Как делать заметки во время встреч Zoom, как профессионал

Будь то собрание команды или звонок клиенту, собрания Zoom стали неотъемлемой частью жизни каждого удаленного работника. Однако большинство людей забывают об обсуждении после окончания встречи. Если вы не помните основные моменты встречи, это может сделать вас неэффективным, что может привести к непродуктивности. Итак, как вы остаетесь в курсе всех ваших онлайн-встреч?

Введите заметки о встрече. Хотя это не новая концепция, у многих людей нет подходящей системы ведения заметок, которая помогла бы им не отставать от своих звонков. Но как делать заметки во время собраний Zoom? Давайте разберемся.

Заметки о собрании по сравнению с Минуты: в чем разница?

В большинстве случаев люди используют заметки о собраниях и протоколы собраний как синонимы. Однако это не одно и то же, и понимание их различий может помочь повысить вашу эффективность.

Заметки и протоколы — это действия, которые записывают важные моменты, обсуждаемые на собрании, но они нацелены на разные вещи. Заметки о собрании — это стенограмма идей, планов, целей, действий, сроков, упомянутых на собрании. Вы можете изменить содержание в зависимости от вашей цели и намерения.

С другой стороны, протоколы собраний являются формальными деталями, которые могут служить юридической документацией собрания, которую могут просматривать аудиторы и суды. По сути, протоколы фиксируют такую ​​информацию, как участники и отсутствующие на собрании, обсуждаемые темы, время начала и окончания собрания, принятые решения и многое другое. Протоколы следуют определенной структуре, в отличие от заметок, которые можно изменить.

Связанный:Лучшие шаблоны протоколов совещаний для профессионалов

Как делать заметки на собрании Zoom

Помимо личного использования, заметки о собраниях также могут служить ресурсом для ваших коллег, особенно если вы готовы поделиться своими. Поскольку у них есть вся важная информация, обсуждаемая на собрании, это может помочь повысить производительность вашей команды.

Тем не менее, ваши заметки о встрече должны иметь структуру. Иначе их никто не поймет. Вот как вы можете делать заметки о встречах, как профессионал:

1. Ознакомьтесь с основами ведения заметок

Делая заметки, есть несколько тем, которые вы должны охватить. Ниже приведены вещи, которые вы должны включить:

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ВСТРЕЧА: Перед началом встречи запишите детали, которые уже доступны вам, чтобы не терять время. Вот они:

• Дата и время: это поможет вам хорошо организовать и отсортировать ваши заметки.
• Участники и тип встречи: Звонок клиенту или собрание команды? Кто на нем присутствовал?
• Повестка дня: Краткое содержание встречи.
• Идеи: У вас есть что-то, чем вы хотели бы поделиться во время встречи? Запишите их, чтобы не забыть.

ВО ВРЕМЯ ВСТРЕЧИ: Как только собрание начнется, вы можете сосредоточить свои заметки на важных вещах, упомянутых во время собрания, например:

• Пункты действий: Если во время встречи обсуждались какие-либо планы, запишите их. Предоставьте упомянутые детали, такие как вовлеченные люди, назначение и обязанности, график и срок выполнения.
• Факты: Любые важные факты, изложенные во время встречи.
• Вопрос и ответ: Записывайте вопросы, заданные на собрании, и ответы на них, чтобы при необходимости можно было обратиться к ним.

Связанный: Советы, как делать заметки лучше с Microsoft OneNote

2. Не записывайте все, что слышите

Делать заметки не означает фиксировать все, что упоминается во время зум-встреча. Записывать всю встречу — это подход старой школы; профессионалы так больше не делают. Если вы попробуете старый метод, вы, скорее всего, потерпите неудачу. Это связано с тем, что весь процесс отнимает много времени и противоречит основной цели ведения заметок. Это также смутит вас или того, кто будет его читать, так как будет содержать избыточную информацию, которая не нужна.

Вместо этого записывайте только ключевые слова и действия. По сути, вы берете ключевые слова и создаете краткое изложение точки и всего, что нужно с ней сделать. Вы можете ознакомиться с основами ведения заметок, чтобы ваши заметки были краткими и понятными.

3. Создать шаблон

Чтобы ускорить весь процесс создания заметок, вам необходимо создать шаблон. Это экономит ваше время на размышлениях о том, какая деталь куда идет. При этом вам не нужно тратить больше времени на его редактирование после встречи, так как он уже отформатирован.

Вы можете создать шаблон, который соответствует вашим потребностям, или вы также можете следовать различным стратегиям ведения заметок. Например, вы можете попробовать метод квадрантов и разделить свои заметки на четыре раздела: вопросы, задачи, назначенные и заметки. Если вы визуальный человек, ментальная карта может стать идеальным шаблоном.

Помимо стратегий, вы также можете использовать приложения для заметок чтобы вам было легче все организовать. В некоторых приложениях уже есть шаблон, готовый к использованию, поэтому вам не нужно думать о его создании или поиске.

Связанный: Чистые и простые приложения для создания заметок, которые работают в автономном режиме

4. Определите свою цель

Если вы хотите добиться успеха в написании заметок к собраниям Zoom, самое главное, что вам нужно учитывать, — это ваша цель. Спросите себя: зачем вы пишете заметки? Вы хотите использовать это, чтобы быть эффективным и продвигать свою карьеру? Вы пишете заметки как часть вашей работы? Вы хотите поделиться ими? Вы делаете это, чтобы быть более организованным? Что вы хотите получить от этого?

Определение цели ведения заметок позволяет вам быть более мотивированным, чтобы сделать это лучше. Если вы знаете, чего хотите достичь, написание заметок о встречах станет прогулкой по парку, поскольку вы будете иметь более четкое представление о желаемом результате. Помните, ваши заметки о встречах должны помочь вам стать лучше в вашей карьере. Это не просто то, что вы делаете; это может значительно помочь вам прогрессировать и стать намного более эффективным в работе.

Практично ли всегда делать заметки во время встреч Zoom?

Вам не всегда нужно делать заметки во время совещаний. Однако вам нужно научиться оценивать важность каждого звонка, который вы принимаете. Например, если это просто звонок для выравнивания и в нем не упоминаются важные детали, вы можете пропустить примечания и сосредоточиться на самом звонке.

Тем не менее, ведение заметок — это важный навык, которому вы должны научиться, чтобы продвинуться по карьерной лестнице. Помимо повышения эффективности, это может привести к лучшему запоминанию, что может улучшить вашу долговременную память. Это также повышает ответственность и повышает производительность ваших товарищей по команде, позволяя им лучше понимать, что они должны делать. Наконец, он дает направление, чтобы вы знали, на чем сосредоточить свое внимание.

Цифровой против. Бумажные заметки: что использовать?

Ваши привычки делать заметки могут стать основой вашей продуктивности. Нравится ли вам идти по старой школе с бумажными заметками или предпочитаете цифровые приложения для создания заметок?

Читать далее

Об авторе