5 лучших инструментов для совместной работы над документами для удаленной работы

В связи с бумом работы из дома команды в значительной степени полагаются на инструменты для совместной работы, чтобы продолжать удаленную работу. Существует несколько инструментов для управления удаленными командами, отслеживания их прогресса, организации виртуальных встреч и поддержания связи, чтобы помочь им оставаться продуктивными.

Точно так же совместная работа над документами занимает столь же важное место для эффективного общения. Чтобы упростить создание документов, совместное использование и совместную работу, вот некоторые из лучших инструментов для совместной работы с документами, которые вы должны попробовать.

Для совместной работы над документами Google Docs — лучший выбор. Это помогает опережать совместную игру, не тратя ни копейки. Это устраняет разочарование как отправителя, так и получателя, назначая уникальные ссылки для каждого документа и позволяя пользователям легко делиться ими одним щелчком мыши.

Функция совместного доступа к документам Google Docs позволяет нескольким пользователям редактировать один и тот же документ, отслеживать и принимать предложения, а также просматривать изменения, синхронизируемые в режиме реального времени, чтобы оставаться в курсе последних версия. Кроме того, он позволяет редакторам добавлять комментарии и предложения в режиме реального времени.

СВЯЗАННЫЙ: Как предоставлять и ограничивать разрешения в Google Docs

Как владелец документа, вы можете настроить права редактирования в соответствии со своими потребностями. Вы можете добавлять людей, таких как редакторы или зрители, используя их адреса электронной почты. Вы также можете установить для документа «Только просмотр» или «Ограниченный доступ», чтобы к нему могли получить доступ только люди с идентификаторами электронной почты из того же домена. Кроме того, вы можете контролировать, кто может делиться вашим документом с другими членами команды.

Однако большинство людей сталкиваются с одной проблемой при использовании Google Docs. Пользователи не знают о параметрах приглашения и обмена ссылками в Документах Google. Получатель может загрузить, отредактировать и отправить полученный документ по электронной почте, если он не знает, как сотрудничать в Документах Google. Поэтому, если они используют его впервые, вам, возможно, придется немного их обучить.

Notion дает вам полный контроль над обменом документами. С его помощью вы можете легко контролировать, кто может редактировать, просматривать, комментировать или делиться вашими страницами Notion. Документами можно поделиться как с одним человеком, так и со всей командой одновременно.

В групповом доступе вы можете ограничить доступ к документам всей команды или только нескольких участников из всей группы. Вы можете, например, поместить своих заместителей редактора в одну группу и предоставить им доступ к редактированию конфиденциальной информации в один клик. Или вы можете предоставить доступ к редактированию нескольким редакторам, но при этом поделиться документом со всей группой редактирования.

СВЯЗАННЫЙ: Основные советы и рекомендации для начала работы с Notion

На левой боковой панели Notion ведет учет ваших личных и общих страниц. В результате вы можете быстро перетаскивать страницы из одного раздела в другой, устанавливая права доступа в соответствии с теми, которые уже установлены в разделе частной страницы. Те же права доступа применяются к вложенным страницам, но позже вы можете изменить их по мере необходимости.

Кроме того, администратор имеет право либо изменить права доступа к уже опубликованному документу для нескольких участников из приглашенной группы, либо лишить кого-либо доступа к нему. Если вы ошибетесь с разрешениями на редактирование, все, что вам нужно сделать, это нажать «Восстановить». Следовательно, Notion — хороший выбор для небольших команд с таким контролем над совместным использованием документов.

Notion интегрируется со Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp и многими другими сервисами для удобного обмена документами. Бесплатный план имеет ограничения, такие как количество гостей, которых вы можете пригласить, и отслеживание истории. Чтобы получить максимальную выгоду, рассмотрите возможность перехода на платный план. Проверьте Страница с ценами на понятия Больше подробностей.

Zoho Writer также позволяет пользователям беспрепятственно обмениваться документами для совместной работы, подобно Google Docs. Делиться документами с вашей командой для рецензирования, позволяя им комментировать файлы в режиме реального времени, очень просто. Когда вы оставляете свои предложения в комментариях, ваша команда знает, что нужно отредактировать, и может быстро принять меры.

Вы даже можете поговорить о своем прогрессе во время работы. Как владелец документа, вы можете включить переключатель отслеживания изменений, чтобы с этого момента каждое изменение, внесенное в документ, можно было легко перепроверить. Более того, с помощью Zoho Writer вы также можете обмениваться документами с клиентами, которые не находятся в вашем рабочем пространстве.

