5 преимуществ использования ПО для управления проектами, позволяющих сэкономить время

Командная работа заставляет мечту работать, за исключением случаев недопонимания. При обсуждении нового проекта чрезмерное общение, недостаточное общение и недопонимание могут занять много времени.

Вы, вероятно, потратили некоторое время на поиск кусочков информации или файлов, которые живут в наших почтовых ящиках, мессенджерах или заметках с встреч и телефонных звонков.

Если вы можете общаться, вы можете извлечь выгоду из использования программного обеспечения для управления проектами. В этой статье мы познакомим вас со списком преимуществ, которые предлагает этот тип программного обеспечения для экономии времени, с примерами из ClickUp, Notion и Asana. Даже если вы работаете в одиночку, вы можете найти некоторые выводы.

1. Нет больше отправки и поиска по электронной почте

Благодаря программному обеспечению для управления проектами вы можете отказаться от отправки электронных писем с заданиями.

Вместо этого вы можете использовать столбец уполномоченного в вашем кликап доски проекта. Это позволяет вам передать право собственности на проект кому-то другому.

После того как вы добавили описание проекта, срок выполнения и любые другие детали, которые вы хотели бы включить, просто добавьте своего коллегу в этот столбец, и он получит уведомление или увидит его в своем списке дел список.

Если вы хотите, чтобы проектом владело несколько человек, вы можете включить столбец с несколькими исполнителями с помощью ClickApps от ClickUp.

У вас есть возможность включить это при создании рабочего пространства. Однако, если вам нужно добавить его позже, перейдите к аватару своего профиля в левом нижнем углу и щелкните по нему, чтобы найти ClickApps в меню.

Оттуда прокрутите параметры, чтобы найти Несколько правопреемников, включите его и отметьте для рабочей области, в которой вы хотите его использовать.

Колонка уполномоченного предназначена для тех, кто принимает меры по проекту. Если вы хотите отправить кому-то копию проекта, добавьте его в качестве наблюдателя, щелкнув символ глаза в правом верхнем углу карточки задачи.

Связанный: Понятие против. Evernote: какой из них подходит именно вам?

Теперь уполномоченные и наблюдатели находятся в курсе последующих обновлений, включая человека, создавшего задачу, и никому не нужно прокручивать электронное письмо длиной 50 цепочек для получения подробностей.

2. Меньше ненужных встреч

Если вы когда-нибудь слышали, как кто-то говорил, что встреча могла быть электронной почтой — это также могла быть страница в Notion.

Вместо того, чтобы собираться или проводить мозговой штурм для небольших проектов и идей, создайте новую страницу и сотрудничайте внутри.

Если вы новичок в Notion, Командные задачи шаблон поможет вам начать работу. Чтобы создать новую страницу в вид доски этого шаблона, нажмите кнопку добавления в нижней части столбца. Если вы предпочитаете Посмотреть список, просто добавьте новую строку в свой список.

Прежде чем добавлять своих товарищей по команде, заполните свойства, такие как срок выполнения и приоритет, а также детали и идеи, которые у вас есть. Включите приглашение для ваших коллег добавить свои мысли и предложения, а затем добавьте их в качестве исполнителей.

Вы также можете назвать это свойство товарищами по команде, если предпочитаете что-то более нейтральное.

В примере изображения используется выноска, чтобы выделить цель страницы. Ниже каждый может добавить информацию, используя текст, заголовки, изображения, вложения, ссылки и многие другие удобные команды.

Кроме того, если вы или ваш коллега случайно удалили что-то значимое, вы можете просмотреть предыдущие версии страницы, щелкнув значок часов в правом верхнем углу.

3. Нет необходимости объяснять проект несколько раз

Вам не нужно слишком много столбцов или свойств, чтобы детали вашего задания были четкими и последовательными. На самом деле, вы, вероятно, можете обойтись без использования только правопреемника, срока выполнения и приоритета.

Связанный: Креативные способы получить максимальную отдачу от асан

Перед добавлением ваших коллег в качестве исполнителей или соавторов к задаче в вашем управлении проектами программное обеспечение, заполните информацию в каждой колонке и откройте карточку или страницу задачи, чтобы заполнить описание.

Вот как это выглядит при использовании простого макета в бесплатная версия Асана.

Благодаря четкому макету и ярлыкам все будут знать, кто является правопреемником или соавтором, как только вы их добавите. У них также будут четкие инструкции о том, когда наступает срок выполнения, уровень приоритета задачи и в какой проект или раздел вносит вклад задача, в дополнение к деталям.

4. Вы избегаете отвечать на один и тот же вопрос при повторении

Если кто-то просит разъяснений через Slack или по электронной почте, не у всех есть доступ к ответу. Если они спросят в разделе комментариев соответствующей задачи в вашем программном обеспечении для управления проектами, все это увидят.

Вот пример использования ClickUp.

Что замечательно в комментариях ClickUp, так это то, что каждый из них создает новую тему. Если вы получили два вопроса, вы можете ответить на них по отдельности, выбрав Ответить ниже комментарий. Вы также можете назначить кого-то для ответа на вопрос, если считаете, что у него может быть лучший ответ.

Публичный вопрос и ответ должны предотвращать появление одних и тех же вопросов. Но если вы снова получите вопрос, и это не быстрый ответ, вы можете указать своему коллеге правильное направление, назначив ему также ответ.

5. Гораздо меньше преследовать других за их работу или искать файлы

Поскольку программное обеспечение для управления проектами способствует сотрудничеству, у вас есть множество инструментов для общения с коллегами. Если вы хотите быстро обновить статус, все, что вам нужно сделать, это отметить их в комментарии — в Notion. Вы можете сделать это с помощью под знаком (@) и потянув свое имя в строке поиска.

Вам также не нужно просматривать электронные письма или просить коллег отправить вам документ по электронной почте, так как они могут добавить его прямо в копию страницы проекта. Однако, если вы хотите, чтобы документы каждый раз появлялись в одном и том же месте, вы можете добавить столбец документа в свой страница доски проекта.

Колонка документов творит чудеса, если у вас есть товарищ по команде, печально известный тем, что просит вас повторно отправить файл каждый раз, когда он теряет его из виду. Вы можете любезно сказать им, что он есть на доске проектов, если они снова потеряют его из виду.

Повысьте свою производительность с помощью программного обеспечения для управления проектами

Командная работа — это весело, особенно когда проект идет гладко. Управляя своими задачами в программном обеспечении для управления проектами, вы можете уменьшить трения и сэкономить себе и своим коллегам много времени, сохраняя все в одном месте.

Даже если вы работаете в одиночку, вам все равно будет полезно знать, где найти все необходимые сведения и документы. Какое программное обеспечение вы выберете, зависит от вас. Имея множество отличных вариантов, вы, скорее всего, найдете тот, который подойдет вам и вашей команде.

Notion, ClickUp и Asana — отличный выбор, если вы ищете рекомендации для начала.

Кликап против. Асана: что лучше для управления проектами?

Существует множество вариантов программного обеспечения для управления проектами, вот несколько советов, которые помогут вам выбрать между Asana и ClickUp.

Читать дальше

Об авторе