Как использовать представление «Доска» в календаре Microsoft 365

Каждый иногда пытается найти информацию, даже в своих собственных файловых системах и приложениях. Календарь в Microsoft 365 для Интернета включает часто упускаемый из виду инструмент, который может помочь.

Просмотр доски позволяет вам управлять своим расписанием и задачами в одном месте, а также иметь возможность быстрого доступа к связанным файлам, заметкам и запоминанию целей. Он выполняет многие из тех же задач, связанных с управлением проектами, что и Trello и OmniFocus. Но для людей, использующих Microsoft 365, он может стать организационным центром.

Как использовать представление доски в Microsoft 365

Представление доски доступно в Microsoft 365 в Интернете. Откройте календарь Outlook и нажмите на любой Посмотреть ты используешь (день, неделя, месяц). В нижней части выпадающего меню вы увидите Доска.

Нажмите на По умолчанию чтобы вызвать ваш основной календарь и все ваши задачи. Кроме того, вы можете нажать Новая доска создать доску, ориентированную на конкретный проект.

Вид доски открывает холст, по которому вы можете щелкнуть, чтобы перемещаться. Вы можете увеличить с помощью

Ctrl +] и вне, Ctrl + [. Полезно, что в Board View есть много сочетаний клавиш для быстрой навигации.

Вы, вероятно, увидите пару виджетов, предварительно загруженных при загрузке холста. Вы можете изменять их размер и перемещать по холсту. Чтобы добавить дополнительные виджеты, нажмите Добавить на доску вверху слева. В раскрывающемся списке вы увидите следующие виджеты:

• Календарь
• Примечание
• Список заданий
• Коллекция
• Цель
• Файл
• Связь
• Погода
• Часы
• Человек
• Место нахождения

Нажмите на любой из этих виджетов, чтобы добавить их на холст. Чтобы удалить виджет, нажмите кнопку три точки вверху и выберите Удалить с доски.

Связанный: Лучшие бонусы Trello для максимизации совместной работы вашей команды

Каждый из виджетов Board View по-своему используется для управления проектами.

1. Календарь

Виджет календаря может показаться очевидным. Вы можете изменить представления, чтобы увидеть общая повестка дня, рабочая неделя, неделя или месяц. Более глубокий взгляд раскрывает дополнительные возможности настройки, на которые стоит обратить внимание.

Есть не только возможность создать календарь для конкретного проекта. Вы можете подписаться на календарь за пределами Microsoft 365 по ссылке или загрузить календарь из ICS-файла.

В знак уважения к географически рассредоточенной природе современной работы можно добавить международные праздники из стран по всему миру. Это особенно полезная функция планирования, которая означает, что рабочие из США больше не должны удивляться, обнаружив, что их европейские коллеги снова отсутствуют на работе в очередной праздник!

Вы также можете добавить календари телепередач и спортивных состязаний, за которыми следите, полезно для принятия решения о том, что стоит посмотреть.

2. Примечание

Заметки, созданные в режиме доски, также появятся в вашей ленте OneNote. Вы можете выполнить базовое форматирование текста в каждой заметке и вставить изображение. Можно даже сделать вашу доску немного живее, изменив цвет каждой ноты.

Вы также можете назначить срок для заметок. Отметьте это как завершенное или удалите дату выполнения, все в режиме доски.

3. Список заданий

Виджет «Список задач» предназначен для использования в качестве центра, показывая задачи, сохраненные в приложении Microsoft To Do, и заметки со сроками выполнения. Список задач синхронизируется с To Do, поэтому вы можете видеть задачи с определенной доски в этом приложении. Каждой доске дается свой список.

Задачи, которые вы создаете в списке просмотра доски в To Do, будут синхронизироваться с этим списком задач, одним из немногих удобных для мобильных устройств элементов этого инструмента, как будет обсуждаться ниже.

4. Коллекция

Вы можете создать коллекцию для группировки связанных виджетов. Это может быть особенно полезно, если вы работаете над проектом с несколькими этапами или длительными временными рамками.

Разместив коллекцию на холсте, вы можете перетаскивать в нее другие виджеты. Коллекция расширяется по мере добавления виджетов. Вы можете назвать каждую коллекцию, которую вы создаете.

5. Цель

Эта функция направлена ​​на то, чтобы держать вас в фокусе. Вы можете добавлять цели на холст представления доски или в отдельные коллекции.

Назначьте дату выполнения, и появится обратный отсчет с количеством оставшихся дней. Цель будет автоматически добавлена ​​в ваш календарь. Вы также можете изменить цвет фона каждой цели.

6. Файлы

Хотите перейти к определенному файлу? Вы можете добавить его в виде эскиза и напрямую связать с холстом или коллекцией.

Это реально экономит время, так как это лучше, чем щелкать в OneDrive или даже искать файл по имени. Если вы сотрудничаете с коллегами или членами семьи, вы можете убедиться, что у них есть доступ к нужному файлу, разместив его прямо на холсте.

Здесь вы можете разместить ссылку на холст. Название страницы и изображение вытягиваются на доску. Опять же, полезность здесь заключается в том, чтобы поместить информацию, относящуюся к вашему проекту, в одном месте, что делает функцию ссылки приятной.

8. Погода и часы

Эти два великолепны, когда вы работаете с интернациональной командой. Вы можете добавить текущую погоду и местное время в другом месте.

Подобные функции могут в лучшем случае дать вам контекст о другом человеке и, по крайней мере, убедиться, что вы не звоните ему посреди ночи.

9. Человек

Хотите быстро связаться с этим человеком? Вы можете добавить их контактную информацию прямо на холст, сделав их всего за пару кликов. Эта функция особенно удобна, если ваши проекты требуют внешней поддержки, не входящей в каталог компании.

10. Место нахождения

Функция определения местоположения также полезна для понимания ситуаций других людей, поскольку позволяет сохранять адреса непосредственно на холсте. Позже вы можете скопировать адрес или открыть маршруты к местоположению с помощью карт Bing.

Связанный: Как использовать PowerPoint Speaker Coach для улучшения навыков презентации

Просмотр доски отсутствует на мобильных устройствах

Board View имеет множество мощных функций управления проектами. Тем не менее, основной ловушкой является отсутствие интеграции с мобильными устройствами, даже если инструмент предназначен для того, чтобы дать 360-градусный взгляд на то, что вы должны делать.

Вы можете видеть задачи просмотра доски в списке дел, цели в календаре и заметки в OneNote. Тем не менее, отсутствие мобильного варианта Board View заставляет его чувствовать себя как инструмент, который все еще находится в стадии разработки.

Отсутствие сильных мобильных возможностей для инструмента, включающего функции определения местоположения, усиливает это впечатление и вызывает некоторые вопросы о приверженности Microsoft поддержке Board View. К счастью, Microsoft не так быстро убивает инструменты, в отличие от своего конкурента Google, печально известного тем, что запускает проекты, а затем закрывает их..

Просмотр доски объединяет все это

Board View предлагает иммерсивный обзор ваших проектов в одном месте. Хотя отсутствие специального мобильного приложения расстраивает, если вы используете Microsoft 365 в Интернете, это многофункциональный инструмент для управления тем, что вам нужно сделать.

5 преимуществ использования ПО для управления проектами, позволяющих сэкономить время

Используя программное обеспечение для управления проектами, вы можете хранить все в одном месте, экономя время. Вот некоторые из его преимуществ экономии времени.

Читать дальше

Об авторе