Как добавить или удалить цифровую подпись в файлах Microsoft Office

Мы все подписываем документы для различных целей, такие как официальные письма, договоры аренды нашей квартиры, документы о проектах, которыми мы делимся с сотрудниками, и заявки на получение кредита.

Однако проще и часто безопаснее ставить свои подписи на документах, если они сделаны в цифровом виде. Файлы Microsoft Office, такие как Word, Excel и PowerPoint, позволяют легко добавлять цифровые подписи. Давайте посмотрим, как это делается.

Что такое цифровая подпись и зачем ее добавлять?

Цифровая подпись — это тип электронной подписи, который используется для проверки подлинности и целостности цифровой информации, такой как электронные письма, транзакции по кредитным картам и документы. Файлы Microsoft Word и Excel могут быть подписаны цифровой подписью. есть много способов подписать PDF-файлы слишком.

Если вы подписываете документ цифровой подписью, это подтверждает, что информация в документе исходит от вас и не была изменена с тех пор, как вы его подписали. Так что это похоже на виртуальный отпечаток пальца или электронное представление вашей рукописной подписи.

Хотя есть много приложения для подписи документов онлайн, Microsoft Office позволяет создавать цифровые подписи в файлах Word, Excel и PowerPoint. Вам не нужно брать распечатку документа, подписывать его ручкой, а затем сканировать и отправлять. Вы можете просто создать цифровую подпись в файле Office и отправить ее по электронной почте.

Добавление цифровой подписи помогает сделать документ подлинным и официальным. Он также гарантирует неотказуемость, что означает, что он доказывает всем сторонам происхождение подписанного контента.

Более того, по данным Microsoft, подписи в файлах Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint, которые проставлены безопасным сервером меток времени, при определенных обстоятельствах имеют силу нотариальное заверение.

Как сделать цифровую подпись официальной

Вам необходимо иметь сертификат цифровой подписи, чтобы подтвердить свою личность и сделать ее официальной. Когда вы отправляете файл Microsoft Office с цифровой подписью, цифровой сертификат включается в него вместе с открытым ключом.

Цифровые сертификаты выдаются центром сертификации (CA). Сертификат обычно действителен в течение года, после чего подписывающая сторона должна обновить или получить новый сертификат подписи для установления личности.

Если вы не хотите приобретать сертификат или вам нужно немедленно подписать документ, вы также можете создать свой сертификат. В Windows процесс создания сертификата зависит от того, какую версию Windows вы используете — Windows 10, 8, 7, Vista или XP.

Чтобы узнать больше о службах цифровых сертификатов или инструкциях по созданию сертификата, посетите эта страница поддержки Майкрософт.

Как добавить цифровую подпись к файлу Microsoft Office

Вы можете добавлять цифровые подписи в файлы Word, Excel и PowerPoint. Чтобы добавить цифровую подпись, вам необходимо иметь открытый файл документа Word или лист Excel. Процесс для Word и Excel аналогичен, поэтому давайте рассмотрим, как добавить цифровую подпись в файл Word.

1. В открытом файле Word, например, в конце, где вы подписываете документ, поместите указатель в то место, где вы хотите создать цифровую подпись.
2. Нажать на Вставлять вкладка Список строк подписи будет находиться в текстовой группе в правом верхнем углу.
3. Нажмите Подпись Microsoft Office Линия. Откроется вкладка настройки подписи, где вы должны заполнить несколько полей.
4. Добавьте соответствующую информацию в диалоговое окно «Настройка подписи»: Предлагаемая подписывающая сторона: (это будет ваше имя), Должность подписывающей стороны: (ваше обозначение) и Адрес электронной почты подписывающей стороны: (ваш адрес электронной почты, если вы хотите его указать).
5. В инструкциях для подписывающей стороны будет инструкция по умолчанию: Прежде чем подписывать этот документ, убедитесь, что содержимое, которое вы подписываете, правильное. Эту инструкцию можно изменить и ниже будет два варианта, которые вы можете установить, поставив галочку флажки: Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне «Подписание» и «Показывать дату подписания в подписи». линия.
6. Заполнив свои данные, нажмите Ok. Теперь вы сможете увидеть строку подписи с вашим именем и должностью под ней.

