6 советов по тайм-менеджменту для организации собственной рабочей нагрузки

Работа, где вы получаете автономию в том, что вы делаете, хороша, если вы не любите, когда вам говорят, что делать, и приносит большое удовлетворение. Однако со свободой приходит необходимость организовывать свою работу и управлять ею.

Это требует времени и навыков управления задачами, и это не обязательно происходит само собой. Давайте рассмотрим несколько надежных способов укрепить свои способности в этой области и начать эффективно брать на себя ответственность за свою рабочую нагрузку.

1. Выработайте привычку пользоваться календарем

Полагаться исключительно на свою память, чтобы следить за своим расписанием, чревато огромным количеством человеческих ошибок. Самый простой способ освоить хороший тайм-менеджмент — использовать календарь для всего и делать это регулярно.

Существует множество приложений цифрового календаря, которые вы можете использовать, например, Перспектива а также Календарь Google. Кроме того, вы можете выбрать Твик, если вы предпочитаете планировщик на основе задач.

Связанный: Как раскрасить календарь Outlook по категориям

Цель состоит в том, чтобы поместить в свой календарь все, включая встречи, части работы и мероприятия, и в основном все, что, как вы знаете, вам нужно сделать. Если вы знаете что-то, что можете забыть, вставьте это. Хорошей практикой является заполнение своего календаря как можно раньше, поэтому выделите для этого некоторое время в начале недели.

2. Организуйте свои электронные письма в папки

Хранение всех ваших писем в папке «Входящие» может создать хаос, особенно если вам нужно найти важное входящее письмо позже. Чтобы исправить это, вы должны организовать свои электронные письма в соответствующие папки.

Папки, которые вы создаете, должны соответствовать вашей работе и роли и делать это так, чтобы вы могли быстро находить информацию. Это могут быть папки для проектов, объявления и обновления компании, члены команды, электронные письма, за которыми вам нужно следить, и так далее.

Лучше не удалять электронные письма, связанные с работой, потому что даже если что-то кажется неуместным сейчас, это не значит, что так будет и в будущем.

Вы можете не сразу увидеть выгоду от организации коммуникаций таким образом, но в долгосрочной перспективе это поможет вам контролировать свою рабочую нагрузку.

3. Организуйте свой файловый диск

Нет ничего более разрушительного для вашей производительности, чем файловый накопитель с сотнями незакрепленных файлов. Это затрудняет и утомляет поиск того, что вам нужно, что приводит к прокрастинации и избеганию.

Как и в случае с электронной почтой, важно упорядочить файлы по папкам, чтобы вы могли быть в курсе своей работы. По сути, у вас не должно быть файлов, которые не хранятся в специальной папке.

Связанный: Продуктивные инструменты для улучшения концентрации внимания в отвлекающих офисах

Это не сделает вас автоматически лучше в управлении рабочей нагрузкой, но поможет вам в управлении временем и поможет вам быть последовательным. Вы когда-нибудь слышали поговорку «Чистый дом — чистые мысли»? То же самое относится и к вашему цифровому рабочему пространству!

4. Следите за своей работой

Наличие автономии на работе означает, что вы должны следить за своими текущими задачами и за тем, как это вписывается в более широкую работу команды. Поэтому само собой разумеется, что вам нужен практический способ сделать это.

Вы можете создать электронную таблицу, в которой перечислены все ваши рабочие процессы, от клиентов, с которыми вы работаете, до планирования проекта. В Microsoft Excel и Google Sheets есть множество шаблонов, которые вы можете использовать или создать с нуля. В идеале, ваша электронная таблица должна давать вам контроль над:

• Что представляет собой произведение.
• Сроки выполнения.
• Индикаторы прогресса.
• Задачи, связанные с ним.

Кроме того, вы можете использовать программное обеспечение для управления работой, например Асана, это делает некоторую организацию для вас. Независимо от того, как вы решите отслеживать свою работу, если вы несете единоличную ответственность за свою рабочую нагрузку, важно, чтобы у вас был какой-то визуальный обзор.

Связанный: Хитрости Asana, которые вам нужно знать

5. Эффективно расставляйте приоритеты для своих задач

Когда вам никто не говорит, что делать, вам нужно выяснить, какие задачи имеют приоритет над другими. С этим навыком у людей часто возникают наибольшие трудности, потому что он требует размышлений о более широкой картине и предвидения будущих результатов.

К счастью, есть несколько проверенных способов сделать это, чтобы помочь вам. То Метод MoSCoW помогает вам распределить задачи на обязательные, должны быть, могли бы быть и не будут. Это многоуровневая система, позволяющая определить, какие задачи важны, а какие нет.

То Матрица Эйзенхауэра — это еще один метод, который распределяет ваши задачи по сетке 2x2: срочные, важные, несрочные и неважные. Поэтому, если ваша задача попадает в графу Срочно/Важно, значит, вам нужно сделать ее сейчас. Принимая во внимание, что если оно попадает в поле «Не срочно/не важно», вы, вероятно, могли бы пока игнорировать его.

6. Экономьте время на повторяющихся задачах

Люди тратят около 25% своего рабочего времени на выполнение повторяющихся задач; это огромная часть времени, и это невероятно неэффективно. Это могут быть электронные письма, которые вы отправляете, содержание которых идентично, или текстовые блоки, которые вы пишете в отчетах.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете автоматизировать подобную рутинную работу, используя Расширение Magical Text Expander для Chrome. Это бесплатное приложение, которое позволяет создавать до 10 ярлыков вместо того, чтобы писать один и тот же текст снова и снова.

Связанный: Ежедневные задачи, которые можно автоматизировать с помощью Zapier

Триггер ярлыка может быть комбинацией символов и букв. Когда вы их вводите, он автоматически создает полный текст, который вам нужен. Например, набрав #отчет создаст полный каркас отчета, и вы можете просто войти и отредактировать любые соответствующие детали.

Будьте в курсе своей рабочей нагрузки

Очень легко стать неорганизованным и совершить ошибки, когда дело доходит до управления собственной рабочей нагрузкой. Поэтому очень важно убедиться, что у вас есть все необходимое для минимизации этого.

Как люди, мы можем хранить ограниченное количество информации в нашем мозгу, поэтому не утруждайте себя попытками запомнить все. Используя приведенные здесь советы, вы сможете эффективно управлять своей нагрузкой, и со временем это станет вашей второй натурой.

4 приложения Digital Board для совместной работы и планирования проектов

Цифровые доски для совместной работы — это путь вперед, но какой из них выбрать? Вот лучшие приложения для совместной работы и планирования проектов.

Читать дальше

Об авторе