Как проверить орфографию в Google Sheets

Инструменты проверки орфографии чаще всего связаны с программным обеспечением для обработки текстов, таким как Microsoft Word или Google Docs. Однако электронные таблицы обычно содержат много текста, и поиск орфографических ошибок может стать очень утомительным при просмотре стен текста.

Проверка орфографии не является автоматической функцией, так как вам часто придется вводить текст, который не подходит для словаря, в электронные таблицы, например аббревиатуры. Но вам может потребоваться время от времени проверять орфографию в электронной таблице, чтобы сгладить некоторые орфографические ошибки. Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых методах проверки орфографии в Google Таблицах.

1. Встроенная проверка орфографии в Google Sheets

В Google Таблицах есть встроенная проверка орфографии, которую вы можете использовать для устранения орфографических ошибок в вашей электронной таблице. На самом деле он очень полезен, и многие утверждают, что он даже лучше, чем версия Excel, добавляя к много причин для перехода на Google Sheets

. Использование его простое и требует от вас выполнения нескольких шагов.

Мы создали приведенный ниже пример электронной таблицы с некоторыми орфографическими ошибками, чтобы продемонстрировать собственный инструмент проверки орфографии в Google Таблицах.

Когда вы закончите проверку орфографии в общей электронной таблице, вы также можете рассмотреть защита листов чтобы другие не добавляли новые ошибки.

Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы использовать встроенную проверку орфографии в Таблицах:

1. Выберите данные, для которых вы хотите выполнить проверку орфографии. Есть несколько способов сделать это:
   • Чтобы выбрать одну ячейку, вам просто нужно щелкнуть ячейку.
   • Чтобы выбрать несколько ячеек, удерживайте Ctrl на клавиатуре и нажимайте на ячейки.
   • Чтобы выбрать несколько ячеек подряд, щелкните и перетащите курсор, чтобы выбрать ячейки.
   • Для всех ячеек электронной таблицы используйте Ctrl + А Сочетание клавиш.
2. Нажмите на Инструменты в верхней панели, чтобы открыть раскрывающееся меню.
3. Теперь нажмите на Написание а потом Проверка орфографии, который откроет небольшое диалоговое окно в правом верхнем углу экрана с несколькими параметрами.
4. Вы можете выбрать параметры в диалоговом окне в зависимости от функции, которую вы хотите выполнить. Вот что делает каждый:
   • Сдача: Щелчок по этой опции изменяет выделенное неправильное слово на слово, выбранное в поле предложения. Нажав на Сдача меняет слово на «Цельная пшеница». Вы можете нажать на маленькую стрелку рядом с опцией и нажать на Изменить все чтобы применить изменения ко всем экземплярам неправильных слов.
   • Игнорировать: Нажатие на «Игнорировать» просто игнорирует предложение, переходя к следующему. Вы также можете нажать на маленькую стрелку, а затем нажать на Не обращай внимания игнорировать все предлагаемые изменения.
   • Добавить в словарь: Проверка орфографии не идеальна, и часто она может выделить правильное слово, но его нет в словаре. Если проверка орфографии выделяет слово, которое вы хотите использовать позже, вы можете нажать на Добавить в словарь, поэтому в будущем он не будет помечен программой проверки орфографии. Вы также можете просмотреть свой словарь, нажав на маленькую стрелку и Посмотреть личный словарь. Здесь вы можете добавить новые слова, введя их в текстовое поле и нажав на Добавлять.

2. Использование сочетаний клавиш для проверки орфографии

Хотя доступ к встроенной проверке орфографии не является длительным процессом, делать это несколько раз через некоторое время может стать утомительным. К счастью, у Google есть ярлык, который вы можете использовать для доступа к функции проверки орфографии. Однако перед тем, как воспользоваться ярлыком, его нужно будет активировать в настройках. Вот шаги, которые необходимо выполнить для этого:

1. Нажмите на Помощь в верхней панели. Откроется раскрывающееся меню, в котором можно устранить неполадки или узнать больше о Google Таблицах.
2. Нажмите на Горячие клавиши в нижней части раскрывающегося списка. Откроется окно посередине экрана со списком ярлыков.
3. В нижней части диалогового окна ярлыка нажмите кнопку рядом с Включите совместимые ярлыки электронных таблиц. Затем закройте диалоговое окно, нажав кнопку закрытия в правом верхнем углу окна.
4. Чтобы открыть встроенную проверку орфографии, все, что вам нужно сделать, это нажать F7 на клавиатуре, и появится диалоговое окно проверки орфографии.

3. Использование надстройки для проверки орфографии в Google Sheets

Хотя встроенная проверка орфографии Google может справиться с работой в большинстве случаев, некоторым все же может понадобиться более настраиваемый и точный вариант. Для этого можно установить надстройка в гугл таблицах. Для этого выполните следующие действия:

1. Нажмите на Расширения в верхней панели на главной странице Google Sheets.
2. Нажмите на Дополнения в выпадающем меню и нажмите Получить дополнения. Откроется окно в середине экрана, в котором показан Google Workspace Marketplace. Здесь вы можете найти расширение, которое хотите установить.
3. В строке поиска введите «Проверка орфографии». В окне предложений должно быть указано несколько надстроек, которые вы можете установить. В этом случае мы используем надстройку «Проверка орфографии и грамматики от Scribens».
4. Нажмите на название надстройки в окне предложений, и вы попадете на страницу надстройки в магазине. Там просто нажмите на Установить а потом дальше Продолжать в окне подтверждения.

Использование надстройки Scribens

Google Таблицы должны установить надстройку в течение нескольких секунд. Чтобы использовать его, выполните следующие действия:

1. Выберите ячейки, в которых вы хотите выполнить проверку орфографии.
2. Нажмите на Расширения. Там нажмите на Проверка орфографии и грамматики от Scribens расширения и нажмите на Проверять. Для начинающих пользователей вам, возможно, придется выполнить короткую настройку.
3. Нажмите на желаемое предложение в синем поле, чтобы применить его. Вы также можете отказаться от предложения, нажав на крестик в правом верхнем углу окна.

Выберите, как вы проверяете орфографию в Google Sheets

Как вы видели в приведенных выше примерах, существует несколько способов запустить проверку орфографии в Таблицах. Вы можете использовать встроенный инструмент проверки орфографии или загрузить стороннее дополнение, которое может быть намного проще и точнее.

Любой вариант относительно прост в использовании и сэкономит вам много времени по сравнению с тщательной проверкой электронных таблиц вручную.

4 причины, по которым Google Таблицы — лучшее программное обеспечение, которое вы можете использовать как предприниматель

Читать дальше

Об авторе