Как создать доску запросов проектов в ClickUp

Делегирование задач или просьба о помощи иногда могут вызывать у людей чувство неловкости. Будь то тревога из-за неправильного вопроса или беспокойство о том, что может подумать кто-то другой, это обычная проблема на рабочем месте.

Даже те, кто хорошо раздает задания, могут выиграть, тратя меньше времени на обсуждение деталей. Может быть утомительно отслеживать все, что вы обсуждали в электронных письмах, сообщениях и встречах, особенно когда вы теряете вложение, деталь или вопрос.

В этой статье мы расскажем вам, как сделать доску запросов проекта в ClickUp, которая сделает делегирование быстрым и безболезненным.

Какие столбцы вы будете включать в свою доску проектных запросов?

При создании доски запросов проекта в ClickUp, цель - сэкономить время. Вы должны четко указать, кому вы поручаете проект, когда вы хотите, чтобы они его выполнили, и уровень приоритета, а также кто делает запрос. Вы можете быстро сделать это, добавив столбцы правопреемник, срок сдачи, приоритет, а также создан к вашей доске.

Если вам интересно, почему создан колонка важна по двум причинам. Это поможет вашим товарищам по команде узнать, к кому обратиться, если они столкнутся с вопросом. Это также позволяет им узнать, кому они подчиняются, если у вас есть несколько человек, назначающих проекты.

Вы не можете изменить, кто появляется в создан столбец, поэтому, если вы создаете задачу от имени кого-то еще, вы можете отметить это в описании.

Кроме того, вы можете заметить правопреемник столбец по умолчанию содержит одно имя. Если вы хотите поручить выполнение задачи более чем одному человеку, вы можете включить нескольких исполнителей. Для этого щелкните значок своего профиля в левом нижнем углу, перейдите к Настройки, Выбрать ClickAppsи включите Несколько правопреемников iн варианты.

Если вы хотите привлечь к проекту кого-то еще, кто не работает над ним активно, вы можете добавить их в качестве наблюдатель, или если вы хотите, чтобы ваши товарищи по команде сами претендовали на задачи, вы можете просто оставить столбец пустым.

Связанный: Кликап против. Асана: что лучше для управления проектами?

В дополнение к четырем столбцам, упомянутым выше, кликап предлагает множество других, которые помогут вам рассказать о специфике проекта. Например, если ваши задачи срочные, вы можете использовать Дата создания столбец, чтобы показать, как долго он сидел. Вы также можете использовать оценка времени столбец, чтобы дать вашим товарищам по команде информацию о том, сколько времени может занять проект.

Чтобы выяснить, какие столбцы вы хотели бы использовать, найдите время, чтобы подумать о том, как ваша команда уже раздает задания, выберите то, что работает, и настройте доску в соответствии со своими потребностями.

Как настроить доску запросов проектов в ClickUp

Первым шагом в создании доски запросов проекта является создание нового списка в вашей рабочей области. Для этого наведите указатель мыши на название вашего рабочего пространства на боковой панели и нажмите кнопку «Добавить». Назовите свой список соответствующим образом.

Затем вставьте столбцы, которые вы хотите использовать, если их еще нет. Вы найдете их длинный список, когда выберете опцию добавления в правом верхнем углу списка. Имейте в виду, меньше значит больше. Если вы добавите слишком много информации на свою доску, это может в конечном итоге запутать ваших коллег, особенно тех, кто плохо знаком с программным обеспечением для управления проектами.

Вы также захотите использовать минимальный подход со статусами. Чтобы изменить свои статусы, наведите курсор на Сделать или любую вкладку состояния на вашей доске, щелкните три точки справа и перейдите к Управление статусами. Выбирать обычай и создайте те, которые вы хотели бы использовать для общения с вашей командой.

В примере используется сделать, в ходе выполнения, а также полный, но вы можете проявить больше творчества, если хотите. Если вы используете доску для подачи заявок на проекты, вы можете использовать открытым вместо дел и иметь назначенный статус, чтобы сообщить себе и другим, что кто-то еще этим занимается, даже если они еще не начали работать.

Вы также можете использовать такие параметры, как застрявший чтобы сообщить, что товарищу по команде нужна помощь, или на удерживании чтобы быстро сообщить, что проект не находится ни в стадии реализации, ни в завершении.

Как работать с доской проектных запросов

Идея доски запросов проекта состоит в том, чтобы ограничить общение при делегировании задач. Не то чтобы вы не делились подробностями или не отвечали на вопросы, но вы делаете все это в одном месте, чтобы вы и ваша команда знали, где найти информацию.

Детали в столбцах дают исполнителю краткий обзор ожиданий от проекта. Кроме того, вы можете поместить подробные примечания внутри задачи, нажав на ее название.

Здесь вы найдете место, где вы можете описать задачу своему товарищу по команде, прикрепить файлы и общаться взад и вперед в комментариях.

Вы также можете добавить наблюдателя в проект, щелкнув символ глаза в правом верхнем углу. Это очень похоже на отправку кому-то копии в электронном письме.

Как только ваш товарищ по команде начинает работать над задачей, он меняет статус на в ходе выполнения чтобы показать, что это происходит, и полный когда они закончат. ClickUp автоматически скрывает выполненные задачи, но вы можете просмотреть их в любое время, нажав шоу закрыто в правом верхнем углу.

Имейте в виду, что любой может назначать проекты в ClickUp, поэтому ваша доска запросов проектов будет работать в обоих направлениях. Таким образом, если у вас есть коллега, которому в чем-то нужна ваша помощь, он также может создать задачу для вас.

Связанный: Что такое кликап? Лучшие функции управления проектами

Если вы работаете с большой командой и считаете, что ваша доска запросов проектов слишком загружена, вы можете создать отдельные доски для каждого отдела. Вы также можете создать доски запросов проектов для отдельных людей, если у вашей компании много задач или кому-то нужно дополнительное внимание один на один.

Кроме того, если вы обнаружите, что в вашей команде есть визуалы, вы можете захотеть добавить вид доски который использует карточную систему вместо списка.

Сосредоточьтесь на доске запросов проектов

Создание доски запросов проекта — это быстрый проект, за который могут взяться как новички, так и опытные пользователи ClickUp. Его использование не только поможет ограничить переключение между электронными письмами и сообщениями при делегировании задач, но также может сократить количество времени, которое вы тратите на собрания, запланированные или нет.

Просто обязательно объясните своей команде, как это работает, и дайте им знать, что они тоже могут обратиться за помощью к вам или друг к другу, когда им это нужно.

Кликап против. Понятие: что лучше для совместной работы над проектом?

ClickUp и Notion — два лучших инструмента для совместной работы над проектами. Узнайте, что лучше для вас.

Читать далее

Об авторе