Документы хранятся в хорошо организованной облачной библиотеке, и их можно быстро найти и получить. Кроме того, вы можете легко интегрировать Zoho Writer с такими приложениями, как Google Drive, Dropbox, Evernote и Zoho Mail. Более того, Zoho Writer имеет профессиональный интерфейс и не требует сложного обучения. Так что привыкнуть к нему не составит труда.

СВЯЗАННЫЙ: Зохо Писатель против. Google Docs и Microsoft Word Online: пора ли переходить?

Когда дело доходит до ценообразования, Zoho Writer можно использовать бесплатно для частных лиц. Однако, чтобы воспользоваться дополнительными преимуществами, такими как дополнительное пространство или защита паролем, вам придется выбрать платные планы. Проверить Страница с ценами на Zoho Docs Больше подробностей.

Вот несколько полезных функций, которыми вы можете наслаждаться с Zoho Writer:

1. Сохранение документов в режиме реального времени.
2. Блокировка конфиденциальных данных.
3. Помощник по письму с искусственным интеллектом.
4. Планирование или прямая публикация статей на WordPress.
5. Работает и в автономном режиме.

ClickUp Docs — еще один высокоэффективный инструмент для удаленного обмена документами. Благодаря удивительному интерфейсу для совместной работы, наполненному множеством функций, все пользователи Workspace могут совместно работать, редактировать и работать над задачами одновременно.

Это позволяет совместное редактирование в стиле Google Docs. Вы можете видеть, как движется курсор, когда кто-то редактирует документ, а его имя отображается над курсором. Нажав на желтый значок бинокля, вы также можете увидеть, кто просматривает вашу работу.

Кроме того, изменения в режиме реального времени синхронизируются на всех устройствах, чтобы каждый член команды мог получить доступ к последней версии документа. Делясь документами со своей командой, вы можете сделать некоторые документы конфиденциальными, а другие — доступными для всех.

Более того, защитив свои документы, вы можете запретить отдельным членам команды доступ к этим документам без вашего разрешения. Вложение — еще одна уникальная функция ClickUp. Он позволяет группировать страницы в документе, а с помощью функции «Отношения» вы можете связать связанные страницы в документе.

Вы также можете импортировать свою работу из других приложений, включая Evernote, Google Docs и даже документы Microsoft Word. Если вы ищете быстродействующий инструмент для совместной работы с документами, попробуйте ClickUp.

Платформа Dropbox Paper — это еще один расширенный вариант совместной работы над документами, доступный для удаленных команд. С его помощью вы можете беспрепятственно обмениваться документами с членами команды, предоставляя им доступ к документу через адреса электронной почты.

Назначая задачи членам вашей команды всего несколькими щелчками мыши и мгновенно устанавливая крайний срок прямо рядом с ним, вы держите всех в курсе. Кроме того, вы можете планировать свои встречи, связывая события календаря в общем документе.

СВЯЗАННЫЙ: Попробуйте эти лучшие функции Dropbox Paper

Как соавтор, вы можете быстро узнать, какие задачи были назначены вам по документам или по документам, и перемещаться между задачами, назначенными другим, и уже выполненными. Кроме того, в отличие от Google Docs, Dropbox Paper поддерживает обмен мультимедийными файлами, что делает совместную работу более привлекательной.

Кроме того, Dropbox Paper позволяет импортировать документы Microsoft Word, Excel и PowerPoint и связывать документы Google Docs, Sheets и Slides. Поэтому, если вы ищете многофункциональный инструмент для совместной работы для своей команды, попробуйте Dropbox Paper.

Поднимите совместную работу над документами на новый уровень

Совместная работа с документами существует уже несколько десятилетий. Попробуйте инструменты из списка, чтобы вывести совместную работу над документами с вашей командой на новый уровень. Чтобы определить, какой инструмент лучше всего подходит для команды, вы должны запустить его и выбрать решение, соответствующее требованиям группы.

У вас есть члены команды, находящиеся в разных частях мира? Организация важной встречи, несомненно, будет проблемой, если вы не знаете часовой пояс. Если да, вам следует проверить конвертеры часовых поясов, чтобы упростить вашу работу.

10 лучших конвертеров часовых поясов для глобальных удаленных команд

Вам нужно работать с людьми из другого часового пояса? Используйте инструменты конвертера часовых поясов для своевременной совместной работы.

Читать дальше

Об авторе