Лучшее использование окна поиска Microsoft 365

Поле поиска Microsoft мощнее, чем вы думаете. Вы можете использовать его для быстрого поиска контекстной информации, файлов и советов в приложении Microsoft 365, в котором вы уже работаете.

Существует несколько функций поля поиска, общих для приложений Microsoft 365. Другие функции более уникальны для отдельных приложений. Понимание основных функций может только ускорить ваш рабочий процесс, как мы обсудим сегодня.

Что такое окно поиска Microsoft?

Благодаря Интернету количество информации у вас под рукой безгранично. Все, что вам нужно сделать, это найти то, что вы хотите. Именно этот принцип делает окно поиска Microsoft таким полезным.

Окно поиска позволяет быстрее найти нужную информацию, файл, фотографию или человека и с меньшим количеством переключений между приложениями и папками.

Поле поиска доступно в приложениях Microsoft 365. Вы найдете коробку над Лента, со словом Поиск приглашая вас войти. Некоторые пользователи могут видеть только увеличительное стекло который раскрывается в поле при нажатии, в зависимости от ваших настроек. В зависимости от вашей версии Microsoft 365 поле поиска может называться

Скажи мне и иметь лампочка вместо увеличительного стекла.

Щелкните поле поиска, и последние поисковые запросы и предложения появятся в раскрывающемся меню. Введите одну букву, и предложения будут заполнены соответствующим образом.

Лучший способ использовать окно поиска — ввести одно слово или фразу. Например, сводная таблица в Excel или представление в Word. Это позволит получить более релевантные результаты.

Если вы не видите то, что ищете, нажмите на Больше результатов поиска. Скорее всего, вы увидите там то, что хотите.

Связанный: Как проиндексировать Windows 11 для более быстрого поиска

Зачем использовать окно поиска Microsoft?

Отказаться от этой возможности? Всего за пару нажатий вы можете щелкнуть нужную папку и открыть нужный файл. Точно так же пара нажатий может открыть нужную информацию из поисковой системы на основе браузера.

Может быть, это правда.

Но когда вы в последний раз задумывались, сколько времени вам потребуется, чтобы добраться до файла или фрагмента информации? Сколько секунд или сколько кликов? Сколько времени отнимает поиск файлов или информации сосредоточенная работа в уже отвлекающей рабочей среде?

Это, вероятно, больше времени, чем вы изначально думали, особенно когда вы можете использовать очень доступную альтернативу: прыгнуть в окно поиска, нажать на слово или два и найти то, что вам нужно.

Поисковая система в Microsoft 365 является частью более широкой тенденции к тому, чтобы компьютеры лучше использовали то, что они о вас знают. Возможности поиска в Microsoft 365 и Google Workspace теперь настолько сильны, что более чем поверхностный уровень папок для хранения файлов может выглядеть старомодно.

Связанный: Как показать скрытые файлы и папки в Windows 11

Возможности окна поиска Microsoft

Поле поиска имеет несколько основных функций, которые одинаково работают в приложениях Microsoft 365.

