Как использовать текстовое общение для повышения эффективности виртуальной работы

Виртуальные команды не могут общаться лицом к лицу, как их коллеги в офисе. Они полагаются на различные инструменты для связи друг с другом из своих удаленных мест.

Из-за различий в местоположении и часовых поясах телефонные звонки не всегда являются лучшим решением. Текстовые сообщения — лучшая альтернатива, так как члены команды могут отправлять сообщения в любое время, не мешая друг другу. Но текстовое общение тоже не идеально. Это не соответствует действительности, если не принять во внимание определенные факторы.

В этой статье мы обсудим, как виртуальные команды могут более эффективно использовать текстовое общение.

Как текстовые сообщения улучшают навыки общения

Текстовые сообщения привносят другое ощущение в стол общения. Есть два основных способа, с помощью которых текстовая коммуникация улучшает коммуникацию. Давайте посмотрим на них.

Есть два основных способа, с помощью которых текстовая коммуникация улучшает коммуникацию.

1. Улучшить навыки чтения и письма

Использование сокращений и смайликов является тенденцией в текстовых сообщениях, особенно в неформальных чатах. Этот метод текстовых сообщений отвлекает вас от использования правильного английского языка.

Общаясь со своим начальником, коллегой или деловым партнером, вы не общаетесь с ними так, как со своими друзьями или близкими людьми. Вы должны писать на правильном английском языке, что требует полного перечитывания и реструктуризации. Это также помогает поддерживать более формальный тон в общении.

2. Поощряйте четкое общение

Общение только с помощью текстовых сообщений также формирует четкие коммуникативные навыки. При общении с помощью текстовых сообщений вы вынуждены оставаться на связи. Поскольку ваше намерение связано с деловыми целями, здесь нет места непомерным словам или предложениям.

7 советов по использованию текстового общения для виртуальной работы

Поскольку текстовые сообщения являются жизненно важной частью удаленной работы, важно понять, как сделать ее еще более эффективной. Если все сделано неправильно, у вашей команды возникнут проблемы с общением, которые нарушат ваш рабочий процесс. Вот несколько советов, которые помогут вам сделать ваши сообщения простыми и понятными.

1. Избегайте использования сокращений

Как бы вы ни были близки со своими деловыми партнерами или коллегами, общение с ними не должно быть неформальным. Использование ненужных сокращений или сокращений в ваших сообщениях демонстрирует непрофессиональный взгляд.

Вы не должны быть очень жесткими в своих сообщениях, но использование сокращений вроде «U» вместо «You» в разговоре, связанном с работой, неэтично. Это может стать серьезным препятствием для большинства людей, которые ожидают унифицированных и структурированных текстовых сообщений.

2. Используйте заглавные буквы надлежащим образом

Заглавные буквы подходят для определенных целей в письменной форме. Использование заглавных букв в предложении является одним из подводные камни, которых следует избегать в текстовых сообщениях. Поскольку мы привыкли читать строчные буквы, прочитать весь текст, написанный заглавными буквами, непросто.

Текст, набранный заглавными буквами, также придает вашему сообщению ожесточенный оттенок. Похоже, вы злитесь или кричите на трубку. Если вы публикуете сообщения в социальных сетях, написание текста заглавными буквами создает впечатление, что вы ищете внимания.

3. Успевайте вовремя

Только текстовое общение дает вам возможность ответить на сообщение в удобное для вас время. Однако это не должно быть за счет вашего приемника.

Например, неуместно отправлять текстовое сообщение посреди ночи или рано утром, если вам специально не скажут, что это не проблема. Не стоит ожидать быстрого ответа на такое сообщение. Все сообщения, связанные с работой, лучше отправлять в рабочее время.

4. Избегайте длинных предложений

Самая хорошо написанная грамматика становится скучной, если она слишком длинная и не разбита на абзацы. Продолжительность концентрации внимания людей может быть ниже, чем у золотой рыбки. Объемное текстовое сообщение может заставить их просмотреть содержимое, а не прочитать его.

