Как легко спланировать проект с помощью Dropbox Paper

Планирование проекта может быть утомительным и обременительным, особенно когда требуется, чтобы вся ваша команда совместно работала над отдельными задачами, сеансами мозгового штурма и т. д.

К счастью, существуют технические инструменты, которые могут упростить процесс планирования проекта. И самое главное, некоторые из них бесплатны. Dropbox Paper — это бесплатный инструмент для создания и редактирования документов, предлагаемый через Dropbox. Все, что вам нужно, это учетная запись Dropbox.

Планирование проектов с помощью Dropbox Paper

Дропбокс Бумага содержит все инструменты, необходимые для простого и быстрого планирования проектов. Например, вы можете использовать инструмент временной шкалы, чтобы установить даты для задач и визуализировать весь ваш проект.

Вы также можете создавать списки дел и отмечать конкретных членов команды, ответственных за каждую задачу. Лучшая часть? Вы можете сделать все это в одном документе, что упрощает отслеживание всех деталей.

Dropbox Paper удобна для мозгового штурма

Прежде чем мы углубимся, мы хотим поделиться этим: вам не нужно разбираться во всем проекте, прежде чем использовать эти инструменты. Кроме того, вы можете захотеть узнать больше о том, что такое Dropbox Paper.

Легко сотрудничать с вашей командой, чтобы проводить мозговой штурм над проектами по мере их планирования. Все члены вашей команды могут одновременно просматривать и редактировать документы Dropbox Paper.

Разработка временных шкал с использованием временной шкалы проекта

Во-первых, давайте создадим базовую временную шкалу проекта. Откройте новый документ Dropbox Paper и назовите его в соответствии с вашим проектом. Затем выполните следующие действия:

1. В нижней части документа вы увидите панель инструментов Dropbox Paper. Выберите значок временной шкалы, который выглядит как миниатюрный календарь.
2. Появится ваша временная шкала. Затем выберите стрелку рядом с 2 недели чтобы выбрать продолжительность вашего проекта.

Установка вех

Следующий шаг — установить контрольные точки проекта, которые вы хотите, чтобы ваша команда выполнила в ходе проекта. Для этого:

1. Наведите курсор на дату, и Значок флага будет появляться. Выберите его.
2. Назовите свою веху.

Если вы ввели веху неправильно или просто хотите удалить ее, щелкните веху на временной шкале и выберите значок корзины.

Добавление в задачи

После того, как все ваши вехи введены, вы теперь захотите пройти и добавить определенные задачи к сроку. Это задачи, которые вам нужно выполнить, чтобы достичь каждой вехи.

1. Наведите указатель мыши на пустое место под каждой датой, чтобы появилась серая область. Выберите его, чтобы открыть Окно нового элемента.
2. Введите название задачи и при необходимости добавьте описание задачи.
3. Назначьте задачу, выбрав Назначить значок (тело с окружностью вокруг него).

Если вы хотите привлечь внимание к определенным задачам, вы можете выделить их цветом, выбрав значок Значок палитры в правом верхнем углу окна. Например, вы можете выделить приоритетные задачи красным цветом.

Организация задач с помощью списка дел

Если вы хотите отказаться от временной шкалы, вы можете использовать инструмент «Список дел». Или вы можете использовать список дел с инструментом временной шкалы для дальнейшей организации задач проекта.

Например, вы можете разместить ключевые вехи на временной шкале, а задачи с датами — в списке дел. Когда задачи выполнены, вы просто ставите галочку рядом с задачей.

Чтобы настроить список дел:

1. Выберите Значок списка дел (выглядит как галочка) на панели инструментов в нижней части экрана.
2. Введите название вашей задачи.
3. Выберите дату и введите дату.
4. Если вы хотите поручить задачу кому-то из вашей команды, выберите Назначить значок и введите их имя или адрес электронной почты.

Вот и все! Если вы хотите прокомментировать конкретные задачи, вы можете сделать это, выбрав Значок комментария (выглядит как речевой пузырь) рядом с задачей.

Дополнительные возможности для планирования проекта

Заполнив график проекта и список дел, вы уже на пути к планированию идеального проекта. Если вы хотите еще больше расширить возможности планирования вашего проекта, вот некоторые дополнительные функции, которые могут быть вам полезны.

Маркировка документа

У вас есть несколько документов для каждого проекта, над которым вы работаете? Это может быстро сбить с толку и разочаровать вашу команду. Самый простой способ упорядочить документы проекта — использовать теги.

Пометка (#) позволяет помечать документы и файлы тегами, чтобы их было легко найти в поиске. Чтобы пометить документы:

1. Найдите документ или файл, который вы хотите пометить в Dropbox, и выберите его.
2. В окне справа добавьте тег в Добавить тег коробка.
3. Используйте теги, которые являются описательными для вашего проекта. Например, в этом примере будет работать #March2022MarketingCampaign.

Если вы хотите найти документы с вашими тегами, введите тег в строке поиска Dropbox.

Шаблон планирования проекта

Не хотите создавать проект внутри Dropbox с нуля? Dropbox упрощает работу благодаря шаблону планирования проекта, который вы можете найти здесь.

Просто выберите Использовать шаблон, и шаблон откроется в вашей учетной записи Dropbox Paper. Этот шаблон включает в себя как список дел, так и временную шкалу, а также другую информацию, например информацию о проекте.

Заполните свою информацию, и все будет хорошо. Он также полностью доступен для редактирования, поэтому вы можете вносить изменения в соответствии со своими конкретными потребностями.

Еще один отличный способ сохранить файлы проекта вместе — связать эти файлы с основным документом проекта.

Чтобы использовать эту функцию, откройте документ планирования проекта. Затем выполните следующие действия:

1. На панели инструментов выберите Значок «Вставить файлы Dropbox», который выглядит как открытая коробка.
2. Используя строку поиска, найдите файл, который вы хотите вставить в документ. Это может быть что угодно, от контрактов до презентаций. Вы также можете загрузить документы, выбрав Загрузить файлы.
3. Выделите документ и выберите выберите.
4. Файл, документ или изображение будут вставлены в ваш документ. Вы также можете нажать на файл, чтобы открыть его дальше и просмотреть в полноэкранном режиме.

Что еще вы можете сделать со своей учетной записью Dropbox?

Dropbox Paper — отличный инструмент для всего: от планирования проектов до создания документов с визуальными элементами. Итак, что еще вы можете сделать со своей учетной записью Dropbox? Небо это предел.

3 уникальных и творческих способа использования учетных записей Dropbox

Учетные записи Dropbox имеют множество уникальных применений, которыми вы можете наслаждаться с помощью инструментов обмена и сторонних инструментов. Вот несколько, чтобы попробовать...

Читать далее

Об авторе