Google Таблицы — это мощный инструмент для совместной работы с коллегами. Но что, если вам нужно скрыть конфиденциальную информацию в файле Google Sheet, но при этом предоставить доступ другим пользователям?
К счастью, Google Sheets имеет надежные функции обмена и конфиденциальности, позволяющие вам делиться определенными листами в вашем файле, не ставя под угрозу конфиденциальность другой информации.
Вот как вы можете это сделать.
Как поделиться своим файлом Google Sheets
Если вы планируете работать с несколькими пользователями, вы должны сначала узнать основы совместного использования файла Google Sheet. Чтобы поделиться им безопасно, вы должны сначала сохранить файл. Когда вы это сделаете, выполните следующие действия.
- Нажать на Значок "Поделиться" в правом верхнем углу экрана.
- А Делитесь с людьми и группами появится окно. Оттуда, в г. Добавляйте людей и группы введите адрес электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться файлом.
- После того, как вы ввели их адреса электронной почты, падать Меню появится рядом с полем электронной почты. Выбирать редактор чтобы люди, с которыми вы поделились файлом, могли его редактировать.
- Для дополнительной безопасности нажмите кнопку Значок настроек в правом верхнем углу окна «Общий доступ».
- Под Настройки общего доступа, не забудьте снять галочку Редакторы могут изменять разрешения и делиться, и Зрители и комментаторы могут видеть возможность загрузки, печати и копирования..
- Сделав это, нажмите на значок стрелки назад, чтобы вернуться в окно «Поделиться с людьми и группами».
- Под полем адреса электронной почты нажмите кнопку Уведомить людей установите флажок, чтобы убедиться, что они получат уведомление о файле в своем почтовом ящике. Вы также можете добавлять примечания или инструкции к ним в Сообщение поле.
- Если вас устраивают все настройки, нажмите Отправлять.
Это позволит пользователям просматривать и редактировать файл Google Sheets. Однако пока не следует этого делать, если вы еще не закончили подготовку файла.
Связанный: Как защитить паролем и заблокировать свои таблицы Google
Назначение редакторов для отдельных листов
После того, как вы подготовили отдельные листы для разных пользователей, теперь вы можете заблокировать их для назначенного пользователя. Таким образом, вам не нужно беспокоиться о том, что пользователи испортят ввод данных для других людей. Есть шаги для назначения уникальных редакторов на лист.
- Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке, которой вы хотите поделиться с конкретным человеком.
- Нажмите на Защитный лист.
- Боковое окно называется Защищенные листы и диапазоны откроется.
- Вы можете добавить свои заметки о листе в необязательном Введите описание поле.
- Под Лист на вкладке убедитесь, что в раскрывающемся меню выбран правильный лист.
- Оттуда нажмите на Установить разрешения.
- То Разрешения на редактирование диапазона появится. В верхней части окна нажмите кнопку Ограничить, кто может редактировать этот диапазон переключатель. В выпадающее меню под этим вариантом выберите Обычай.
- Если вы ранее предоставили общий доступ к файлу другим пользователям, вы можете снять отметку с пользователей, которым вы не хотите предоставлять общий доступ к таблице. В противном случае вы можете добавить новых редакторов в поле электронной почты ближе к низу окна.
- После того, как вы завершите добавление всех необходимых вам редакторов, нажмите Сделанный.
- После того как Google сохранит ваши настройки общего доступа и вы назначите нового редактора, "Кому-то нужен доступ к файлу"появится окно.
- Выбрать Поделиться с человеком X: Изменить переключатель, затем нажмите на Доля.
После завершения этого процесса вы поделились этим листом с кем-то еще.
Теперь, когда вы поделились некоторыми листами с определенными людьми, вы можете захотеть скрыть другие листы от всех остальных. Эти листы могут содержать формулы, заметки или другие вещи, которые вы не хотите, чтобы они видели. К счастью, вы можете легко сделать это с помощью приведенных ниже инструкций.
- Щелкните правой кнопкой мыши вкладку, которую вы хотите скрыть.
- Выбирать Защитный лист.
- в Защита листов и диапазонов боковое окно, убедитесь, что выбран правильный лист.
- Нажмите на Установить разрешения.
- в Разрешения на редактирование диапазона окно, нажмите на Ограничить, кто может редактировать этот диапазон переключатель. Затем в раскрывающемся меню выберите Только ты.
- Нажмите на Сделанный.
- Когда вы вернетесь в свой файл Google Sheet, снова щелкните правой кнопкой мыши вкладку, которую хотите скрыть.
- На этот раз нажмите на Скрыть лист.
- Лист, который вы хотите скрыть, исчезнет из поля зрения.
- Если вы хотите снова увидеть лист, нажмите на кнопку значок меню гамбургера (прямо рядом с плюс значок на панели вкладок листа). Вы должны увидеть, что все скрытые листы выделены серым цветом.
- Нажмите на скрытом листе, который вы хотите увидеть.
- Скрытый лист снова появится в прежней позиции на панели вкладок листа. Однако его могут видеть и другие пользователи.
- Чтобы скрыть его снова, повторите шаги, описанные выше.
Сделав это, вы теперь можете скрывать листы, которыми не хотите делиться, без необходимости создавать другой файл Google Sheets.
Связанный: Сумасшедшие формулы Google Sheets, которые чрезвычайно полезны
Снятие защиты листа
Иногда может потребоваться снять защиту листа, чтобы его могли видеть все остальные пользователи. Если это так, вам необходимо выполнить следующие шаги:
- в строка меню, нажмите на Данные> Защита листов и диапазонов.
- в Защищенные листы и диапазоны боковое окно, вы должны увидеть список защищенных элементов, которые у вас есть.
- Нажмите на имени листа, который вы хотите разблокировать.
- После нажатия на свойства защищенного листа выберите Значок корзины за Поле описания.
- Окно спросит, Вы уверены, что хотите удалить этот защищенный диапазон? Выбирать Удалять.
- Google Sheets вернет вас в главное окно электронной таблицы, и ранее защищенный лист теперь доступен для всех пользователей с общим доступом.
Делитесь только тем, что необходимо
Эти функции защиты листа гарантируют, что вы сможете сохранить целостность ваших данных. Таким образом, вы будете уверены, что только назначенный пользователь может получить доступ к нужным вам таблицам.
Это также хорошее решение для очистки ваших файлов. Это потому, что вам не нужно создавать отдельные файлы для совместного использования с разными пользователями, и вы можете легко связать результаты с каждого листа с основным листом, который вы можете скрыть от других пользователей.
Вы можете защитить свои данные с помощью этих функций из Google Sheets, и все это без необходимости платить ни цента.
Узнайте, как вывести Google Таблицы на новый уровень и сделать их более удобными в профессиональной или личной жизни.
Читать далее
- Производительность
- Google Таблицы
- Электронная таблица
- Общий доступ к файлам
Джоуи — писатель, карьерный коуч и пилот. Он пристрастился ко всему ПК с тех пор, как его отец купил настольный компьютер, когда ему было 5 лет. С тех пор он использует и максимально использует технологии во всех аспектах своей жизни.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться
