Как описать рабочий процесс в Notion

Будь то творчество, строительство, администрирование или что-то еще, вы часто сталкиваетесь с повторяющимися задачами в любой рабочей среде. Создание установленного рабочего процесса поможет вам и вашим коллегам войти в ритм, особенно при адаптации кого-то нового.

В этой статье мы познакомим вас с рабочим процессом в Notion, чтобы вы и ваша команда знали статус и этапы каждой задачи, над которой вы работаете.

Преимущества описания рабочего процесса в Notion

Планирование вашего рабочего процесса в Notion поможет вашей команде визуализировать и запомнить шаги, которые им необходимо предпринять при запуске или завершении задачи. Это также поможет всем узнать, на каком этапе находится конкретное задание.

Например, если написание сообщений в блоге является повторяющейся задачей, вы можете разбить творческий процесс на четыре этапа: создание черновика, редактирование, изображения и загрузка. Когда писатели в вашей команде закончат черновик, они могут отметить свою часть задачи как выполненную на доске и назначить человека, ответственного за редактирование, в качестве уполномоченного.

Даже если вы работаете в одиночку, это отличный способ отслеживать ваши успехи, потому что у вас будет более подробный обзор вашей рабочей нагрузки. Это также помогает разбить объемную задачу на более мелкие действия, что может помочь предотвратить перегрузку.

Описание рабочего процесса в понятии со статусами

С использованием простая табличная база данных in Notion даст вам сжатый обзор вашего рабочего процесса. Вы можете быстро увидеть, на каком этапе находится каждая задача, сравнить его со сроком выполнения и проверить, кто работает над ним, не прокручивая его.

В этом примере каждый столбец представляет собой шаг в процессе написания. Для начала решите, на какие шаги вы хотите разбить повторяющиеся задачи, и создайте новую страницу, выбрав параметр в нижнем левом углу Notion. Как только вы окажетесь на новой странице, вместо выбора шаблона вызовите команды, используя косую черту, и выберите База данных таблиц — встроенная.

То название столбец будет там, где вы поместите название своей задачи, а появившийся дополнительный столбец вы можете удалить. Затем добавьте новый столбец, выбрав символ добавления в правом верхнем углу таблицы и в тип недвижимости меню, выбери Выбрать.

Нажмите на ячейку ниже и введите статус, который вы хотите использовать, и Notion предложит вам превратить его в вариант. Оттуда вы можете изменить цвет, используя три точки рядом с ним.

Создайте все статусы, которые вы хотели бы использовать, следуя тем же инструкциям, и щелкните заголовок столбца, чтобы вызвать меню, и дублируйте его, пока у вас не будет по одному столбцу для каждого шага. Назовите их соответственно.

Теперь, когда вы и ваши коллеги продвигаетесь вперед, вы можете использовать статусы, чтобы сообщать, на каком этапе вы находитесь и как идут дела. Таким образом, вместо того, чтобы просто отмечать задачу как выполненную, вы можете показать своей команде, что работаете над задачей, не говоря об этом.

В примере используется сделать чтобы показать, что никто еще не работает над этим, в ходе выполнения сказать, что это происходит, полный чтобы показать, что это сделано, на удерживании чтобы другие знали, что оно приостановлено, и застрявший чтобы указать, что правопреемник нуждается в помощи.

Связанный: Сочетания клавиш Notion для Windows и Mac

Если вашей команде необходимо сообщить подробности, они могут прокомментировать страницу задачи, щелкнув ее имя и открыв ее. Пустое поле ниже — идеальное место для начальной информации. Поле комментариев идеально подходит для того, чтобы задавать вопросы, сообщать о передаче проекта или вносить предложения.

Наличие этих разговоров в Notion также предоставит всем доступ к информации, вместо того, чтобы ограничивать доступ в прямом сообщении или теряться в групповом чате.

Даже если вы работаете в одиночку, использование статусов и оставление комментариев полезно, когда вы выбираете резервную копию задачи.

Описание рабочего процесса в понятии с помощью контрольных списков

Если вы предпочитаете простоту и предпочитаете просто сообщать другим о завершении задачи, вы можете наметить свой рабочий процесс, используя столбцы контрольного списка. Это также отличный способ сэкономить место, если вам нужно включить в рабочий процесс много столбцов. Однако лучше свести их к минимуму, если это возможно.

Вы добавляете столбцы контрольного списка так же, как вы бы выберите столбец нажав кнопку добавления в верхнем левом углу таблицы, и все, что вам нужно сделать, это назвать их.

Используя их, вы все равно получите краткий обзор того, где вы и ваша команда находитесь с задачами, с немного менее загроможденным видом текста в статусах. Это особенно полезно для команд, которые хотят, чтобы уровень приоритета выделялся среди всего остального.

Связанный: Кликап против. Понятие: что лучше для совместной работы над проектом

Кроме того, вы, конечно, по-прежнему можете общаться в комментариях, но статус каждого шага не имеет значения — важно, завершен он или нет.

Другие элементы, которые вы можете включить в свой рабочий процесс Notion

Некоторые другие столбцы, которые вы, возможно, захотите включить в свой рабочий процесс Notion, являются столбец ссылок если ваши проекты находятся на диске или в онлайн-программном обеспечении или файлы и мультимедийная колонка если вы передаете документы туда и обратно.

Если вы обнаружите, что не хотите конкретное свойство чтобы отобразиться как столбец в вашей базе данных, имейте в виду, что вы можете скрыть его из своей таблицы, но он все равно будет отображаться в списке свойств, когда вы щелкнете в проекте.

Добавление заметок на страницу над или под таблицей также поможет вам и вашим коллегам изучить и запомнить этапы вашего рабочего процесса.

Это особенно полезно для адаптации новых членов команды, так как они будут знать все шаги, а ваши инструкции точно расскажут им, что им нужно делать, когда они перейдут к следующему.

Войдите в ритм с понятием

Описывая рабочий процесс в Notion, вы избавляетесь от догадок и разбиваете большие проекты на более мелкие, организованные этапы. Таким образом, у вас и вашей команды будет все в одном месте, и никому не придется искать.

Если вы еще не пробовали Notion, его настройка и простота позволяют вам управлять любым проектом. Однако, если вы чувствуете, что застряли, вы можете начать с некоторых из его многочисленных шаблонов и учиться по ходу дела.

Как начать работу с Notion: 7 основных советов и хитростей

Notion — один из лучших инструментов повышения производительности, и он быстро растет. Вот несколько приемов и советов, которые вы можете использовать, чтобы начать.

Читать дальше

Об авторе