8 распространенных ошибок в общении, которых следует избегать в виртуальных командах (и что делать вместо этого)

Изменив то, как работает ваша организация, жизненно важно, чтобы вы уделили время развитию хорошей культуры общения в своем виртуальном рабочем пространстве. Это потому, что то, как вы привыкли взаимодействовать с коллегами в традиционной офисной обстановке, не обязательно переносится в виртуальный мир.

Таким образом, переписывание вашего коммуникативного сценария является ключом к успеху в виртуальной команде, и один из способов добиться этого — знать, чего не следует делать.

1. Использование электронной почты в качестве основного способа общения

Хотя электронная почта по-прежнему играет важную роль на современном удаленном рабочем месте, она не должна быть вашим основным способом общения. Вы можете быстро потерять сообщения, когда они скрыты в папке «Входящие», что приведет к снижению производительности.

Вы по-прежнему можете использовать электронную почту для общения с клиентами и привлечения потенциальных клиентов. Однако существуют и другие практические инструменты общения которые лучше подходят для обмена сообщениями и совместной работы с удаленными коллегами.

Инструменты для обмена мгновенными сообщениями, такие как Слабый хороши для быстрого обмена сообщениями и создания каналов для определенных тем или проектов. Вы также можете использовать приложения для обмена сообщениями, такие как Крутить общаться асинхронно, в то время как инструменты управления проектами, такие как Трелло или Асана позволяют создавать, назначать и отслеживать задачи.

2. Неспособность спланировать разницу часовых поясов

В традиционной офисной обстановке люди обычно работают в одном и том же месте и в одно и то же рабочее время. Однако, когда у вас есть виртуальные члены команды в разных часовых поясах, все может стать более сложным, если вы не планируете это.

Вы должны знать о разнице во времени и находить совпадающие часы для планирования встреч. Однако для этого вам не нужно запоминать часовые пояса или местонахождение ваших коллег. Вы можете использовать конвертеры часовых поясов, например Часовой пояс.io или общие приложения календаря, такие как Календарно для планирования и управления временем встреч. Это позволяет выделить время, удобное для всех.

3. Чрезмерное использование текстового общения

Только текстовое общение лишено невербальных сигналов, таких как язык тела, зрительный контакт и выражение лица, которые могут легко привести к неправильному толкованию и конфликтам. В виртуальной среде важно использовать различные средства связи, чтобы донести свою точку зрения, включая такие инструменты видеоконференций, как Google Meet или Zoom.

Учитывая, что вы, возможно, не сможете встретиться физически, эти инструменты предлагают следующую лучшую вещь, позволяя вам видеть и слышать своих коллег. Помимо создания более личных связей, видеозвонки также лучше объясняют сложные задачи.

Однако вы не всегда можете переключиться на видеозвонок, особенно при работе с людьми в других часовых поясах. В этом случае вы можете использовать асинхронный видеоинструмент, например Вудл для записи и отправки видео сообщений.

4. Ожидание того, что все будут доступны все время

В результате того, что в нашем распоряжении есть все средства связи и принятие политики удаленной работы, границы между работой и личной жизнью становятся все более размытыми. Это породило культура работы «всегда на связи»: нереалистичные ожидания, что люди должны быть доступны, чтобы отвечать на сообщения, связанные с работой, или отвечать на рабочие требования в любое время.

Чтобы этого избежать, нужно установить некоторые границы. Это включает создание индивидуального графика удаленной работы, настройка доступности в средствах связи на рабочем месте и отключение уведомлений о несрочных сообщениях в нерабочее время.

5. Не помнить о культурных/религиозных различиях

В связи с тем, что удаленная работа позволяет набирать таланты из разных уголков мира, необходимо знать о культурных и религиозных различиях, которые могут отрицательно сказаться на общении и коллективе динамика.

Например, люди, принадлежащие к разным культурам и религиям, могут отмечать определенные праздники, и они могут быть недоступны для работы или иметь разные часы работы в это время. Таким образом, вам может потребоваться отслеживать эти дни и соответствующим образом корректировать сроки или планы коммуникаций.

6. Не создавать места для случайных разговоров

В условиях работы на дому легко упустить из виду необходимость социального взаимодействия между коллегами. Однако, удаленная работа одиночество является серьезной проблемой, которая может снизить производительность и удовлетворенность работой.

Чтобы бороться с этим, вам нужно найти способы поощрять случайные разговоры. Вы можете добиться этого, создав виртуальные кулеры для воды. Например, создайте отдельную группу для случайных бесед в чате на рабочем месте. Здесь вы говорите на темы, не связанные с работой, например, о планах на выходные, любимом шоу или хобби.

Вы можете еще больше повысить вовлеченность своей команды с помощью этих идеи кофе-брейка.

7. Слишком много встреч

Хотя важно регулярно встречаться с вашей командой, вы не должны переусердствовать с собраниями. Реальность такова, что некоторые встречи не стоят вашего времени и могут даже навредить вашей продуктивности.

Итак, прежде чем назначать еще одну встречу, спросите себя, действительно ли она необходима и нет ли других способов донести свое сообщение. Когда вы решите провести встречу, постарайтесь сделать ее максимально продуктивной, создав повестку дня и поделившись ею заранее, сделав ее краткой и пригласив только необходимых людей.

Кроме того, назначьте кого-нибудь для надлежащего документирования протоколов собраний и сохранения их в центральном месте, где каждый может получить к ним доступ. Это поможет уменьшить потребность в будущих встречах для обсуждения того, что произошло на предыдущих сессиях.

8. Не признавать вехи и праздновать успехи

Признание и празднование успехов вашей команды имеет важное значение для повышения морального духа и вовлеченности. Работа на дому — не повод упускать из виду эту жизненно важную деятельность по сплочению команды.

Вы можете положиться на такие инструменты признания сотрудников, как Бонусно отмечать успехи вашей команды и признавать индивидуальные достижения. Вы также можете интегрировать его в свое рабочее пространство Slack, чтобы членам команды было проще давать и получать оценки.

Избегайте этих ошибок, чтобы улучшить общение в удаленной команде

Хотя в среде удаленной работы есть свои проблемы, она также предлагает много возможностей для роста и успеха. По большей части мы все еще учимся тому, как лучше ориентироваться в этом новом способе работы.

Знание этих распространенных ошибок может помочь вам избежать их и создать успешную удаленную рабочую среду для вас и вашей команды.

5 инструментов для преодоления проблем с удаленным командным общением

Читать дальше

Об авторе