4 причины, по которым Google Таблицы — лучшее программное обеспечение, которое вы можете использовать как предприниматель

Начало вашего бизнеса может стоить вам тысячи долларов. Это еще до того, как вы подумаете о добавлении товара, оплате труда персонала, поиске офисного помещения и обо всем остальном.

В современную эпоху вам нужно правильное программное обеспечение, и буквально тысячи компаний SAAS борются за ваши стартовые доллары. Но знаете ли вы, что Google Таблицы могут выполнять большинство (если не все) задач, которые могут выполнять эти дорогие программы? Это также бесплатно.

Читайте дальше, чтобы узнать, как Google Sheets может стать лучшим программным обеспечением, чтобы вдохнуть жизнь в ваш новый бизнес.

1. Google Таблицы — король совместной работы

Другие инструменты для работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Excel, могут иметь больше функций и возможностей, чем Google Sheets, но они не приближаются к встроенным функциям совместной работы в Sheets.

Даже если вы стартап-одиночка, придет время, когда вам придется делиться данными с инвесторами, фрилансерами, налоговыми агентами или юристами. Итак, не имеет ли смысл иметь готовые электронные таблицы, которыми можно легко поделиться?

Некоторые из лучших функций совместной работы в Google Таблицах включают в себя:

• Быстрое добавление комментариев и ответов
• В чате программы
• Мультиредактирование в реальном времени с разных компьютеров
• Интеграция с чатом Gmail
• Интеграция с Google Диском

Защитите данные во время совместной работы над командными листами

Чтобы проиллюстрировать мощные функции совместной работы Google Sheets, давайте рассмотрим потенциальную обратную сторону совместной работы: нежелательное изменение данных членами команды. Вы можете избежать этого, если диапазоны защиты или листы из правок. Для этого все, что вам нужно сделать, это:

1. Выделите данные, которые вы хотите защитить, и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть меню.
2. Перейдите к Дополнительные действия с ячейками > Защитить диапазон
3. В появившемся меню убедитесь, что диапазон, который вы хотите защитить, находится в поле, затем нажмите Установить разрешения (вы также можете выбрать Лист для защиты всего листа)
4. Выберите, кому вы хотите предоставить возможность вносить изменения в диапазон

Google Meet и чат Gmail

Не только сами листы хороши для совместной работы. Полная интеграция с другими Google Apps делает его идеальным для онлайн-презентаций.

Скажем, у вас важная встреча с клиентом или потенциальным инвестором, и вам нужно показать им данные, подтверждающие ваши заявления. Вы можете сделать это, загрузив электронную таблицу непосредственно в вызов Google Meet.

Просто убедитесь, что вы используете все функции Google Sheets, чтобы сделать ваши данные удобоваримыми в первую очередь. Хорошей практикой было бы использование диаграмм, сводные таблицыи условное форматирование, чтобы ваши необработанные данные можно было интерпретировать с первого взгляда.

2. Шаблоны экономят время и деньги

Если вы немного неопытны в работе с электронными таблицами, легко просмотреть все возможности и функции в Google Sheets и быть ошеломленными. Но в большинстве случаев вы можете использовать готовый онлайн-шаблон. Вам даже не нужно точно понимать, как работает каждая формула, и просто вводить свои цифры.

Самое приятное то, что вы можете найти шаблоны Google Sheets бесплатно большую часть времени. Некоторые из них есть даже на главном экране Google Sheets.

Вот лишь несколько примеров аспектов вашего стартапа, которые вы можете отслеживать с помощью шаблонов Google Sheets:

• Управление проектом
• Выставление счетов
• Табель учета рабочего времени
• Опросы
• Отслеживание налогов
• Управление логистикой
• Бюджетирование
• Планирование

Как только вы немного познакомитесь с программой, вы даже сможете сделать свои собственные шаблоны поэтому они точно соответствуют вашим потребностям.

3. Вы можете создавать легко читаемые информационные панели

Как обсуждалось ранее, обеспечение удобочитаемости необработанных данных жизненно важно для совместной работы. Это также упрощает выполнение точных прогнозов будущего вашего бизнеса.

Компании SAAS знают об этом, и многие из них берут тысячи долларов за специализированное программное обеспечение, которое может позаботиться об этом. Тем не менее, Google Таблицы могут сделать это бесплатно.

Чтобы самостоятельно сделать простую информационную панель, вам нужно будет перенести данные с Листа 2 в таблицы и графики на Листе 1. Конечно, если это звучит немного сложно, вы всегда можете выбрать шаблоны.

В библиотеке шаблонов Google Sheets доступно несколько шаблонов.

В качестве альтернативы, простой поиск в Google должен дать совпадение с точным типом шаблона, который вам нужен.

Вот несколько отличных идей для приборной панели:

• Отслеживание показателей сайта
• Данные о продажах
• Эффективность сотрудников

Вы даже можете создать панель инструментов, которая будет обрабатывать каждый источник данных, сохраненный в электронных таблицах на вашем Google Диске. Затем просто импортировать данные в новый лист и отформатируйте его соответствующим образом.

4. Вы можете получить доступ к своим данным в любом месте и в любое время

Многие из нас начинают свой собственный бизнес, чтобы избежать крысиных бегов с 9 до 5. Только чтобы обнаружить, что мы должны работать больше часов. Это особенно актуально, когда компания находится в зачаточном состоянии.

Начав свой бизнес с нуля, вы обнаружите, что вам придется отслеживать данные, когда вы этого не ожидали. Вот почему хранение всех ваших электронных таблиц в облаке может быть благословением.

Вот простой пример того, как это может помочь.

Допустим, один из ваших сотрудников звонит и говорит, что ему нужно внести изменения в защищенный диапазон в созданной вами электронной таблице. Вы думаете об этом и понимаете, что они правы.

Единственная проблема в том, что вы с семьей и не можете добраться до компьютера. Теперь сотрудник теряет время, не работая над вводом данных. Вы можете зайти на свой телефон на несколько секунд и изменить разрешения из любого места.

Аналогичный сценарий может возникнуть, когда вам нужно внести быстрые изменения перед встречей. Как бы то ни было, облачные вычисления это будущее, особенно для растущего бизнеса.

Максимизируйте потенциал своей компании с помощью Google Sheets

Использование этих четырех функций Google Таблиц поможет вашему бизнесу быстро начать работу. Но это всего лишь малая часть того, что программа может сделать для вас. Обязательно ознакомьтесь с другими нашими руководствами по Google Таблицам, чтобы расширить то, что вы уже узнали, и продолжайте учиться по мере роста вашего бизнеса.

8 лучших способов использовать Google Таблицы как профессионал

Хотите получить максимальную отдачу от Google Sheets? Вот как использовать Google Sheets как профессионал, чтобы быстро и легко выполнять задачи.

Читать далее

Об авторе