Текстовые сообщения модны в социальных взаимодействиях, и они постепенно набирают обороты на рабочем месте. Виртуальные команды переходят от телефонных звонков к текстовому общению, чтобы улучшить рабочий процесс. Но достигают ли они желаемых результатов?
Суть коммуникации терпит поражение, если сообщения не передаются эффективно. Если вы собираетесь использовать только текстовое общение, вам нужно взвесить все за и против, чтобы понять, во что вы ввязываетесь.
В конце концов, вы хотите предоставить своей команде всю информацию, необходимую для процветания. Читайте вместе, пока мы обсуждаем динамику текстового общения между виртуальными командами.
Что такое текстовое общение?
Текстовое общение — это процесс общения посредством письменной речи с использованием мобильного устройства. Он включает в себя SMS, чаты WhatsApp и общение по электронной почте.
Эффективное общение повышает мотивацию и вовлеченность сотрудников. Они вдохновлены сделать все возможное для достижения организационных целей. Если текстовые сообщения приводят их в такое состояние, это приветствуется.
Плюсы текстового общения на виртуальном рабочем месте
Популярность виртуального рабочего места в последнее время росла в геометрической прогрессии. Организации зацикливаются не на физическом присутствии членов команды в офисе, а на их способности выполнять работу из любого места.
В дополнение к различным инструментам внутреннего общения для совместной работы они используют только текстовое общение, чтобы максимально эффективно использовать свои виртуальные команды.
Общение только текстовыми сообщениями улучшает рабочий процесс удаленных команд следующими способами:
1. Установить доверие
Доверие на рабочем месте имеет ключевое значение. Он повышает эффективность команды, создавая благоприятную среду для совместной работы на виртуальном рабочем месте.
Отправка сообщения коллегам демонстрирует некоторый уровень доверия к их суждениям. Это также указывает на вашу готовность обращаться за помощью, делиться отзывами и обсуждать проблемы с коллегами.
Только текстовое общение оказывает значительное влияние на производительность команды. Его можно считать гвоздем, который скрепляет сотрудничество между вами и вашими сотрудниками.
2. Экономия затрат
Во всем мире частные лица и организации ищут более дешевые варианты. Виртуальная работа может быть обременительной из-за финансовых обязательств и отсутствия надлежащего распределения времени в вашей повседневной деятельности.
Текстовые сообщения дешевы. Когда вы используете такие приложения, как WhatsApp и SMS, чтобы передать свои сообщения коллегам, вы обнаружите, что это дешевле и занимает меньше времени.
3. Создайте удобство
Гибкий график является одним из советы по эффективному управлению удаленными командами. Текстовые сообщения дают вам свободу, которой нет у звонков. Это позволяет вам отвечать на полученные сообщения в наиболее удобное для вас время.
Со звонками вы вынуждены отвечать в режиме реального времени. Вы можете дать не лучший ответ. Текстовые сообщения, с другой стороны, дают вам достаточно времени, чтобы подготовить продуманные ответы на полученные сообщения.
4. Обеспечьте конфиденциальность и большую доступность
Несмотря на то, что работа быстро становится виртуальным делом, вы должны быть уверены в своей конфиденциальности. Только текстовое общение гарантирует, что ваша конфиденциальность не будет нарушена.
Фоновый шум прерывает смысл сообщений. Вы можете не слышать собеседника четко или пропускать ключевые моменты его сообщения. Текстовые сообщения создают шум или плохое качество звука, не имеющие отношения к взаимодействию.
Одним из существенных преимуществ текстовых сообщений является то, что они доступны для людей с нарушениями слуха.
Связанный: Лучшие инструменты внутренней коммуникации для вашего рабочего места
Минусы текстового общения на виртуальном рабочем месте
Текстовое общение не лишено некоторых проблем. Поскольку вы пользуетесь преимуществами, описанными выше, вы можете столкнуться с несколькими препятствиями на этом пути. Для некоторых организаций эти заминки нарушают условия сделки и делают общение только с помощью текстовых сообщений невыгодным. Давайте взглянем.
1. Плохая связь
Персонализация имеет значение, когда вы общаетесь, особенно с коллегами. Многие цифровые инструменты помогают виртуальным командам оставаться на связи. Однако некоторым из этих инструментов не хватает персонализации традиционных личных взаимодействий на рабочем месте.
В текстовом общении отсутствуют язык тела, тон и другие невербальные сигналы, на которые вам может понадобиться положиться для успешного проекта. Отсутствие этих элементов увеличивает вероятность неправильного толкования.
Кроме того, известно, что некоторые люди воздерживаются от использования текстовых цифровых каналов из-за того, что они оставляют следы. Поэтому маловероятно, что они будут участвовать в собраниях или свободно отвечать на сообщения.
2. Неверное толкование
При отправке текстовых сообщений интерпретация сообщения получателем может отличаться от намерений отправителя. Сообщения могут быть легко неправильно поняты или вырваны из контекста, так как отправитель не может объяснить свое намерение на месте.
Распределяя задачи на виртуальном рабочем месте, лидеры должны помнить о возникающих негативных моментах, таких как непонимание, предположения и ошибочные выводы. Когда члены команды чувствуют, что сообщения, отправленные им, подвергаются нападению, они сопротивляются любым возможным способом, и это влияет на общую производительность.
3. Нежелание действовать
Трудовая этика отличается среди членов команды. На виртуальном рабочем месте, где лидеры групп ограничены в своих возможностях выполнять инструкции, некоторые сотрудники могут не воспринимать всерьез общение только посредством текстовых сообщений. Люди могут игнорировать запросы текстовых сообщений или задерживать ответы в виртуальной среде.
Определите основу для общения между членами вашей команды. Установите ограничения по времени для ответов и ответов, чтобы сообщения не задерживались слишком долго.
4. Конфликт в предпочтениях поколений
Использование только текста в качестве средства общения с виртуальными командами выявляет разрыв между тем, как поколения используют различные средства общения. В то время как старшее поколение может чувствовать себя хорошо при личном общении, миллениалы и поколение Z предпочитают получать или отправлять текстовые сообщения. Разница в предпочтениях может помешать рабочему процессу.
Сохраняйте простоту текстового общения
Многие проблемы с виртуальными рабочими местами связаны с трудностями при общении из-за того, что команды работают в разных местах. Это приводит к более низкому уровню доверия и более высокому уровню конфликтов, чем сотрудники, работающие вместе.
Как лидер, вы должны сохранять бдительность при оценке работы членов команды и обеспечении постоянной обратной связи для решения проблем. Отличный способ сделать это — освоить умение общаться как можно проще. Не оставляйте места для недопонимания или предположений при отправке текстовых сообщений. Скажите это максимально четко, чтобы любой мог получить сообщение, не ломая голову.
Независимо от того, работаете вы полный рабочий день или фрилансер, знание того, как сообщать о рабочих вопросах, поможет вам поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Узнать больше!
Читать дальше
- Производительность
- Работа и карьера
- Советы по работе
- Обмен мгновенными сообщениями
- Инструменты для совместной работы
- Удаленная работа
Крис Одогву стремится делиться знаниями через свои письма. Страстный писатель, он открыт для сотрудничества, сетей и других деловых возможностей. Он имеет степень магистра в области массовых коммуникаций (специальность «Связи с общественностью и реклама») и степень бакалавра в области массовых коммуникаций.
Подписывайтесь на нашу новостную рассылку
Подпишитесь на нашу рассылку технических советов, обзоров, бесплатных электронных книг и эксклюзивных предложений!
Нажмите здесь, чтобы подписаться