Как выразить распространенные жалобы на рабочем месте в профессиональных электронных письмах

Если вы когда-либо работали в офисе, вы знаете, как сложно иметь дело с разными людьми. Распространенная проблема — боязнь столкнуться с проблемными коллегами и остановить их поведение, но вы можете проявить себя профессионально, будь вы сотрудником или менеджером.

Один из самых простых способов — изложить свои мысли в электронном письме. Мы разбираем вопрос на примерах распространенных жалоб на рабочем месте. Изучите наиболее конструктивные способы произнести их и дополнительные приемы электронной почты, которые могут вам помочь.

1. Я все еще жду, когда ты закончишь это задание

Не все работают в одном темпе, но это проблема, когда один человек тормозит командный проект. Если ваша задача зависит от того, что этот коллега отправит свою собственную, вы можете подтолкнуть его к действию несколькими словами в электронном письме.

Вот несколько профессиональных способов подойти и выразить эту жалобу, которые вы можете адаптировать к своим обстоятельствам:

• Нам нужно улучшить наш рабочий процесс, чтобы мы не отставали от графика. Подходит ли вам (дата и время) крайний срок? Тогда я смогу уложиться в срок (дата и время).
  instagram viewer
• Вам нужна помощь с этой задачей? Мы должны завершить проект вовремя, поэтому (имя коллеги) предложил помощь в решении любых проблем с вашей стороны.

Цель состоит не в том, чтобы оскорбить вашего коллегу, а в том, чтобы установить цели и решения, при этом четко давая понять, что вы оба являетесь частью команды и активно заинтересованы в достижении цели.

Обязательно соберите как можно больше советы по соблюдению сроков и завершению задач как вы можете. Будет легче консультировать людей по мере необходимости.

2. Крайний срок завтра

Вот еще одна распространенная жалоба, которая может гореть внутри. Если ваш коллега слишком усердствует, несмотря на несколько напоминаний, вы можете мотивировать его по электронной почте, не выходя из себя.

Причина, по которой вы связываетесь с ними, срочная, поэтому решения, которые вы предлагаете, нуждаются в некоторой прямоте, хотя бы для того, чтобы ваш коллега серьезно отнесся к делу.

Попробуйте эти альтернативы:

• Проект должен быть готов завтра, но есть еще несколько незавершенных дел. Давайте проведем видеоконференцию с командой сегодня днем, чтобы обсудить решения.
• Руководство ожидает проект завтра. Если вы вряд ли уложитесь в срок, не могли бы вы объяснить, почему в отчете, который мы можем предоставить вместе со всем остальным?

Хотя электронные письма — это более простой способ выразить трудные мысли, они не производят такого же впечатления, как личное обсуждение проблем. Итак, когда вы пытаетесь изменить чьи-то плохие привычки в рабочем процессе, ваша электронная почта должна быть простой и умной, чтобы привлечь их внимание.

3. Хватит откладывать

Такой же конструктивный подход лучше всего подходит для всех ваших жалоб на рабочем месте, изложенных спокойным и нейтральным языком. В конце концов, медлительный коллега может нагрузить рабочий процесс компании, но он не всегда делает это из-за лени.

Посмотрите, не слишком ли много отвлекающих факторов или они перегружены заданиями. Найдите проблему и настройте свою электронную почту в соответствии с решениями и стимулами. Вдохновитесь этими примерами:

• Офис может отвлекать. Если вам сложно сосредоточиться на работе, давайте обсудим изменения и какие цели мы можем поставить перед вами.
• В конце недели давайте проверим все выполненные и оставшиеся задачи, чтобы мы могли более продуктивно использовать следующую неделю.

4. У меня нет времени на выполнение всех этих задач

Ваша стратегия написания электронных писем должна немного измениться, когда вы пытаетесь защитить себя от эмоционального выгорания. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы знаете свои обязательства, как расставить приоритеты и за что вы не несете ответственности.

Вежливо устанавливайте границы, используя подобные выражения в своих электронных письмах:

• С удовольствием помогу с этой задачей. Не могли бы вы подождать, пока я закончу свои текущие задания? Они придут раньше.
• К сожалению, если я приму еще какие-то задания, мне потребуются сверхурочные. Не могли бы вы пройти мимо (имя руководителя) и обсудить, как это будет работать?

Если на вашем рабочем месте используется программное обеспечение для управления командой, может быть проще поделиться своим полным расписанием. Вы также можете организуйте свои задачи в Asana, например, чтобы сделать важные задания понятными, включая их сроки и соавторов.

5. Я не работаю на тебя

Властные коллеги могут зайти слишком далеко, ожидая, что вы подпрыгнете, когда они позвонят или примут от них дополнительную работу. Это еще одна ситуация, когда отчаянно нужны границы.