Теперь давайте посмотрим, как добавить подпись в строку подписи.

1. Щелкните правой кнопкой мыши строка подписи в файле. Затем выберите Подписать из меню.
2. Вы можете добавить свою подпись тремя способами:
   • Если вы хотите добавить свой печатный знак, просто введите свое имя рядом с Икс символ.
   • Если у вас есть изображение вашей подписи, нажмите на Выберите изображение подписи вкладку и нажмите Выберите изображение— откроется Проводник, и вы сможете добавить изображение своей подписи, просматривая свой компьютер.
   • В-третьих, если у вас планшетный ПК, вы также можете добавить собственноручную подпись, поставив подпись рядом с Икс в строке подписи.
3. Вы также можете добавить сведения о подписывающем лице (которым можете быть вы), например, свою роль и адрес места производства, щелкнув значок Подробности кнопка.
4. Затем в конце нажмите на Подписать внизу.
5. Вы получите запрос на подтверждение подписи. Затем ваша подпись появится в строке подписи в вашем документе. Теперь вы можете отправить документ с цифровой подписью.

Как удалить цифровую подпись

Удаление цифровой подписи — дело пары кликов.

1. Откройте файл Microsoft Word или Excel с цифровой подписью.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на Строка подписи.
3. Нажмите Удалить подпись. Появится запрос на подтверждение удаления подписи.

Ваша цифровая подпись будет удалена из документа. Редактирование документа также удалит из него подписи.

Как добавить или удалить невидимую цифровую подпись

В отличие от видимой подписи невидимая цифровая подпись не добавляет в документ никаких пометок или текста. Скорее невидимая подпись добавляет в файл документа только метаданные, чтобы гарантировать подлинность документа без изменения его содержимого.

Вы можете добавить невидимую цифровую подпись в файл Microsoft Office, выполнив следующие действия:

1. Откройте документ Word, Excel или PowerPoint и щелкните Файл. То Информация раздел откроется.
2. Выбирать Защитить документ.
3. Затем в раскрывающемся меню выберите Добавить цифровую подпись.
4. Окно цифровой подписи откроется. Введите цель подписания документа в диалоговом окне.
5. Затем нажмите Подписать.
6. То Информация Затем в разделе будет показано, что документ был подписан и помечен как окончательный.

После того, как файл будет подписан цифровой подписью, он станет документом только для чтения, чтобы предотвратить дальнейшие изменения.

Также легко удалить невидимую цифровую подпись.

1. Откройте файл с невидимой цифровой подписью. Сверху вы увидите два сообщения: одно о том, что документ помечен как окончательный, а второе о том, что документ содержит действительные подписи.
2. На втором Подписи строку сообщения, нажмите на Просмотр подписей. То Подписи панель откроется в правой части документа.
3. Нажмите на стрела рядом с именем подписи.
4. Затем нажмите Удалить подпись из выпадающего меню.
5. Наконец, нажмите да в появившейся подсказке. И ваша невидимая цифровая подпись будет удалена.

Придайте своим офисным документам подлинность и безопасность с помощью цифровой подписи

Цифровые подписи добавляют уровень доверия и подлинности вашим документам. Это вселяет уверенность в ваших сотрудников и получателей ваших документов.

Кроме того, вы можете быть уверены, что ваши документы в безопасности и не могут быть подделаны. Поэтому упростите и обезопасьте свои официальные и личные транзакции, добавив цифровые подписи к своим файлам Microsoft Office.

Как подписать документ Microsoft Word цифровой подписью

Читать дальше

Об авторе