5 эффективных советов по улучшению вашего письменного общения

Читаете ли вы какие-нибудь сообщения от коллег, которые вас раздражают? Сообщения могут не быть оскорбительными, но тон просто не тот. Вы чувствуете себя обиженным, и это отражается на том, как вы относитесь к ним. Вероятно, они не хотели причинить вреда, но использовали неправильный выбор слов.

Письменное общение может пойти наперекосяк во многих отношениях. Вы должны быть обдуманными в улучшении того, как вы общаетесь в письменной форме, чтобы ваши намерения не были поняты неправильно.

Что такое письменное общение?

Письменное общение — это процесс отправки текстовых сообщений и инструкций посредством писем, отчетов, руководств и т. д.

Письменное общение, используемое для передачи информации на рабочем месте, часто использует формальный подход. Он содержится в официальных документах, которые служат доказательством и точкой отсчета.

Новые разработки сообщаются команде в письменной форме. Когда члены команды проявляют недисциплинированное поведение, им выдается письменный запрос, и они отвечают таким же образом.

В отличие от устного общения, которое можно забыть, если его не записать, письменное общение длится долго, особенно если его не подделывать.

Проблемы письменного общения

Как и в случае с другими формами общения, цель письменного общения не достигается, если получатели не понимают содержание сообщения.

Письменное общение имеет несколько заминок, которые могут изменить смысл сообщения или намерение отправителя. Давайте посмотрим на некоторые из них.

1. Отсутствие ясности

Общение теряет свою сущность, когда оно сложное. Выбор слов, используемых отправителем в письменном сообщении, может ввести получателя в замешательство. И поскольку отправитель недоступен, чтобы прояснить ситуацию, путаница сохраняется.

Если сотрудники чувствуют себя обязанными действовать после получения сложных письменных сообщений, они могут в конечном итоге совершить ошибки из-за непонимания сообщений.

Ошибки, допущенные на работе из-за проблем с ясностью, являются неудачей для организации, поскольку время и ресурсы тратятся впустую.

2. Ограничение времени

Самый эффективный рабочий процесс — это тот, который постоянно движется. Члены команды должны мгновенно получать любую необходимую им информацию и применять ее в своей работе. Но это не всегда относится к письменному общению.

В письменной коммуникации отправитель отправляет сообщение получателю. Вместо того, чтобы получить мгновенный ответ, им приходится ждать, пока получатель получит сообщение, а затем ответить. Время, проведенное между ними, может дорого обойтись в экстренных ситуациях. Ущерб мог быть уже нанесен до сбора информации.

3. Отсутствие гибкости

Сообщение, которое вы отправили коллеге по работе, может содержать неверную информацию. Возможно, вы захотите обновить сообщение для большей ясности. Но если вы уже отправили его, вы не можете этого сделать.

Вы должны написать еще одно сообщение с нуля, касающееся дезинформации или включающее обновления, которые вы хотите передать. Делать все это напряжно, особенно когда на руках куча работы.

4. Задержка в принятии решений

Принятие решений на рабочем месте требует определенного уровня скорости. Все, кто участвует в процессе принятия решений, должны быть в курсе последних событий и своевременно вносить свой вклад.

Когда процесс принятия решения скоординирован с письменным общением, время, затрачиваемое на получение, чтение и ответ на сообщение, задерживает процесс принятия решения. Вы можете усилить свою группу процесс принятия решений с правильными инструментами.

5 способов улучшить ваше письменное общение

Если вы хотите преуспеть в своей работе или карьере, вы должны уделять больше внимания своему письменному общению. И это потому, что вы общаетесь с людьми в письменной форме почти каждый день.

Убедившись, что они понимают сообщения, которые вы им передаете, вы сможете получить желаемый ответ. В свете этого давайте обсудим, как вы можете лучше общаться в письменной форме.

1. Определите цель

Чего вы пытаетесь достичь с помощью сообщения? Важно, чтобы вы определили это в самом начале, чтобы вы могли сформулировать свои мысли в этом направлении. Вы можете заставить людей открывай и читай почту легко с эффективным письмом.

Письменное сообщение без четкой цели похоже на беглый комментарий. У вас будет полная страница контента, не говоря ничего конкретного. Содержание вашего сообщения может ввести получателя в заблуждение, если вы не поймете свою цель.

2. Встаньте на место получателя

Письменное общение не достигает цели, если у получателя нет необходимой справочной информации или контекста, чтобы понять сообщение, которое он читает. Если вы напишете кому-то и упомянете о том, чего он не замечает, он пропадет.

Поставьте себя на место читателя, когда будете составлять сообщение. Как много они знают о предмете? Нужна ли им справочная информация или контекст?

Понимание настроения читателя в отношении предмета также поможет вам выбрать правильные слова и тон для передачи вашего сообщения.

3. Запишите идеи

Сделав мысленную пометку написать сообщение, начните заранее готовиться к нему, записывая идеи, которые приходят на ум.

Поскольку вы не можете легко получить свое сообщение от получателя, чтобы внести изменения или обновления, заранее запишите все свои пункты, чтобы вы могли включить их в свое сообщение.

Для этого не обязательно носить с собой блокнот. Приложение для создания заметок, например Простая нота позволяет вам легко записывать свои идеи на мобильных устройствах на ходу. Вы можете получить доступ к своим заметкам удаленно, когда они вам понадобятся.

4. Будьте ясны и просты

Наиболее эффективные письменные коммуникации ясны и просты. Сейчас не время впечатлять читателя громкими словами и грамматическими выражениями.

У вас есть склонность хотеть показаться умным с помощью красивых слов, но это контрпродуктивно в письменном общении. Помните, что вы не будете физически присутствовать, когда читатель будет читать сообщение. Таким образом, вы не можете прояснить вещи, если они запутают читателя.

Если вы работаете над проектом, вы можете написать заявление о цели проекта-убийцы с эффективным письменным общением.

5. Редактировать Тщательно

Чтение сообщений с грамматическими ошибками и опечатками вызывает отторжение. Избавьте получателя от хлопот, тщательно отредактировав сообщения перед их отправкой.

Не поддается искушению отправлять письменные сообщения в спешке. Независимо от того, насколько это срочно, найдите время, чтобы отредактировать его. В сообщениях могут быть лишние слова, выражения и ошибки. Прохождение через них еще раз поможет вам обнаружить их, но этого не произойдет, если вы не уделите этому время. Приложения вроде грамматически отлично подходят для редактирования и тонкой настройки вашего письма.

Если у вас есть репутация отправителя полных ошибок сообщений, люди не захотят читать ваши сообщения. Они позволят вашим сообщениям задерживаться до тех пор, пока у них не наберется умственных сил, чтобы противостоять стрессу, который вызывает у них чтение вашего контента.

Эффективная передача ваших сообщений

Вербальное общение на работе может быть шумным. Письменное общение помогает создать некоторую тишину. Товарищи по команде могут общаться в любой ситуации, не привлекая к себе внимания.

Как только ваше письменное сообщение будет ясным и с правильным тоном, вы можете заставить людей делать то, что вы хотите, без дальнейших разъяснений. Вы также создаете себе репутацию человека, который эффективно общается.

Как быстро написать эффективное электронное письмо (4 инструмента искусственного интеллекта, которые вы можете использовать)

Вам трудно писать электронные письма, чтобы добиться цели? Вот несколько советов о том, как писать более качественные электронные письма быстрее, а также некоторые инструменты, которые можно использовать.

Читать дальше

Об авторе