Прежде чем принимать более серьезные меры, попробуйте убедить своего коллегу в правильно составленном электронном письме. Это должно быть вежливо, но твердо, так как это устанавливает ваше равное положение на рабочем месте. Вот несколько формулировок, которые можно попробовать:

• Мне жаль слышать, что ваша рабочая нагрузка слишком велика. Я не смогу помочь вам из-за своих собственных обязанностей, но если вы обратитесь к своему менеджеру, вы сможете разработать более рациональный план.
• Спасибо, что подумали обо мне для этой работы, но она лучше подходит для другого отдела. Если у них есть время, они могут сотрудничать с вами.

6. Хватит говорить о людях

Конкуренция на рабочем месте неизбежна. К сожалению, это заставляет коллег стремиться выделиться, даже если это означает прерывание разговора, чтобы высказать свое мнение. Некоторые люди также бессознательно перебивают и не понимают, что это раздражает.

Есть дипломатические способы побудить их прекратить такое поведение. Поскольку они могут делать это для привлечения внимания, обратитесь к этой их стороне в своем электронном письме, поощряя при этом более командное мышление.

Попробуйте что-то вроде этих выражений:

• Вы часто вносите ценные идеи. Ваш активный подход к поиску решений отмечен. Каждый сотрудник одинаково важен для компании, и нам нравится слышать голос каждого на рабочем месте.
• Для этого проекта требуются командные усилия, а также четкая коммуникация. Для обеспечения беспрепятственного сотрудничества каждый, кто участвует в обсуждении, должен иметь равные шансы высказаться.

Если вы пытаетесь управлять групповым проектом с людьми, которые склонны обсуждать друг друга, вы можете установить основные правила в групповом электронном письме. Находить советы, которые улучшают письменное общение и используйте их для создания дружественной, но продуктивной среды.

7. Хватит писать мне сообщения вне работы

Сотрудник или начальник связывается с вами в свободное время? Это распространенная проблема, которая обычно связана с текстовыми сообщениями. Это особенно неудобно, когда вы не так хорошо знакомы, или они хотят поговорить о делах, пока вам нужно расслабиться.

Если игнорирование этих людей не работает или они заходят слишком далеко, лучшее решение — отправить им электронное письмо с объяснением вашей позиции. Сообщение должно подчеркивать важность профессиональных границ и, особенно, вашего свободного времени.

Посмотрите на эти варианты и посмотрите, как вы можете адаптировать их к своим потребностям:

• Пожалуйста, имейте в виду, что я могу быть недоступен для разговора в нерабочее время из-за личных дел. Я рад обсудить рабочие вопросы, когда вернусь в офис.
• Как бы ни была важна для меня моя работа, она страдает, если я не использую в полной мере свое свободное время. Поэтому я надеюсь, что вы оцените мою потребность откладывать рабочие сообщения на рабочее время.

8. Не говори так

Коллеги часто забывают, что находятся в профессиональной среде и могут сказать что-то не то или вступить в неуместный разговор. Такое поведение может очень быстро сделать рабочее пространство очень неудобным.

Вы должны решать такие проблемы, прежде чем они вызовут трения и обострятся. Если вы не можете отвести коллег в сторону на месте, быстрое электронное письмо может помочь.

Возьмите идеи из следующих выражений:

• Хотя мы очень ценим дружеское сотрудничество, есть темы для разговоров, которые должны оставаться за пределами рабочего места. Пожалуйста, помогите нам поддерживать мирную обстановку и избегать обсуждения (деликатных тем).
• Сегодня произошло взаимодействие, которое вызвало дискомфорт у сотрудников. Пожалуйста, делайте все возможное, чтобы поддерживать профессиональное отношение и поощрять дружную командную работу.

Может быть полезно уточнить, что было сказано, чтобы ваш коллега точно знал, чего следует избегать в будущем. Кроме того, рассмотрите возможность создания веб-страницы или документа с подробным описанием нежелательных тем и поведения, которые затем можно прикрепить или дать ссылку в своем электронном письме.

Общие советы по написанию электронных писем для решения проблем на рабочем месте

Электронная почта может быть вашим лучшим другом, когда дело доходит до решения сложных ситуаций в офисе без личного общения с сотрудниками.

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут сделать процесс более эффективным.

• Сбалансируйте негатив в электронном письме положительными моментами, чтобы стимулировать улучшение.
• Убедитесь, что ваш формальный язык не затеняет то, что вы пытаетесь сказать.
• Будьте ясны и лаконичны — бесценно, когда писать длинные электронные письма.
• Сохраняйте электронные письма в файле для дальнейшего использования, если ситуация не улучшится.

Будьте готовы решать различные проблемы на рабочем месте

Команды постоянно сталкиваются с проблемами, особенно в условиях стресса. Будь то физическая или цифровая среда, начальник вы или сотрудник, стоит знать лучшие способы изменить привычки к лучшему.

Дипломатия по электронной почте — разумная стратегия, если вы четко и профессионально выражаете жалобы. Но не забывайте и о других ресурсах, таких как цифровые инструменты, предназначенные для облегчения командной работы.

5 инструментов для преодоления проблем с удаленным командным общением

Читать дальше

Об авторе