Усталость от функций: как избежать перегрузки с помощью программного обеспечения для управления проектами

Поиск подходящего программного обеспечения для управления проектами может быть проблемой. С каждым выбором идет длинный список возможностей и функций с разными названиями и иногда неясным назначением.

При сравнении легко растеряться, но так быть не должно. В этой статье мы дадим вам несколько советов, которые помогут уменьшить усталость от функций, когда дело доходит до выбора подходящего программного обеспечения для управления проектами.

1. Составьте план для вашего программного обеспечения для управления проектами, прежде чем пробовать или покупать

Вы уже приняли решение попробовать программное обеспечение для управления проектами или, по крайней мере, рассматриваете его. Имея так много отличных вариантов, вы окажете себе огромную услугу, наметив, что вы хотели бы с ним делать, прежде чем изучать возможности и функции каждого программного обеспечения.

Это не только поможет вам найти правильное программное обеспечение, но также поможет вам выявить и исключить неправильные.

Подумайте о том, как вы и ваши коллеги теперь можете сообщать о задачах. Вы хотите, чтобы программное обеспечение заменило определенные типы электронных писем, собраний и заметок? Какие типы деталей вы обычно включаете и как вы распределяете задачи?

Еще одна важная часть описания того, как вы будете его использовать, — это определение того, кто будет его использовать. Сколько человек у вас в команде? Какие роли и разрешения вам потребуются для учетной записи каждого члена команды? Потребуется ли вам включать гостевые учетные записи для клиентов или подрядчиков?

Вы также можете подумать, нужны ли вам частные рабочие области в вашем программном обеспечении. Например, вы можете настроить списки, которые вы создаете в своих рабочих пространствах ClickUp, как общие или частные по умолчанию и переключаться в любое время. Идея противоположна: страницы являются частными, пока вы не поделитесь ими с гостями, если только вы не перейдете к групповой учетной записи.

Хотя многие программы для управления проектами могут показаться одинаковыми, ответы на эти вопросы помогут вам понять, какие функции вам понадобятся в рамках вашего бюджета.

2. Решите, какие функции вам нужны, исходя из того, что вы уже делаете

Здесь все может стать немного сложнее. Существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, и при этом каждое программное обеспечение имеет длинный список функций.

Здесь следует помнить, что меньше значит больше. Вы можете даже наметить повторяющиеся задачи или рабочие процессы только с таблицей и несколькими контрольными списками, как показано в примере с использованием Notion ниже. Все зависит от того, как вы и ваша команда работаете вместе.

Используя в качестве примера отслеживание времени, только потому, что вы можете сделать это в каком-то программном обеспечении для управления проектами, не означает, что вы должны это делать. Если у вас уже есть метод отслеживания времени, который работает, или вы в настоящее время не отслеживаете свое время, и это нормально, зачем выбирать метод с отслеживанием, а не без него?

Ваше программное обеспечение для управления проектами не должно создавать неудобств для ваших повседневных задач. Прежде всего, это инструмент, который вы можете использовать для эффективно сообщать о проектах, так что подумайте, как вы это делаете в настоящее время и какие функции будут наиболее полезными.

На дополнительные функции легко отвлечься не только потому, что вы тратите время на их настройку и не пользуетесь ими, но и потому, что они загромождают ваше рабочее пространство. Это подводит нас к следующему пункту.

3. Если это кричаще, решите, является ли это устойчивым

Если какая-то функция привлекает ваше внимание, и вы решаете, что хотите ее использовать, спросите себя, будете ли вы использовать ее в долгосрочной перспективе. Например, ферма лам и виджеты батареи на Monday.com — довольно забавные дополнения к панели инструментов, поскольку они делают ваши цели чем-то похожими на игру, но волнение может легко пройти.

На самом деле, вы можете вообще не смотреть на виджеты, поскольку Monday, ClickUp, Notion и Asana — отличный выбор без них. Изображение ниже представляет собой простой пример доска заявок на проекты используя только некоторые из многих функций, доступных в бесплатной версии ClickUp.

Лучше всего выбирать программное обеспечение для управления проектами, основываясь на его основе, а не на его прибамбасах, особенно если они только снижают вашу производительность.

Еще один момент, на который следует обратить внимание, — это интеграции. Как и в случае с виджетами, вы, вероятно, сможете использовать программное обеспечение без них. Однако, если вам нравится, что он интегрируется с другим программным обеспечением, посмотрите, какие задачи он может выполнять, прежде чем позволить этому стать решающим фактором. Интеграция может быть просто еще одним уведомлением или шагом.

4. Некоторые полезные базовые функции для поиска

Прежде чем мы перейдем к основам, важно отметить, что когда вы сравниваете функции программного обеспечения для управления проектами, вы посещаете каждый веб-сайт в отдельности. Каждое программное обеспечение может использовать разные системы именования для одной и той же функции, что создает впечатление, что другое программное обеспечение не имеет конкретной возможности при прямом сравнении. Конкуренция просто может назвать это по-другому.

Лучшим примером этого является понятие. Хотя вы не найдете обширного списка каждого элемента контента, вы можете добавлять задачи, статусы или доски на свои страницы. С помощью блоков можно создать эффективную систему управления проектами.

Независимо от названия, некоторые полезные основы, на которые вам стоит обратить внимание:

• Задачи, страницы или импульсы— какую бы терминологию ни использовало программное обеспечение, это пустые карточки в программном обеспечении для управления проектами. где вы можете добавить описание, дату выполнения, приоритет, правопреемника и вложения при создании назначение.
• Средства коммуникации— вместо того, чтобы переключаться между программным обеспечением для управления проектами и электронной почтой, имея инструменты для комментирования, ответа и пометки других чрезвычайно полезны при совместной работе или делегировании проекты.
• Статусы— Часть того, что делает инструменты управления проектами замечательными, заключается в том, что вы и ваша команда можете сообщить друг другу, что вы над чем-то работаете, не делая публичного объявления.
• Напоминания— вы, вероятно, захотите настроить их в соответствии со своими потребностями, но вы будете благодарны за наличие напоминаний в своем программном обеспечении для управления проектами, особенно в те моменты, когда они вам нужны.
• Чистый интерфейс— чистый минималистичный дизайн поможет вам сосредоточиться на самых важных задачах.

Не позволяйте функциям мешать работе

Поначалу программное обеспечение для управления проектами может показаться пугающим, но это не обязательно. Если у вас есть план и вы будете его придерживаться, вы найдете лучший вариант для себя и своей команды.

Лучше всего то, что большинство компаний, занимающихся разработкой программного обеспечения для управления проектами, предлагают бесплатную пробную версию, поэтому вы можете протестировать ее, прежде чем платить. Почему бы не попробовать несколько, создав по одной доске проекта в каждом?

Кликап против. Асана: что лучше для управления проектами?

Существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, вот несколько советов, которые помогут вам выбрать между Asana и ClickUp.

Читать далее

Об авторе