7 распространенных отвлекающих факторов на рабочем месте и как их избежать

Быть постоянно продуктивным уже сложно, и наша сокращающаяся продолжительность концентрации внимания только усложняет эту работу. Отвлечения на рабочем месте — одна из основных причин плохой работы.

В то время как некоторые из нас могут легко игнорировать отвлекающие факторы, другим нужна помощь, чтобы блокировать их, чтобы оставаться продуктивными. Вот некоторые распространенные отвлекающие факторы на рабочем месте и способы их избежать.

1. Шумный офис

Рабочие места часто наполнены шумом. Это могут быть разговоры ваших коллег, набор текста на клавиатуре, писк офисного принтера или строительные работы в соседнем здании.

Все это может снизить вашу концентрацию и увеличить стресс, что затруднит выполнение. Если в вашем офисе нет более тихой комнаты, куда вы могли бы пойти, купив пару Активное шумоподавление наушники могут стать отличной инвестицией.

С включенной функцией ANC вы можете блокировать большую часть, если не весь, окружающий шум на вашем рабочем месте. Пока вы это делаете, вы также можете попробовать поиграть

треки с эмбиентом и белым шумом чтобы заглушить любое фоновое гудение, чтобы восстановить фокус.

Связанный: Почему проводные наушники лучше беспроводных

2. Электронные письма и сообщения

На работе вы должны быть доступны онлайн в течение всего рабочего дня, чтобы общаться с вашей командой или отвечать на электронные письма клиентов. Тем не менее, постоянно отвлекаясь от текущей задачи, чтобы отвечать на электронные письма или сообщения, может быть сложно вернуться в зону.

А учиться показывает, что постоянные перерывы не только мешают сосредоточиться, но и повышают вероятность совершения ошибок. Поэтому важно установить время, чтобы отвечать сразу на часть непрочитанных сообщений и электронных писем, а не делать это мгновенно.

Еще один способ справиться с этими отвлекающими факторами — отключить уведомления в браузере и телефон. Чтобы не прерывать рабочий процесс ненужными групповыми электронными письмами, вы можете использовать такие функции Gmail, как отключение разговоров.

Связанный: Лайфхаки для Gmail, которые помогут вам успевать больше

Не новость, что Интернет и социальные сети вызывают сильную зависимость; вы решаете сделать короткий пятиминутный перерыв и в итоге прокручиваете страницу целый час. Чтобы справиться с искушением пользоваться телефоном в рабочее время, вы можете установить индивидуальные таймеры в предпочитаемых вами приложениях.

В некоторых приложениях, таких как YouTube и Instagram, есть функции, которые напоминают вам о необходимости сделать перерыв после того, как вы проведете определенное время в приложении. Вы можете включить их оповещения, когда вы потратили достаточно времени на приложения и вам нужно их отложить.

Связанный: Почему Instagram хочет, чтобы вы «отдохнули» от социальных сетей

4. Непродуктивные встречи

Совещания — неизбежная часть рабочего дня. И хотя они важны для того, чтобы все были на одной волне, о 71 процент рабочих встреч оказываются неэффективными и непродуктивными.

Непродуктивные встречи тратят впустую время и энергию каждого. Если отказ от некоторых встреч совсем невозможен, вы можете попрактиковаться в организации более качественных встреч. Джеймс Макануфо Структура встреч 7Ps — это эффективный гибкий инструмент для планирования и проведения продуктивных совещаний.

7P представляют:

1. Цель: Зачем вы проводите собрание? Какая повестка дня?
2. Продукт: Какой результат или документ будет подготовлен во время встречи?
3. Люди: Кого следует пригласить? Насколько они важны для встречи?
4. Процесс: Как вы будете способствовать ходу собрания?
5. Подводные камни: Что может пойти не так?
6. Подготовка: Что вы должны сделать до начала собрания?
7. Практические проблемы: Где провести встречу? Кто что приносит?

Эта структура поможет вам оставаться готовым и следить за тем, чтобы все шло по плану. Если вы не отвечаете за встречу, вы можете предложить этот инструмент организатору. При правильной реализации это может значительно повысить полезность собрания, независимо от того, виртуальное оно или нет.

Связанный: Советы о том, как провести продуктивную виртуальную встречу

5. Беспорядок на рабочем месте

Загроможденная рабочая станция и рабочий стол — очевидные отвлекающие факторы, поскольку становится трудно сосредоточиться, когда нужно позаботиться о стольких вещах. Вот почему важно, чтобы ваши цифровые и физические рабочие места были чистыми и минимальными.

Во-первых, наведите порядок на своем столе, убрав все ненужные вещи. Затем оптимизируйте свое цифровое рабочее пространство, очистив почтовый ящик, организовав папки на рабочем столе, добавив важные инструменты в закладки, отключение всплывающих окон в браузерах, и т.д.

Связанный: Лучшие советы по управлению цифровым пространством для повышения эффективности

6. Многозадачность

Вам может казаться, что вы выполняете больше работы, работая в режиме многозадачности, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Вместо этого лучше расставить приоритеты по одной задаче, выполнить ее, а затем перейти к следующей. Инструменты управления проектами, такие как Асана, понедельник, и ЗадачиДоска может помочь вам лучше организовать ваши задачи.

Вы также можете использовать эти советы по блокировке времени разделить свой день на несколько блоков времени, назначить задачи на каждый блок, а затем придерживаться графика. Это отличный способ избежать многозадачности, выработать сильную рабочую этику и повысить производительность.

Связанный: Действительно полезные приложения для молодых предпринимателей

7. Микроменеджмент

Известно, что микроуправление является одним из самых больших отвлекающих факторов, с которыми сотрудники сталкиваются на работе. Это не только снижает вашу продуктивность, но и негативно влияет на моральный дух и удовлетворенность работой. К счастью, сегодня многие программные продукты позволяют вам делиться документами с другими для совместной работы в режиме реального времени.

Например, если вы используете Гугл документы, у вас есть возможность пригласить члена команды в качестве Зритель, Комментатор, или редактор. Вы можете использовать эту функцию, чтобы добавить своего менеджера и попросить его упомянуть предложения и улучшения на стороне, не посещая ваш стол. Функция доступна практически для всех Рабочая область Google продукты.

Связанный: Навыки управления резюме: как показать, что вы хороший руководитель команды

Узнайте, как не отвлекаться, чтобы работать лучше

Отвлечения на рабочем месте неизбежны. Некоторые из них находятся под вашим контролем, а некоторые нет. Для тех, которые вы можете контролировать, вы можете использовать все виды инструментов и методов, чтобы избежать их и сохранить свое внимание.

Но убедитесь, что решения, которые вы решите использовать, подходят для вашего рабочего места и не мешают работе других сотрудников. Если инструменты не помогают избежать определенного отвлечения внимания, поговорите со своим менеджером по персоналу, чтобы запросить решение.

Занятость против. Фриланс: какая профессия лучше?

Вы задаетесь вопросом, стоит ли заниматься трудоустройством или фрилансом в качестве карьеры? Вот 20 плюсов и минусов, которые вы должны знать!

Читать далее

Об авторе