4 лучших совета, как уменьшить перегрузку электронной почты

По большей части тратить часы своего рабочего дня на общение — не самое продуктивное использование вашего времени. В идеале средства коммуникации, такие как электронная почта, должны давать вам возможность работать лучше, а не наоборот.

К сожалению, электронная почта стала всеохватывающей формой общения, которая может легко отнять у вас весь день, лишая вашего времени и продуктивности.

В этой статье мы представим некоторые практические стратегии и инструменты для борьбы с перегрузкой электронной почты.

Что такое перегрузка электронной почты и как она влияет на вашу продуктивность?

Перегрузка электронной почтой — это неспособность справиться с количеством получаемых или отправляемых электронных писем. Это происходит, когда в вашем почтовом ящике больше сообщений, чем вы можете разумно обработать.

Итак, каковы признаки того, что вы боретесь с перегрузкой электронной почты?

• Вы чувствуете, что постоянно отстаете в своей электронной почте и никогда не можете наверстать упущенное.
• Вы испытываете стресс каждый раз, когда проверяете электронную почту, потому что у вас много сообщений, с которыми нужно разобраться.
  instagram viewer
• Вы получаете слишком много дополнительных электронных писем, потому что вам трудно успевать за своими сообщениями.
• У вас есть сильное желание постоянно проверять электронную почту, даже когда вы заняты другими делами или даже когда пытаетесь расслабиться дома.

Вы не одиноки, если испытываете некоторые из этих симптомов. Перегрузка электронной почты — распространенная проблема, с которой сталкиваются многие люди, но как мы к этому пришли? Есть много причин, по которым перегруженность электронной почтой стала такой проблемой, в первую очередь широкое распространение электронной почты в качестве основного средства связи. внутренняя связь на рабочем месте.

Ситуация ухудшилась с расширением удаленной рабочей силы, поскольку личное взаимодействие превратилось в общение по электронной почте. И последнее, но не менее важное: культура работы в реальном времени и всегда на связи означает, что люди должны всегда быть готовы ответить на электронные письма, даже в нерабочее время.

Все эти факторы привели к ситуации, когда люди проводят все больше и больше времени за электронной почтой, что привело к ряду негативных последствий, в том числе:

• Повышенный уровень стресса
• Трудно оставаться сосредоточенным
• Трудно уложиться в сроки
• Повышенное чувство подавленности
• Уменьшился производительность за счет переключения контекста.

Эти последствия не ограничиваются отдельными людьми, поскольку они могут иметь волновой эффект для команды или компании. Итак, как вы можете бороться с перегрузкой электронной почтой и восстановить контроль над своим временем и производительностью?

Лучшие советы по решению проблемы перегрузки электронной почты

1. Пакетная электронная почта

Пакетирование задач — эффективный метод повышения производительности это включает в себя группировку похожих задач и их выполнение в установленное время. Вы можете применить этот подход к электронной почте, группируя все действия, связанные с электронной почтой, в определенные временные интервалы.

Поскольку чтение электронных писем или ответ на них не обязательно требует умственных усилий, вы можете установить время в нерабочее время для этого, например, рано утром или поздно вечером, в зависимости от вашего хронотипа. Эта стратегия может помочь вам избежать искушения постоянно проверять электронную почту и не попасть в водоворот электронной почты.

Вы можете использовать приложения для управления временем подобно Календарь Google чтобы выделить время для действий, связанных с электронной почтой. Вы также можете настроить уведомления по электронной почте так, чтобы они приходили только во время активности электронной почты.

2. Отписаться от ненужных писем

Все эти надоедливые информационные бюллетени и рекламные электронные письма, на которые вы подписались много лет назад, но никогда не читали, могут быть значительным источником перегрузки электронной почты. Отказ от подписки на эти электронные письма может очистить ваш почтовый ящик.

Есть много способов отписаться от электронных писем, но самый распространенный — найти ссылку «отписаться» внизу письма. Однако, если вы подписались на сотни электронных писем, отписаться от них по одному может оказаться непростой задачей. Если это так, то существует множество инструменты, которые могут помочь вам организовать вашу электронную почту, включая Развернуть.me, который позволяет массово отписываться от электронных писем всего за несколько кликов.

Наконец, вы также можете настроить отдельную учетную запись электронной почты для рекламных сообщений, чтобы навести порядок в своем основном почтовом ящике. Таким образом, вы ограничиваете доступ к своему основному/рабочему адресу электронной почты только важными сообщениями.

3. Настройте фильтры электронной почты

Фильтры эффективно управляют вашей электронной почтой, автоматически сортируя ваши сообщения в определенные папки на основе определенных критериев. Например, вы можете настроить фильтр для автоматического удаления электронных писем от определенного отправителя до того, как они попадут в ваш почтовый ящик.

Фильтры могут помочь вам более эффективно управлять электронной почтой:

• Помогая вам оставаться организованным.
• Предотвращение захламления вашего почтового ящика ненужными электронными письмами.
• Позволяет быстро находить электронные письма по определенным критериям.

Вы можете настроить фильтры в своем почтовом клиенте; например, вы можете использовать эти умные фильтры Gmail или используйте службу фильтрации электронной почты, например Санебокс.

В идеале электронная почта не должна быть единственным средством связи на вашем рабочем месте. Вы можете использовать электронную почту для определенных целей, например, чтобы информировать клиента о проекте или доставлять развернутый контент.

Во многих случаях вы можете использовать другие инструменты внутренней коммуникации, такие как:

• Слабый это приложение для обмена рабочими сообщениями, которое позволяет вам общаться с коллегами и командами. Вы можете использовать его для различных целей, таких как обмен файлами, групповые беседы и создание каналов для конкретных проектов.
• Крутить является средство асинхронной связи это позволяет коллегам обмениваться сообщениями без давления или ожидания мгновенного ответа. Он идеально подходит для команд, которые хотят избавиться от постоянных прерываний из-за уведомлений и лучше контролировать свое время.
• Асана — это инструмент управления проектами, который позволяет отслеживать ход выполнения задач, обмениваться файлами и общаться с членами команды. Это отличный инструмент для проектной работы или команд, которым необходимо совместно работать над задачами.
• Шип это универсальное решение для работы с электронной почтой, которое может помочь вам преодолеть перегрузку электронной почты и повысить производительность. Вы можете использовать Spike для интеграции всех существующих учетных записей электронной почты, организации входящих сообщений, совместной работы с коллегами и многого другого.

Восстановите контроль над своей электронной почтой, чтобы повысить производительность

Перегрузка электронной почтой может стать серьезным убийцей продуктивности. Однако, используя стратегии и инструменты, описанные в этой статье, вы можете уменьшить беспорядок в ваш почтовый ящик и восстановить контроль над электронной почтой, повысив при этом свою продуктивность.

Как предотвратить попадание писем в спам: 6 советов

Ваши электронные письма могут не попадать в почтовые ящики получателей регулярно, если их блокируют спам-фильтры. Вот как вы можете предотвратить это.

Читать дальше

Об авторе