1. Место нахождения. Вы найдете окно поиска в верхней части приложения, над Лента, хотя он может быть свернут в виде увеличительного стекла, в зависимости от ваших настроек. Сочетание клавиш Windows — Alt+Q.
2. Слова или фразы. Вы можете ввести одно слово или фразу в поле поиска и получить ряд результатов, зависящих от контекста. Например, в Outlook в окне будут отображаться электронные письма перед документами Word.
3. Память. Окно поиска изучит ваше поведение и предоставит вам более разумную информацию. Ваши последние поисковые запросы сохраняются, поэтому вы можете быстро получить к ним доступ снова.
4. Советы. Если вам нужно узнать, как выполнить определенную задачу в приложении, просто введите слово, связанное с задачей, в поле. Вы найдете справочный документ или видео, которые помогут вам.
5. Поиск в интернете. Если вы хотите провести дополнительные исследования по теме, введите ее в поле поиска, и в приложении появится основная информация, а также результаты поиска Bing, которые откроются в браузере при нажатии.
6. Определения. Нужно быстро получить определение слова? Просто введите его, и вы получите ответ.
7. Доступ к файлам. Введите имя файла, и ваше устройство найдет его. Вы можете вставить файл туда, где вы в данный момент работаете, или выбрать из него информацию, которую вы копируете.
8. Обмен. Тип Обмен в поле поиска, и вы сможете поделиться ссылкой на ваш текущий файл с соавторами.
9. Предлагаемые действия. Эти ярлыки для конкретных контекстов помогают быстрее выполнять рекомендуемые действия. Они всплывают, когда вы нажимаете в поле поиска.
10. Быстрый доступ к настройкам. Просто введите букву в поле поиска, и вы сможете быстро перейти к настройке или инструменту, на поиск которого в противном случае ушло бы слишком много секунд. Например, вы хотите добраться до настроек абзаца в Word, но не помните, где именно они находятся? Вставьте букву П и Настройки абзаца появится.

Возможности окна поиска Microsoft по приложениям

Поле поиска имеет некоторые уникальные функции в каждом из приложений Microsoft 365. Ниже приведены несколько примеров, которые помогут вам начать работу.

Перспектива

• СК. Хотите быстро добавить скрытую копию в электронное письмо? Если вы не включили эту возможность всегда, введите BCC в поле поиска. В электронное письмо будет добавлена ​​строка для скрытой копии.
• Быстрые шаги. Настроили ли вы Quick Steps, чтобы лучше управлять своим почтовым ящиком? Введите букву Q в поле поиска, и появятся варианты быстрого шага.
• Вставьте опрос. Нужно быстро опросить группу коллег? Откройте новое электронное письмо, введите Голосование в поле поиска, используйте кнопку голосования и выберите предпочтительный стиль опроса.

Слово

• Повторное использование контента. Возможность повторного использования содержимого из определенного файла действительно выделяется в Word. Работая в одном документе, вы можете захотеть вставить фрагмент текста из другого. Используйте поле поиска, чтобы найти файл и открыть его в панели поиска. Нажмите на три точки справа от файла, прежде чем нажать Повторное использование контента. Затем скопируйте и вставьте нужный текст в текущий документ.
• Просмотры. Вы можете быстро менять представления. Введите «Просмотр» в поле поиска, и вы увидите варианты для Вид сетки, Вся страница, Просмотр линий сетки, Просмотр линий сетки таблицы, а также Посмотреть схему.

Excel

• Замерзшие оконные стекла. Введите F в поле поиска > Замерзшие оконные стекла. Вы сохраните текущие выбранные строки и столбцы видимыми, пока остальная часть листа прокручивается.
• Разговаривать. Введите «Говорить», и вы получите возможность «Говорить» ячейки по строкам или столбцам.

Силовая установка

• Тренер спикеров. Введите «Тренер», и вы увидите действие для перехода к сеансу с Speaker Coach, который может улучшить ваши навыки презентации.
• Мастер слайдов. Введите S в поле поиска > Мастер слайдов и вы готовы приступить к редактированию мастер-слайдов, что, как известно, трудно найти нерегулярным пользователям PowerPoint.

Используйте окно поиска Microsoft, чтобы работать быстрее

Сэкономьте время и перестаньте искать на ленте нужные настройки или искать определенные файлы в папках. Вместо этого оставайтесь в приложении Microsoft 365, в котором вы работаете, и введите пару слов в поле поиска Microsoft для получения конкретных результатов. Вы найдете то, что ищете, гораздо быстрее.

Как найти потерянные или неуместные файлы и документы в Windows

Если вы случайно потеряете или потеряете файл, документ или что-то еще, вот несколько решений, которые вы можете попробовать!

Читать далее

Об авторе