Встречи по запуску проекта — это прекрасная возможность собрать всех членов команды на одной волне и работать над достижением общей цели. Вот почему они должны быть хорошо подготовлены и обдуманны, так как они помогут вам получить максимальную отдачу от вашей беседы с вашим клиентом.
В этой статье мы поделимся некоторыми советами и инструментами, которые помогут вам успешно провести стартовую встречу с вашей командой.
Что такое стартовая встреча проекта?
На стартовом совещании проекта менеджер проекта встречается с командой, а иногда и с клиентом, чтобы представить цели проекта, объяснить, как они будут достигнуты, и рассмотреть роли каждого. Обычно его проводят в самом начале нового проекта, хотя может быть уместно провести его позже, если возникнут новые препятствия или вопросы.
Этот тип встречи поможет вам начать новый проект на прочной основе, четко сообщив, что ожидается, как будет измеряться прогресс и какие подводные камни могут быть впереди. В целом, он задает курс на гладкое сотрудничество проекта со всеми заинтересованными сторонами.
Преимущества стартового совещания по проекту
Как упоминалось выше, встречи по запуску проекта — это возможность привести всех в соответствие с видением вашего проекта и их ролями в нем. Ниже приведены некоторые другие заметные преимущества успешной стартовой встречи:
- Проекты выполняются более эффективно, когда все члены команды понимают свои обязанности.
- Установочные встречи показывают, насколько далеко продвинулась ваша команда в понимании того, что повлечет за собой проект. Это может помочь вам определить любые потенциальные проблемы, которые могут возникнуть на этом пути.
- Установочные встречи помогают наладить взаимопонимание между вами и вашим клиентом, ставя всех в равные условия в начале процесса.
- Заблаговременное планирование всего снижает вероятность изменений, которые могут привести к потенциальным задержкам на более позднем этапе проекта.
- У вашего клиента будет возможность предоставить ценные отзывы и идеи, прежде чем зайти слишком далеко в жизненном цикле проекта.
- Успешное стартовое совещание по проекту повышает вероятность соблюдения бюджета и графика.
5 советов по проведению успешного стартового совещания по проекту
Ниже приведены некоторые важные шаги, которые необходимо предпринять при подготовке к стартовому совещанию по проекту:
1. Создайте свою повестку дня
Ваша повестка дня дает совещанию четкое направление, и именно поэтому очень важно создать его и распространить до стартового совещания. Планирование повестки дня заранее поможет вам оставаться сосредоточенным и на задаче.
Вы можете использовать приложение для создания заметок, например Эверноут чтобы создать план встречи, к которому могут получить доступ все участники. Вы можете начать с нуля или сэкономить время, воспользовавшись одним из его шаблоны встреч.
Добавьте все необходимые сведения о проекте после того, как вы разберетесь с основами, включая продолжительность встречи и имя председателя (менеджера проекта). Хотя это будет зависеть от конкретного проекта, над которым вы работаете, вот несколько общих идей, которые следует учитывать:
- Приветствие и знакомство
- Четкое объяснение того, чего вы планируете достичь во время стартовой встречи
- Цель проекта
- Объем проекта
- Ограничения, связанные со временем и бюджетом
- Текущие известные риски
- Список результатов
- Открытое обсуждение и вопросы.
2. Пригласите нужных людей
На этом этапе вы хотите сосредоточиться на приглашении всех ключевых заинтересованных сторон. Однако в вашем стремлении сдвинуть дело с мертвой точки у вас может возникнуть соблазн пригласить всех, кто имеет хоть какое-то отношение к проекту. Это может сказаться на вашей встрече, так как управлять большой толпой будет сложнее. Вы должны включать в команду только тех членов команды, которые играют определенную роль в проекте (и могут внести ценный вклад).
Вы можете пригласить участников собрания по электронной почте или, что еще лучше, через средство внутренней коммуникации как Слабый. Вы можете использовать этот инструмент для создания канала (группы), который вы будете использовать для обмена повесткой дня собрания и другими соответствующими документами, чтобы каждый мог просмотреть их перед собранием.
3. Сделайте встречу интерактивной
Сделайте стартовую встречу интерактивной, предоставив открытую платформу для озвучивания идей и предложений. Цель состоит в том, чтобы обеспечить активное участие всех во время собрания. Вот пара идей о том, что вы могли бы сделать:
- Групповые мозговые штурмы: это лучше всего работает, если несколько членов команды имеют схожую область знаний. От совместно обдумывать идеи, вы можете быстро опираться на знания друг друга и разрабатывать творческие решения, которые проложат путь к успеху.
- По очереди председательствуйте на собрании: Хотя идеально, чтобы менеджер проекта вел стартовую встречу, вы можете менять председателя, чтобы не терять внимание людей. Это позволяет каждому по очереди руководить конкретными аспектами повестки дня встречи или проводить презентации, что также может помочь команде чувствовать себя более вовлеченной в проект.
- Запросить отзыв: Всякий раз, когда вы представляете что-то новое, спросите участников, есть ли у них какие-либо вопросы по этому поводу, чтобы каждый высказал свое мнение на собрании. Вы также можете воспользоваться этой возможностью, чтобы узнать о других мыслях или опасениях, которые могут возникнуть у них. что неопределенность не накапливается со временем — основная причина разочарования среди людей, вовлеченных в проект.
Эти интерактивные методы обеспечат активное участие всех заинтересованных сторон в стартовом совещании.
4. Уточнить роли и обязанности
Предполагая, что все понимают весь проект и то, как они вписываются в него, следующим шагом будет определение их ролей и обязанностей. Используйте эту возможность, чтобы повторить предыдущие обсуждения того, что все ожидают друг от друга. Вы можете использовать онлайн-инструмент, например Асана создавать контрольные списки, чтобы каждый мог видеть, за какие задачи он отвечает.
Вы можете начать с назначения действий, которые необходимо выполнить к согласованному сроку, а затем распределить их между членами команды. Расположите эти действия в порядке приоритета, чтобы наиболее важные задачи были указаны первыми. Таким образом, вы можете обеспечить соблюдение сроков, не слишком напрягая людей.
5. Добавьте сводку встречи во внутреннюю вики
После завершения встречи превратите свои заметки в хорошо организованный документ, чтобы в будущем было проще обращаться к ним. Вы можете использовать свой внутренняя вики как онлайн-репозиторий, к которому может легко получить доступ каждый участник проекта.
Таким образом, вы всегда можете ссылаться на заметки о собрании, когда возникают вопросы о чем-то, что обсуждалось во время стартовой сессии. Вы также можете использовать свою вики для добавления обновлений по мере продвижения по жизненному циклу проекта.
Задайте правильный тон всему проекту с помощью стартовой встречи
Стартовое совещание — жизненно важный шаг в любом проекте, поскольку оно задает тон всему жизненному циклу проекта и направляет всех участников в одном направлении.
Вы можете воспользоваться приведенными выше советами и инструментами, чтобы объединить всех заинтересованных лиц и проложить путь к продуктивному рабочему процессу.
Если вы хотите знать, как провести успешное собрание команды, ознакомьтесь с этими 6 важными советами, которым вы должны следовать.
Читать далее
- Производительность
- Встречи
- Управление проектом
- Инструменты для совместной работы

Лоик — внештатный автор контента в MakeUseOf и учится на протяжении всей жизни. Он преследует свою страсть к писательству с 2016 года. Ему нравится пробовать новые технические гаджеты и программное обеспечение, которые могут помочь пользователям стать более продуктивными.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться