Как избежать чрезмерного использования средств коммуникации и совместной работы

Инструменты для совместной работы и коммуникации жизненно важны для успеха любого проекта, особенно для удаленных команд. Они помогают повысить производительность и связи между сотрудниками, предоставляя им доступ к информации из любого места в любое время.

Однако слишком большое количество вариантов может стать стрессом, особенно когда вам приходится начинать каждый рабочий день, манипулируя различными инструментами, чтобы оставаться в курсе событий. В этой статье будут рассмотрены некоторые советы и инструменты, которые помогут вам более эффективно использовать инструменты для совместной работы.

Перегрузка вашей команды совместной работой инструменты не являются решением для повышения производительности; наоборот, это может привести к:

• Снижение производительности, потому что ваша команда тратит больше времени на поиск информации на нескольких платформах, чем на выполнение задач.
• Задержка проектов из-за того, что коммуникация проваливается.
• Сокращение совместной работы, поскольку некоторым людям может быть трудно ознакомиться с несколькими платформами для совместной работы.
instagram viewer
• Трудный доступ к информации, когда она вам нужна.
• Переключение между многочисленными приложениями для совместной работы может привести к переключение контекста и снижение эффективности.
• Напрасные расходы, поскольку многие из этих программных решений имеют дублирующие друг друга функции и требуют абонентской платы.

Итак, если инструменты совместной работы имеют решающее значение для командной работы, как можно избежать этих проблем?

1. Определите приоритеты потребностей вашей команды и компании

Важно начать с осознания того, что эффективное сотрудничество зависит не от технологий, а от ваших сотрудников и от того, как они взаимодействуют для достижения общих целей. Инструменты для совместной работы и коммуникации позволяют и облегчают это.

Поэтому вам следует начать с оценки потребностей вашей компании и того, какую культуру вы хотите создать для своей команды. Кроме того, получите четкое представление о том, какие задачи ваша команда выполняет изо дня в день, и как лучше всего взаимодействовать друг с другом.

Например, если вы хотите способствовать доверию и свободе работы в гибкий график, выбрав цифровые решения, обеспечивающие асинхронную связь и сотрудничество, как Крутить а также Як, может работать лучше всего. Эти инструменты позволяют вашим сотрудникам оставаться сосредоточенными в течение наиболее продуктивного рабочего времени.

С другой стороны, если ваша команда в основном находится в пути, и вы цените общение в режиме реального времени, инструменты, которые облегчают синхронное общение и предлагают как настольный, так и мобильный доступ, например Слабый, может быть вашим лучшим вариантом.

Когда у вас есть четкое представление о ваших потребностях и культуре, которую вы хотите продвигать, вам будет легче сузить количество вариантов, соответствующих вашему подходу к работе. Выбор инструмента только потому, что он популярен, может непреднамеренно изменить культуру вашей компании и операционную систему, что приведет к непродуктивным результатам.

2. Используйте наборы рабочих мест

Оценив потребности вашей компании и пытаясь сократить количество используемых вами инструментов для совместной работы, вы можно начать с рассмотрения универсальных или универсальных платформ, которые предлагают ряд функций, необходимых для работы вашего бизнес.

Эти решения специально разработаны, чтобы объединить все, сочетая основные функции и функции из нескольких приложений на одной платформе, избавляя от необходимости открывать несколько программ для доступа Информация.

Таким образом, они помогают сэкономить время и деньги, а также упрощают для всех выполнение задач, не пропуская ни одного обновления. Они идеально подходят для предприятий малого и среднего бизнеса, которым не обязательно нужны новейшие навороты и свистки, а скорее простое и понятное решение, которое помогает им работать бесперебойно.

Эти инструменты позволяют обмениваться сообщениями, звонить, делать заметки, назначать задачи и даже планировать проекты — и все это из одного места. Некоторые примеры лучшие комплекты рабочего места которые предоставляют несколько функций для оптимизации вашего рабочего процесса, включая Шип или та же страница. Вы можете использовать один из этих инструментов, чтобы объединить все свои действия.

Предположим, ваша организация специализируется на определенном направлении работы, а ваша многоцелевая платформа выглядит как «Мастер на все руки, мастер на все руки». никто." В этом случае вам следует подумать о поиске наиболее подходящих решений для отдельных функций, которые можно легко интегрировать с каждым из них. разное.

Если управление проектами является вашей основной задачей, вы можете изучить инструменты с такими функциями, как создание задач. и назначения, надежные функции поиска, несколько представлений панели инструментов, отчеты о статусе проекта и шаблоны.

Связанный: Интеграция Zapier, которая автоматизирует ваш рабочий процесс управления задачами

Однако вам также следует рассмотреть решения для управления проектами, которые предлагают возможности интеграции с другими инструментами, например, Улей, monday.com, или Врайк. Таким образом, вы можете использовать пару инструментов, подходящих для конкретных целей, и соединить их для достижения еще лучших результатов.

Кроме того, эти инструменты удобны для пользователя, что облегчает их изучение и эффективное использование всеми.

4. Создать централизованный репозиторий знаний

Как мы упоминали выше, одним из основных недостатков использования слишком большого количества инструментов для совместной работы является то, что сотрудники тратят драгоценное время. прыгать с одной платформы на другую, чтобы получить доступ к информации, или донимать других коллег вопросами, на которые уже даны ответы несколько раз. раз.

Чтобы избежать этого, вы можете хранить всю важную информацию в централизованной базе знаний, к которой легко получить доступ из любого места. Вы можете использовать внутренняя вики компании инструмент как Теттра чтобы сохранить что-либо, от общекорпоративных политик и практических руководств до информации о конкретных продуктах. Любой, у кого есть разрешение, может добавлять и редактировать файлы, создавая интуитивно понятную платформу для совместной работы, которая помогает сотрудникам обмениваться информацией друг с другом.

Идея состоит в том, что каждый член команды может обратиться прямо к этой базе знаний, чтобы найти информацию и получить ответы на любые вопросы или проблемы, которые у них могут возникнуть.

Начните свой путь к эффективному общению и сотрудничеству прямо сейчас

Если вы в настоящее время имеете дело со слишком большим беспорядком, когда дело доходит до инструментов общения и совместной работы, рассмотрите возможность внедрения решений, описанных выше.

Используя наилучшие цифровые решения и стратегии совместной работы для вашего бизнеса, вы берете большой шаг к тому, чтобы стать более продуктивным, сэкономить деньги в долгосрочной перспективе и улучшить общую производительность.

По мере того, как вы растете и ваш бизнес становится все более требовательным, вы всегда можете пересмотреть свои процессы в соответствии со своими меняющимися потребностями.

Как повысить производительность на рабочем месте с помощью обмена знаниями

Обмен знаниями на рабочем месте может быть эффективным, но только в том случае, если вы создадите среду, которая его поощряет. Вот несколько инструментов и советов, которые помогут.

Читать далее

Об авторе