12 способов сохранить конфиденциальность на Zoom и других платформах для видеоконференций

Видеоконференцсвязь никогда не была более популярной и теперь используется практически во всех отраслях. Хотя удобство этой технологии очевидно, она также представляет угрозу конфиденциальности. Люди часто присоединяются к собраниям, в которых они не должны участвовать, а конфиденциальная информация часто передается без необходимости. Платформы для видеоконференций имеют функции, которые предотвращают возникновение обеих этих проблем. Но такой функционал используется не всегда.

Так как же использовать видеоконференцсвязь, не делясь ложной информацией? Вот 12 способов сделать видеоконференции приватными.

1. Используйте зал ожидания

Если ты проведение встречи, вы всегда должны использовать комнату ожидания. Большинство инструментов для видеоконференций имеют эту функцию. После включения любого, кто хочет посетить собрание, сначала просят подождать. Это позволяет организатору собрания лично проверять всех участников. При условии, что организатор обращает внимание, это делает невозможным для кого-либо присутствовать без разрешения.

2. Используйте случайные идентификаторы собраний

Идентификаторы собраний часто используются повторно. Это, безусловно, удобно, но это также означает, что любой, кто знает идентификатор предыдущей встречи, может появиться без приглашения. Большинство платформ для видеоконференций позволяют генерировать случайные идентификаторы. Они также позволяют настроить защиту паролем. После настройки каждому участнику потребуется идентификатор собрания и пароль для участия.

3. Используйте виртуальные фоны

Виртуальные фоны идеально подходят как для сокрытия вашего местоположения, так и для того, чтобы ничего не было видно на заднем плане. Это особенно важно в деловых условиях, где у вас могут быть конфиденциальные документы. Но это также полезно, если вы не хотите, чтобы участники выясняли, где вы живете. Если хотите использовать виртуальный фон, проверьте настройки приложения для видеоконференций. Вы также можете загрузить дополнительные приложения, специально предназначенные для этой цели.

4. Выключите камеру или микрофон

Когда вы посещаете собрание, большинство платформ для видеоконференций включают вашу камеру и микрофон по умолчанию. Однако обычно вы можете настроить параметры так, чтобы они оставались отключенными по умолчанию. Их также можно отключить вручную и остаться на собрании. Это полезно, если вы не хотите, чтобы люди могли смотреть или слушать вас, пока вы не вносите свой вклад.

Чаты полезны для некоторых видов общения, но они могут быть более вредными, чем видеоконференции. Чат позволяет обмениваться как ссылками, так и файлами. Любой из этих вариантов может быть использован для распространения вредоносных программ. Чаты также идеально подходят для запуска фишинговых атак. Прежде чем нажимать на что-либо в чате, вы должны проверить, кто это отправил.

Если вы являетесь организатором встречи, эту функцию можно полностью отключить.

6. Понимание приватных чатов

Частные чаты также могут представлять угрозу конфиденциальности, если вы не понимаете, как они работают. Многие инструменты для видеоконференций имеют функцию транскрипции. Когда эта функция включена, она записывает все личные сообщения, возникающие во время собрания, и делает их доступными для организатора собрания. Это означает, что приватные чаты на самом деле не являются приватными. Поэтому вам следует избегать говорить в приватном чате то, что вы не сказали бы публично.

Видеоконференции следует обсуждать только в частном порядке. К сожалению, они часто рекламируются в социальных сетях. Это, очевидно, быстрее, чем связываться с участниками по отдельности, но также показывает идентификатор собрания незнакомцам. Если вы посещаете собрание, о котором было объявлено публично, вам всегда следует проявлять дополнительную осторожность. Это может указывать на то, что другие основные методы обеспечения безопасности не соблюдаются.

8. Запросить разрешение на запись

Важные видеоконференции часто записываются. Для этого есть много веских причин, но важно, чтобы все участники знали, что это происходит. Большинство инструментов для видеоконференций имеют значок, который можно использовать для обозначения процесса записи. Однако если вы посещаете собрание, эти значки не всегда используются.

9. Будьте осторожны с демонстрацией экрана

Совместное использование экрана — важный инструмент повышения производительности, но он также имеет очевидные недостатки конфиденциальности. Прежде чем включать демонстрацию экрана, проверьте экран на наличие чего-либо, что может содержать конфиденциальную информацию. Совместное использование экрана также может быть отключено организатором собрания, и это предотвращает нарушение работы со стороны незваных гостей.

10. Поддерживайте программное обеспечение в актуальном состоянии

Платформы для видеоконференций становятся все более популярными, что делает их популярными мишенями для хакеров. Все платформы регулярно обновляются, и это гарантирует, что если будут обнаружены уязвимости в системе безопасности, они будут немедленно исправлены. Эти обновления следует устанавливать по мере их выпуска.

Некоторые хакеры рекламируют поддельные версии этих приложений, поэтому вам следует загружать приложения для видеоконференций только с веб-сайта поставщика, убедившись, что они проверены как настоящие.

11. Защитите свой компьютер и Wi-Fi

Ваши видеоконференции настолько безопасны, насколько безопасны компьютер и подключение к Интернету, которые вы используете. Если на вашем компьютере есть вредоносное ПО или вы подключены к Интернету с помощью незашифрованного соединения Wi-Fi, злоумышленник может записать то, что вы говорите. Чтобы избежать вредоносных программ, вы должны быть осторожны с тем, что загружаете, и используете надежное антивирусное программное обеспечение. Вы также должны избегайте незашифрованных точек доступа Wi-Fi или установить VPN.

12. Сообщить о подозрительной активности

Если вы видите, что кто-то ведет себя подозрительно во время видеоконференции, обязательно сообщите об этом организатору встречи. Незваные гости — обычное явление на видеоконференциях, и они полагаются на то, что другие участники не обращают на них внимания. Многие предполагают, что хозяин будет препятствовать незваным гостям, но зачастую они заняты другими делами. Поэтому ответственность за бдительность лежит на всех участниках.

Видеоконференции не всегда конфиденциальны

Видеоконференцсвязь становится требованием для многих рабочих мест. При неправильном использовании легко раскрыть больше информации о себе, чем вам хотелось бы. Но есть много способов предотвратить это.

Важно понимать, что когда вы посещаете виртуальную встречу, не всегда можно сказать, кто смотрит. Поэтому и ваш видеопоток, и ваше поведение должны быть оптимизированы, чтобы как можно меньше рассказывать о себе.

Как поделиться аудио на Zoom

Читать дальше

Об авторе