Как использовать блокировку по времени, чтобы ограничить количество отвлекающих электронных писем и сообщений

Эффективное общение важно на рабочем месте, но иногда оно может отвлекать, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Легко думать, что нам нужно давать немедленный ответ на каждое электронное письмо или сообщение, что иногда превращается в полноценный разговор, на который у вас действительно нет времени.

В этой статье мы расскажем вам, как вы можете заблокировать свое общение по времени, чтобы помочь вам сосредоточиться на поставленной задаче.

1. Время блокировки вашего почтового ящика

Если вы будете постоянно нажимать на свой почтовый ящик каждый раз, когда получаете электронное письмо, вы не добьетесь многого. Вы не только отвлекаетесь от текущей задачи, чтобы прочитать письмо и, возможно, ответить на него, но также вам требуется время, чтобы перефокусироваться.

Вы можете попробовать блокировать время.

Идея временной блокировки вашего почтового ящика состоит в том, чтобы проверять свою электронную почту только в определенные временные интервалы в течение дня. Таким образом, вы можете сосредоточиться на текущей задаче в течение длительного периода времени с минимальными перерывами.

Хотя вы все равно можете взглянуть на отправителя и строку темы в уведомлении, чтобы не пропустить ничего важного, вы не предпринимаете никаких действий и сразу же переходите к своему почтовому ящику. Ваш ум остается на задаче, потому что вы знаете, что получите письмо позже, если, конечно, оно не срочное и вам не нужно уделить ему внимание.

Когда вы привыкнете к рутине не открывать и отвечать сразу, ваши клиенты или коллеги тоже привыкнут к этому. На самом деле, вы даже можете давать более качественные ответы, поскольку вы будете сосредоточены на общении, а не на том, чтобы вернуться к предмету, над которым работаете.

В качестве предложения вы можете начинать каждый визит в свой почтовый ящик, проверяя сначала старые сообщения. Со всем хламом или барахлом разбирайтесь сразу. Если ответ не требуется, запишите все действия и отправьте в архив.

Если отправителю нужен только быстрый ответ, вы также можете ответить ему, пока вы там, но если ему нужен ответ, который займет больше времени, чем вы отложили, отметьте электронное письмо или создайте напоминание, чтобы вернуться к нему позже. Цель, о которой следует помнить, состоит в том, чтобы сведите ваш почтовый ящик к нулю непрочитанных сообщений и не иметь дело с одним и тем же письмом дважды.

Когда время блокирует ваш почтовый ящик, вы также должны учитывать время и частоту. Это будет варьироваться от человека к человеку в зависимости от их объема электронной почты, роли, которую они имеют, и их расписания.

2. Время блокировки исходящих сообщений

Для электронных писем, на которые требуется более длинный ответ, или тех, которые вам нужно отправить самостоятельно, выделите время для этого, а не тратьте значительную часть своего продуктивного времени на папку «Исходящие». Это требует некоторой практики, но если вы точны в ваших письмах, вы также потратите меньше времени на их написание.

Начинайте каждый сеанс исходящих сообщений с самых важных сообщений, а когда время истечет, сосредоточьтесь на других задачах. То, что вы можете ответить кому-то сразу, не означает, что вы всегда должны это делать. Конечно, есть исключения, но отключение вашего внимания для ответа на несрочные сообщения складывается.

Существует также вопрос о том, требует ли сообщение ответа. Легко чувствовать себя обязанным ответить, но если отправитель на самом деле ни о чем вас не спрашивает или не требует вашего участия, простая благодарность может помочь в зависимости от того, кто ее отправил.

Отвечаете ли вы на каждое полученное электронное письмо или нет, зависит от этикета на рабочем месте и ваших отношений с отправителем. Некоторые люди скорее не получат ответа, чем откроют сообщение с благодарностью из двух слов, другие могут оценить это примечание.

3. Помещение ваших сообщений на тайм-аут

Сообщения занимают не так много времени, как электронные письма, чтобы прочитать и ответить на них, тем более что более приемлемо ответить одним словом, стратегическим смайликом или даже гифкой. Однако они складываются.

Включение вашего мессенджера в расписание может помочь уменьшить прерывания. Время блокировки ваших сообщений немного отличается от ваших электронных писем, потому что на них не потребуется много времени, чтобы ответить. Вместо этого вы можете заблокировать время, чтобы сосредоточиться на своих задачах, и позволить своим входящим сообщениям ждать, пока сеанс не закончится.

Если вы используете Slack, вы можете показать, что сосредоточены на использование Slack-статуса а не откладывать, если вы все еще хотите следить за уведомлениями. Однако, если вы в конечном итоге используете отсрочку, люди все равно могут отправить сообщение, сообщив вам, что оно срочное.

Если вы отправляете сообщение своему коллеге и обнаруживаете, что разговор затягивается, вы можете пригласить своего коллегу позвонить вам для уточнения, так как разговор по телефону может быть быстрее.

4. Установление границ для электронных коммуникаций

Прежде всего, это напоминание не всем нравится, но вы заметите увеличение производительность, если вы не будете проверять свои личные сообщения, пока не сделаете перерыв или немного время простоя.

Телефоны Apple и Android имеют настраиваемые параметры фокусировки, которые могут помочь вам в этом, позволяя отключать звук определенных приложений при включении режима «Не беспокоить». Таким образом, вы можете отключать приложения и текстовые сообщения, которые могут вас отвлекать, но продолжать звонки, если кому-то нужно до вас дозвониться.

Вы также можете найти аналогичные настройки на своем компьютере. Например, Уведомления панель в iOS Системные настройки позволяет планировать режим «Не беспокоить» и включать и выключать приложения.

Конечно, некоторые люди и ситуации потребуют вашего немедленного внимания, но некоторые вещи могут подождать до тех пор, пока вы не приступите к продуктивному сеансу, чтобы вы могли их решить. Это будет варьироваться от человека к человеку, но постарайтесь придумать свой собственный свод правил о том, кому и чему вы позволите отвлекать внимание.

Ограничьте свои отвлекающие факторы

С таким количеством электронных писем и уведомлений, которые вы получаете в день, легко отвлечься, пытаясь сосредоточиться. Если вы обнаружите, что это распространено, попробуйте один или несколько из этих советов, чтобы увидеть, что работает для вас.

4 лучших совета, как уменьшить перегрузку электронной почты

Читать дальше

Об авторе