Как более эффективно использовать приложения для обмена сообщениями на рабочем месте

Приложения для обмена сообщениями, несомненно, изменили то, как мы общаемся на рабочем месте, особенно во время наш переход на удаленную работу и отказ от электронной почты, которая была де-факто средством коммуникации для стольких длинный.

Несмотря на многочисленные функции повышения производительности, которые предлагают многие из этих приложений, мы также можем утверждать, что они, как правило, делают обратное.

Приложения для обмена сообщениями убивают вашу продуктивность? Или, может быть, это то, как вы их используете? Давайте погрузимся глубже.

5 различных способов, которыми приложения для обмена сообщениями на рабочем месте могут ограничить вашу производительность

1. Информационная перегрузка

Будто перегрузка электронной почты не была достаточно большой проблемой, теперь вам приходится бороться с постоянным потоком сообщений в ваших чат-приложениях, которые по большей части стали новыми почтовыми ящиками. Как и все нежелательные электронные письма в вашем почтовом ящике, не каждое сообщение в ваших чат-приложениях стоит вашего внимания.

Скорее всего, вы оказались в канале Slack, в котором не должны были находиться, или в канале, где слишком много людей. участники, или у вас есть коллеги, обсуждающие последние сплетни о знаменитостях на канале, предназначенном для работы. вопросы.

Результатом является информационная перегрузка, которая может быть такой же изнурительной, как переполненный почтовый ящик, что приводит к усталости от принятия решений, стрессу и, в конечном итоге, к снижению производительности.

2. Важная информация теряется

Одним из побочных эффектов информационной перегрузки является то, что некоторая важная информация теряется при перетасовке. Если вам не удастся внедрить правильные процессы, информация, связанная с работой, может быстро оказаться похороненной под кучей болтовни или дискуссий не по теме.

В конечном итоге вы тратите большую часть своего рабочего дня на просеивание моря сообщений от одного канала или приложения для связи к другому в надежде найти ту важную информацию, которая вам нужна. Это может быть упражнением в бесполезности и огромным пожиратель рабочего времени.

3. Слишком много приложений для общения

Какой инструмент внутренней коммуникации вы используете для общения с удаленными коллегами? Команды Майкрософт? Слабый? Эл. адрес? ватсап?

Возможно, смесь всего вышеперечисленного?

В поисках новейшего и наиболее многофункционального приложения для обмена сообщениями на рабочем месте вы, возможно, установили слишком много из них, что может быстро превратиться в кошмар для продуктивности.

Если вы постоянно переключаетесь с одного приложения на другое в течение дня, вы теряете время и рассеиваете свое внимание, из-за чего вам трудно сосредоточиться на какой-либо задаче.

Тем не менее, вы можете найти способы избегайте чрезмерного использования приложений для общения и совместной работы на вашем рабочем месте.

4. Вы всегда на связи

Постоянная связь и ожидание того, что вы всегда будете доступны для ответа на сообщения, стали нормой на современном рабочем месте. Однако эта культура всегда быть «включенным» и работать вне пределов традиционного рабочего времени может привести к нескольким нежелательным последствиям.

Во-первых, более продолжительный рабочий день не обязательно означает повышение производительности. На самом деле, это часто имеет обратный эффект. Если вы обнаружите, что много работаете ночью или по выходным, вы, скорее всего, быстро перегорите, что приведет к снижению качества работы и производительности.

Но дело не только в вашей профессиональной жизни, так как ваша личная жизнь тоже может быстро начать страдать. У вас мало времени для отдыха и омоложения, когда вы всегда «включены», что приводит к проблемам с психическим и физическим здоровьем.

5. Бесконечные уведомления

В своем стремлении быть более связанными в надежде повысить свою производительность вы, возможно, непреднамеренно подписались на бесконечный поток уведомлений из ваших чат-приложений. На первый взгляд эти маленькие красные всплывающие окна и звуковые сигналы могут показаться безобидными, но они могут быстро отвлечь внимание, непреднамеренно к переключению контекста и снижению производительности.

Иногда одного лишь просмотра этих красных всплывающих окон (даже если вы не читаете сообщения) может быть достаточно, чтобы вы потеряли концентрацию и нарушили поток.

Итак, что вы можете сделать, чтобы избежать этих ловушек производительности?

Лучшие стратегии для достижения продуктивного общения на рабочем месте

1. Используйте асинхронную связь

Слишком большое внимание к немедленным ответам и общению в режиме реального времени, особенно когда члены команды работают в разных часовых поясах, может принести больше вреда, чем пользы.

Вместо того, чтобы ожидать (или, что еще хуже, требовать) мгновенных ответов, примите асинхронная связь. Этот стиль общения позволяет вам отвечать на сообщения в удобное для вас время, сокращая количество отвлекающих факторов и позволяя вам сосредоточиться на более важных задачах.

Вам не всегда нужно добавлять в свой арсенал еще одно приложение для общения, когда вы найдете новое. Всем в вашей команде требуется время, чтобы привыкнуть к новому инструменту, поэтому часто лучше просто придерживаться того, что у вас есть, особенно когда он уже предлагает нужные вам функции.

Вместо того, чтобы подписываться на еще одно приложение, найдите время, чтобы оценить свои существующие инструменты, чтобы увидеть, можете ли вы интегрировать их с другими приложениями, которые вы используете, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Таким образом, вам не нужно будет переключаться между приложениями так часто, и вы сможете избежать связанной с этим потери производительности.

3. Создать внутреннюю вики

Ан внутренняя вики является центральным хранилищем знаний и информации вашей команды. Это отличный способ хранить всю важную информацию организованной и доступной в одном месте.

Вики может помочь снизить потребность в постоянном общении, облегчая членам команды поиск ответов на свои вопросы. Вы также можете использовать свою внутреннюю вики, чтобы создать книгу для общения с вашей командой, чтобы задокументировать лучшие практики и рекомендации для всей компании.

Это может включать что угодно: от того, как и когда использовать определенные инструменты, до определения того, что вы считаете «срочным» сообщением, и идеального времени ответа.

То, как вы используете инструменты для общения и совместной работы, может значительно повлиять на вашу производительность. Если вас постоянно отвлекают уведомления, попробуйте изменить настройки, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы.

Например, вы можете отключить уведомления для определенных каналов или разговоров, настроить часы «Не беспокоить» или даже полностью отложить уведомления в течение запланированного времени. Настраивая свои инструменты в соответствии со своими потребностями, вы можете вернуть контроль над своей производительностью.

Кроме того, если вы используете Slack, вы можете добавить @Обязательное расширение в рабочее пространство, чтобы срочные сообщения всегда были видны. Это приложение Slack позволяет вам помечать определенные сообщения как обязательные к прочтению, и члены команды будут иметь все свои критические сообщения в одном пакете, чтобы не тратить время на прокрутку истории чата.

Используйте ваши приложения для обмена сообщениями правильно, чтобы максимизировать производительность

Хотя приложения для чата могут быть отличным способом повысить производительность, они также могут сильно отвлекать, если не используются должным образом. Можно сделать вывод, что в первую очередь это зависит от того, как вы используете эти инструменты.

Следуя приведенным выше стратегиям, вы сможете вернуть себе контроль над своей производительностью и избежать подводных камней.

Как преодолеть перегрузку совместной работой на рабочем месте

Читать дальше

Об авторе