулы и их зависимости. После того, как вы проанализировали формулу, нажмите на кнопку Удалить стрелки чтобы убрать следы.

3. Показать формулу

Другая функция, показать формулу, отображает формулы в каждой ячейке, а не выходные значения. Таким образом, если в электронной таблице разбросано много формул, вы можете быстро просмотреть каждую из них для быстрого понимания.

4. Проверка ошибок

Используя проверку ошибок, вы можете быстро определить тип ошибок в формуле. Он показывает вам точную ошибку, тип ошибки и краткое описание, которое поможет вам лучше понять ее. Таким образом, вы можете быстро выявить ошибки и отладить их всего за несколько кликов.

Кроме того, эта функция помогает находить ошибки в сложных формулах, которые в противном случае было бы трудно найти. Кроме того, это помогает, когда формулы, выполняемые в одних ячейках, не генерируют выходные данные в других.

Ограничения функций аудита формул

Одним из существенных ограничений всех четырех функций аудита формул является то, что они работают только на одном листе. Хотя зависимости трассировки и прецеденты показывают, что формула зависит от ячеек на другом листе, она не может найти их, как на том же листе.

Поэтому, если вы хотите проверить зависимость ячеек на одном листе или книге со значениями на других листах или книгах, они мало чем помогут, и вам придется искать их вручную.

Окно просмотра, еще одна функция аудита в Excel, позволяет вам перепроверять информацию на разных листах без повторного переключения листов. Давайте посмотрим, как это поможет вам в понимании формул.

Как использовать функцию Watch Window для лучшего понимания формул

Окно наблюдения действует как небольшое окно, содержащее добавленную вами информацию, и остается видимым, когда вы меняете листы в той же книге. Вы можете использовать его для анализа зависимости формул на одном листе Excel, изменяя значения на другом листе и наблюдая за эффектом, не переключаясь между листами.

Давайте используем его на наборе данных, чтобы прояснить суть. Ниже вы можете видеть, что формула в ячейке F3 зависит от ячейки на листе 2. Поскольку он показывает ошибку, давайте лучше проанализируем формулу, создав окно наблюдения.

1. Выберите ячейку F3 и нажмите на Окно просмотра.
2. Идти к Лист 2.
3. Вы можете исправить ошибку на листе 2 с помощью Проверка ошибок характерная черта.
4. Введите новое значение в ячейку В4 на листе 2.
5. Ударять Войти.

Вышеуказанные шаги изменят данные на Листе 1, которые можно просмотреть в окне Watch Window, не переключаясь на Лист 1.

Поэтому при анализе сложных формул с множественными зависимостями на нескольких листах можно создавать многочисленные окна просмотра, изменяйте значения на разных листах и ​​наблюдайте, как это влияет на ваши формулы. Следовательно, функция окна просмотра упрощает нам анализ формулы.

Возможности Excel помогают нам лучше понимать формулы, но вам также следует лучше организуйте свои электронные таблицы, поэтому в них легче ориентироваться.

Используйте функции аудита формул для лучшего понимания формул

Функции аудита формул пригодятся, когда вы будете анализировать и понимать формулы в своих электронных таблицах. Используйте их по своему усмотрению, чтобы упростить работу с электронными таблицами.

В Excel есть множество расширенных функций, которые упрощают управление данными, например функции аудита формул, которые помогают лучше понимать формулы. К ним относятся нечеткое сопоставление, импорт статистики с веб-сайтов, удаление дубликатов и т. д.

6 расширенных функций Microsoft Excel, которые вы должны знать

Читать дальше

Об авторе