Как архивировать элементы в Notion

Возможно, вы заметили, что Notion, в отличие от некоторых других программ для управления проектами, не имеет опции архивирования. Однако это не значит, что вы не можете этого сделать.

На самом деле, есть много способов сохранить предыдущие задачи и проекты, не переключаясь на другое программное обеспечение. В этой статье мы рассмотрим три варианта, но сначала обсудим, почему архивирование важно.

Почему вы можете захотеть архивировать элементы в Notion

Некоторым нравится минималистский подход к управлению проектами и задачами и удаление элементов по мере их завершения. Другим нравится делать заметки для каждого проекта, к которому они когда-либо прикасались.

Оба подхода хороши. Тем не менее, многие, вероятно, согласятся, что проще работать с программным обеспечением без помех.

С другой стороны, искать старые заметки о проекте только для того, чтобы понять, что вы их удалили, никогда не бывает весело. Здесь на помощь приходит архивация.

Когда вы архивируете элемент, вы избавляетесь от вещей, которые больше не актуальны, но у вас все еще есть доступ к ним на случай, если они понадобятся вам позже.

Если вам интересно, почему кто-то может захотеть сохранить старую информацию, предыдущие заметки и данные проекта могут быть чрезвычайно полезны для планирования ваших следующих проектов. Вы также можете использовать его для устранения неполадок, если возникнет проблема, или поделиться подробностями с другими, у которых позже могут возникнуть вопросы о процессе или результате.

Связанный: Как начать работу с Notion: основные советы и рекомендации

Кроме того, ведение записей о вашей работе может помочь вам в других областях, таких как постановка целей, написание тематических исследований или представление вашей работы в обзоре производительности.

1. Архивируйте свои элементы в Notion, удаляя

Один из способов архивирования ваших элементов в Понятие заключается в их удалении. Хотя это может показаться постоянным, все, что вы удаляете в приложении, отправляется в корзину, прежде чем вы решите избавиться от этого навсегда.

Чтобы найти элементы в корзине, откройте ее, щелкнув значок в левом нижнем углу. Появится панель, где вы можете использовать панель поиска вверху или прокрутить список, чтобы найти то, что вы ищете.

Имейте в виду, что этот метод может работать лучше для тех, кто не занимается архивированием.

Одним из основных недостатков этого метода является то, что элементы и страницы будет трудно найти, если у вас их несколько с одинаковым именем. Сюда также входит все, а не только важные вещи, поэтому вам придется многое просеивать, если вы не помните точное название.

Более того, вы не можете переставлять или упорядочивать корзину для мусора, кроме переключения между все страницы и на текущей странице. Однако это самый быстрый способ заархивировать элементы, если вы ищете немедленное решение.

Если вы беспокоитесь о случайном удалении всего в своей корзине, Notion позволяет вам удалять только один элемент за раз. Кроме того, он спрашивает вас, уверены ли вы, прежде чем завершить действие.

2. Создайте общую страницу архива в Notion

Если вы предпочитаете не отправлять свои элементы в корзину, вы можете создать общую страницу архива, которая будет действовать как универсальная. В нем будет храниться все, что вы хотите оставить на потом, независимо от темы.

Чтобы сделать один, нажмите Новая страница в левом нижнем углу и назовите свой архив соответствующим образом. Затем найдите элемент или страницу, которую вы хотите отправить туда, и нажмите на три точки, чтобы вызвать меню опций.

Выбирать Перейти к в меню параметров и выберите страницу архива из списка. Предмет исчезнет, ​​и теперь вы найдете его в своем архиве.

Поскольку Notion не размещает эти элементы за вас, вам нужно будет перетащить их туда, куда вы хотите. Чтобы быстрее находить заархивированные элементы, попробуйте разместить на странице несколько заголовков и упорядочить их соответствующим образом.

Если это поможет, вы можете пометить заголовки и перечисленные страницы цветом, чтобы найти их еще быстрее. Все, что вам нужно сделать, это выбрать один или несколько, удерживая клавишу Shift, щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать цвет и выбрать нужный оттенок из списка.

Широкие возможности настройки Notion, среди прочего причины, сделать его одним из лучших. Имейте в виду, что нет правильного или неправильного, когда дело доходит до организации вашей страницы, если это работает на вас.

3. Архив внутри страницы в понятии

Если есть страница, которую вы активно используете, вы можете создать на ней архив, который поможет вам отслеживать старые элементы. Таким образом, вы можете просто перетаскивать элементы, которые хотите сохранить на потом, и все они будут связаны с одной и той же темой.

Для этого поместите курсор рядом с названием страницы на боковой панели и выберите значок плюса, чтобы быстро добавить новую страницу внизу текущей.

В противном случае вы можете нажать косую черту на клавиатуре, чтобы вызвать команды и добавить новую страницу. Использование команд перенесет вас прямо на новую страницу, так что вы можете добавить шаблон или начните настраивать его.

Теперь все, что вам нужно сделать, это перетащить элементы в свой архив, щелкнув их курсором и вытащив их поверх страницы архива. Вы узнаете, что это произойдет, когда блок страницы будет выделен другим цветом.

Подобно Перейти к вариант, вещи, которые вы перемещаете, не будут в порядке, как только вы их бросите. Однако можно быстро организовать элементы под заголовками, где вы можете сгруппировать похожие проекты.

Связанный: Полезные функции навигации в понятии, чтобы держать вас в порядке

Другие предложения по организации ваших старых данных могут быть в алфавитном порядке или по дате. Вы даже можете попробовать отсортировать его в таблицу вместо списка. Все зависит от типа данных, с которыми вы работаете, и от того, что лучше всего подходит для вас.

Оставайтесь организованными в понятии с архивированием

Теперь, когда у вас есть несколько вариантов архивирования в Notion, пришло время приступить к очистке ваших страниц или копаться в корзине в поисках важных данных, которые вы, возможно, захотите сохранить в другом месте. Скрывая проекты и задачи, которые в данный момент не актуальны, вы сможете быстрее находить то, что ищете, не отвлекаясь при этом.

Notion — отличное место для организации всех ваших личных и рабочих задач и проектов благодаря простой настройке и обширным функциям. Хотя у него нет встроенной системы архивирования, его универсальность упрощает создание собственного обходного пути.

Более 100 сочетаний клавиш Notion для Windows и Mac

Notion — отличное универсальное рабочее пространство. Узнайте, как перемещаться и использовать его как профессионал с помощью этих удобных сочетаний клавиш.

Читать далее

Об авторе