Скимминг может привести к тому, что они упустят важные детали в сообщении, изменив ваше намерение как отправителя.

5. Используйте эмодзи только при необходимости

Смайлики не плохие. Собственно говоря, у них положительно повлияло на то, как мы общаемся. Смайлики помогают правильно выражать определенные эмоции.

При отправке текста, связанного с работой, вам не нужно полностью исключать использование смайликов в своем тексте. Вместо этого вы должны знать, когда их можно использовать, чтобы не создавать неправильного впечатления. Если вы не уверены, когда их использовать, оставьте их.

6. Не делайте предположений

В текстовых сообщениях существует тенденция предполагать, когда и как получатель ответит на ваше сообщение. Это может негативно повлиять на ваше настроение, потому что их реакция может быть совершенно другой.

Независимо от того, как поздно ваш получатель отвечает, никогда не предполагайте, что он думает. Подождите, пока вы не услышите от них. Вы можете отправить напоминание, если это срочно.

7. Проверьте свое сообщение

Не спешите нажимать «отправить», не прочитав сообщение. Очень легко не заметить крошечные ошибки в вашем письме, поэтому не торопитесь, чтобы найти и исправить орфографические и грамматические ошибки.

На решение проблем, вызванных плохо написанным SMS, чатом или электронным письмом, уходит больше времени, чем на то, чтобы сделать все правильно с первого раза. Устали вычитывать сообщения вручную? грамматически очень помогает в этом отношении.

3 лучших инструмента для текстового общения, которые вы можете использовать

Растущая популярность удаленной работы привела к появлению в последние годы нескольких инструментов рабочего процесса. Некоторые из этих инструментов отлично справляются со своей задачей, предоставляя виртуальным командам возможность преуспевать в своей работе благодаря текстовому общению. Давайте взглянем на некоторые из них.

В первую очередь приложение для обмена сообщениями для бизнеса, Slack позволяет членам команды собираться под одной крышей для рабочих целей. Он предлагает возможность общения один на один между двумя участниками, а также группового общения с тремя или более участниками.

Если вы работаете над проектами с избранными, вы можете ограничить общение внутри этих людей в специальном пространстве, называемом каналами. Участники в комнате могут свободно общаться, не беспокоясь о том, что другие члены команды получат доступ к их сообщениям.

Microsoft Teams — это инструмент рабочего процесса на основе чата для делового общения. Подходящий для виртуальных команд, он позволяет членам команды совместно работать над задачами с возможностью обмена рабочими файлами и документами.

Удовлетворяя различные коммуникационные потребности виртуальных команд, члены команды могут общаться друг с другом индивидуально, а также общаться в группе при совместной работе над проектами. Членам команды могут быть предоставлены различные уровни доступа в зависимости от их участия в проектах.

Basecamp — это онлайн-инструмент для общения и рабочего процесса. Хороший выбор для виртуальных команд, он позволяет совместно работать в команде, используя только текстовое общение.

Вы можете делегировать задачи конкретным работникам и общаться с ними индивидуально. Точно так же члены команды могут совместно работать над задачами и открыто общаться со всеми, кто в курсе происходящего. Он также предлагает напоминания о задачах, которые побуждают товарищей по команде уложиться в сроки.

Сосредоточьтесь на важной информации с помощью текстового общения

Ответы на многочисленные телефонные звонки, связанные с работой, отнимают у вас больше времени, чем вы думаете. В конечном итоге вы начинаете говорить о непродуктивных вещах еще долго после того, как сообщение было передано.

При текстовом общении вы пишете только важные детали, которые необходимы. Каждый получает информацию, необходимую для эффективной работы. Здесь практически нет места для недопонимания, поскольку слова четко прописаны для всеобщего обозрения.

Плюсы и минусы использования текстового общения на виртуальном рабочем месте

Являются ли инструменты для текстового общения правильным решением для вашего рабочего места? Вот некоторые плюсы и минусы, которые следует учитывать.

Читать далее

Об авторе