4 совета по повышению производительности при проверке почтового ящика

Мы все были там. Вы сосредоточены на текущей задаче, когда получаете электронное письмо от коллеги, которое отвлекает вас от текущей задачи. Любопытно, вы нажимаете на него, чтобы увидеть, как вы можете помочь, но на самом деле это не то, что требует немедленного ответа.

Тем не менее, вы можете задаться вопросом, следует ли вам вернуться к ним сейчас или попытаться восстановить свое внимание, что может быть особенно сложно, когда это происходит часто в течение дня.

В этой статье мы познакомим вас с некоторыми советами, которые помогут вам оставаться продуктивным при проверке электронной почты.

1. Ограничьте количество раз, когда вы проверяете свой почтовый ящик в день

Если вы нажимаете на свой почтовый ящик каждый раз, когда получаете электронное письмо или ожидаете его, вы постоянно отвлекаетесь. Вы также хотите учитывать время, которое требуется вам, чтобы вернуться к работе после того, как вас прервали, особенно если вы отвечаете на каждое электронное письмо сразу.

Хотя вы можете чувствовать себя занятым, это может быть не самым продуктивным способом работы. Вы хотите проверить свою

почтовый ящик с намерением очистить список адресов электронной почты.

Если ваша работа действительно не требует немедленного ответа на все электронные письма, попробуйте ограничить количество раз, когда вы проверяете свой почтовый ящик в день. В качестве предложения вы можете проверять и расставлять приоритеты в своей электронной почте два-три раза в день — один раз, когда вы приходите на работу, один раз после обеденного перерыва и, возможно, за час до того, как вы закончите день.

Тем не менее, лучше всего придумать распорядок, который подходит вашему графику и тем, с кем вы работаете. Хотя вы можете давать немедленные ответы, это не означает, что вы всегда должны это делать, особенно если вы сосредоточены на важной задаче или крайнем сроке.

Конечно, у вас будут люди, с которыми вам нужно будет связаться раньше, чем позже, будь то ваш начальник, клиент или приоритетный коллега. Когда вы проверяете свой почтовый ящик, сделайте свой ответ на них приоритетным. Вы также можете включить оповещения о том, когда этот человек отправляет вам электронное письмо в режиме «Не беспокоить», или просто настроить количество раз, когда ваш почтовый ящик проверяет наличие новой почты.

Вам решать, хотите ли вы изменить настройки уведомлений, чтобы полностью отключить определенные электронные письма. Однако, чтобы не пропустить что-то очень важное, вы можете просто взглянуть на получателя и строку темы в уведомлении и быстро вернуться в нужное русло, если оно может подождать.

2. Избегайте повторной работы с одним и тем же электронным письмом

Вы когда-нибудь открывали и читали одно и то же письмо несколько раз, чтобы освежиться, прежде чем действовать? Это может быть пустой тратой вашего времени и внимания.

Вы можете предотвратить это, предпринимая действия каждый раз, когда вы открываете его. Решите, требует ли он ответа, можете ли вы его заархивировать или заархивировать, или это мусор или что-то, что вы можете просто удалить.

Решение ответить на него не означает, что это должно произойти сразу же, но добавьте флажок или какое-либо напоминание, чтобы вы знали, что нужно делать это в следующий раз, когда будете заниматься своими электронными письмами.

В вашем почтовом ящике также может быть функция напоминаний по электронной почте. Например, Spark позволяет вам откладывать сообщения на определенный период времени и будет напоминать вам о них в определенный день и время. Это также позволяет вам установить напоминание для отслеживания отправленного электронного письма, если вы еще не получили ответ от получателя.

Все в вашем почтовом ящике, что не требует ответа, файл, спам или корзина сразу — большинство провайдеров электронной почты делают это очень легко, поэтому лучше просто сделать это и сделать это.

Это также помогает придумать для себя некоторые правила, основанные на объеме получаемых вами электронных писем. Например, кто является приоритетным и ваше время отклика. Другие тоже к этому привыкнут и узнают, что вы дадите им отличный ответ, но не сразу.

Если вы обнаружите, что есть электронное письмо, которое вы откладывали, используйте есть метод лягушки чтобы сделать это.

3. Отписаться от бесполезных информационных бюллетеней и маркетинговых рассылок

Скорее всего, вы получаете достаточно уведомлений в день без добавления информационных бюллетеней и маркетинговых писем. Легко позволить им ускользнуть и позволить им накапливаться в вашем почтовом ящике, потому что вы заняты.

Тем не менее, их просеивание — это еще одна задача, которая отнимет у вас внимание и производительность. Это особенно верно, если отправитель написал электронное письмо достаточно хорошо, чтобы вы щелкнули и прочитали его, не зная, зачем вы это делаете.

Если это не то, что вы действительно собираетесь предпринять, например, прочитать контент автора или воспользоваться продажами компании, отмените подписку. Сэкономьте время и энергию, которые вы вложили в эти электронные письма, и направьте их на что-то более значимое или расслабляющее.

Если у вас есть информационные бюллетени и маркетинговые электронные письма, которые вы любите читать, вы можете попробовать поставщика услуг электронной почты, такого как Spark, который предлагает Smart Inbox.

Функция Smart Inbox отделяет информационные бюллетени и сообщения от сервисов от личной электронной почты. Он также отключает уведомления от незнакомцев и автоматические сообщения.

4. Блокировка нежелательной почты — адреса и домены

Когда дело доходит до фильтрации нежелательной почты, некоторые поставщики электронной почты справляются с этой задачей лучше, чем другие. Даже такой популярный выбор, как Outlook, не идеален, позволяя проходить нежелательной почте.

Однако, если кто-то рассылает вам спам, вы можете заблокировать его адрес электронной почты. Вы также можете заблокировать весь домен, если обнаружите, что получаете электронные письма от разных имен пользователей, но с одного и того же веб-адреса.

Если вы используете Outlook, вы можете найти эту функцию в Спам раздел Почта вкладку в разделе «Настройки» и «Просмотреть все настройки Outlook». Gmail — еще один провайдер, который позволяет вам легко блокировать адреса электронной почты и компании.

Если вы используете другого провайдера электронной почты, проверьте наличие этой функции, выполнив поиск заблокировать почтовый домен и имя поставщика, которым вы пользуетесь.

Имейте в виду, что лучше не нажимать кнопку «Отписаться» в спам-письме, так как это может привести вас на сомнительный сайт, который хочет получить вашу личную информацию. На самом деле, вообще избегайте взаимодействия с ними, если только вы не помечаете их как спам или не удаляете их.

Повысьте свою продуктивность, ограничив количество электронных писем

Электронная почта — полезный инструмент в общении. Однако это также может стать отвлечением, когда мы не обращаем пристального внимания.

Если вы обнаружите, что проводите много времени в папке «Входящие», почему бы не попробовать один или несколько из этих советов, чтобы посмотреть, поможет ли это?

Как взять под контроль свой почтовый ящик и оставаться продуктивным

Постоянная проверка электронной почты может занять много времени. Эти советы помогут вам контролировать свой почтовый ящик и успевать больше.

Читать далее

Об авторе