Как написать профессиональный ответ по электронной почте вне офиса

Когда дело доходит до электронных писем, может быть сложно установить профессиональные границы. В конце концов, многие компании предполагают, что пока у вас есть интернет, вы можете отвечать на любые сообщения.

Хотя было время, когда профессионалы должны были всегда быть на связи, времена постепенно меняются. В наши дни люди все чаще остаются вне сети в выходные дни, и на то есть веские причины.

Если вы собираетесь в отпуск, берете отпуск для душевного здоровья или вам нужно отсутствовать на работе по какой-либо другой причине, вот несколько советов о том, как написать профессиональный ответ по электронной почте вне офиса.

1. Очистить заголовок темы «Нет на месте»

Один из самых простых способов сообщить людям, что вас нет на месте, — это изменить заголовок темы вашего электронного письма. Вместо того, чтобы просто написать «Вне офиса», вы также можете указать тип отпуска, который вы берете, если вам удобно поделиться им.

Вот несколько примеров заголовков тем электронных писем об отсутствии на рабочем месте:

• Вне офиса – Отпуск (25 декабря – 4 января)
• [Вне офиса] Отпуск по болезни
• Вне офиса | Отцовский отпуск
• *Вне офиса* Экстренный отпуск
• Вне офиса (отпуск в связи с утратой)
• Вне офиса | Декретный отпуск
• Вне офиса ~ выездная работа
• [Вне офиса] Праздничный отпуск (Рождество)
• Вне офиса - отпуск по болезни
• Вне офиса – женимся!

2. Укажите, какой отпуск вы берете

Для некоторых людей принято считать, что любая электронная почта вне офиса предназначена для развлечения. Однако это не всегда так для всех.

Некоторые люди также используют электронные письма вне офиса, когда они работают, но не могут получить доступ к своей электронной почте в течение дня. Например, торговым представителям или тем, кто работает на местах, может потребоваться поездка в районы, где нет подключения к Интернету.

Кроме того, также возможно, что вы берете отпуск по личным делам, таким как посещение больницы, похороны или восстановление после болезни. При этом может быть неловко отвечать на «Надеюсь, вы хорошо провели отпуск».

Связанный: Способы сделать отпуск более увлекательным с помощью технологий

Чтобы избежать этого, вы можете вместо этого вставить детали вашего отпуска в текст вашего электронного письма. Вам не нужно быть честным в своей ситуации, если она вызывает у вас дискомфорт, но честность с вашим боссом, товарищами по команде или клиентами может помочь развить эмпатию.

Например, если вы попали в автомобильную аварию и вам нужно время, чтобы оправиться от травм, позволив Ваши контакты знают, что это помогает им управлять своими ожиданиями относительно вашего задержанного результата и ожидаемых результатов. возвращение.

3. Избегайте ненужных извинений

Многие трудоголики обычно включают извинения в электронные письма вне офиса, такие как «Извините, что не могу ответить сразу!» Однако важно понимать, что вам не нужно извиняться за то, что вы взяли отпуск, особенно если это навсегда. причина.

Вместо того, чтобы извиняться, вот несколько терминов, которые вы можете использовать вместо этого:

• «Спасибо за обращение!»
• «Спасибо за письмо».
• «Это электронное письмо было получено».

Вместо того, чтобы извиниться, вы можете вежливо подтвердить, что их сообщение было официально получено. При этом вы можете выбрать язык, который фокусируется на том, чтобы поблагодарить их за их время и усилия.

4. Не гарантируйте дату ответа

Для многих людей может быть ошеломляющим видеть огромное количество писем, когда они возвращаются в офис после долгого отсутствия. На самом деле тревога может даже удвоиться, когда вы используете такие фразы, как «Я отвечу, как только вернусь в офис».

Это может не только создать ненужное давление, чтобы гарантировать ответ в первый день вашего возвращения, но и создать неправильные ожидания для людей, пытающихся связаться с вами.

Связанный: Советы, как заставить людей открывать и читать ваши электронные письма

Хотя подтверждение получения электронного письма является правильным, нет необходимости гарантировать немедленный ответ на него. Чтобы избежать чрезмерных обязательств, когда вы готовы ответить, лучше вместо этого придерживаться широкого ответа или общего диапазона.

Вот несколько примеров предложений, которые вы можете использовать:

• Я отвечу, как только буду свободен после праздников.
• Пожалуйста, ожидайте ответа от меня до конца _______.
• Если это не срочно, ожидайте ответа до ________.

Помните, что если электронное письмо имеет решающее значение, люди либо попытаются позвонить вам, либо свяжутся с вами через некоторое время. При этом важно поставить буферы, чтобы люди не надеялись на скорый ответ.

Для некоторых ролей обычно используются резервные контакты, которые берут на себя нагрузку, когда вас нет дома. Однако, прежде чем поручить начальнику, коллеге или члену команды взять на себя бремя, когда вы недоступны, важно получить согласие.

Поскольку многие люди уже перегружены собственной работой, брать на себя обязанности других людей может быть стрессом, даже если это ненадолго. Кроме того, им может быть неудобно предоставлять клиентам или покупателям доступ к определенным адресам электронной почты или личным номерам телефонов.

По этой причине, прежде чем добавлять чьи-либо контактные данные в электронное письмо об отсутствии на рабочем месте, убедитесь, что вы спросили их, можете ли вы это сделать и какими данными они не против поделиться.

6. Создавайте разные электронные письма об отсутствии на рабочем месте для внутренних или внешних сторон

В зависимости от того, кто получит электронное письмо, объем информации, которой вы, возможно, захотите поделиться в своем ответе по электронной почте вне офиса, может варьироваться. Ведь надо еще взять меры предосторожности в отношении конфиденциальности, особенно когда вы в отпуске.

Например, хотя вы чувствуете себя комфортно, рассказывая, куда вы едете, своим коллегам по офису, вы можете не захотеть делать это со случайными людьми.

Используя системы управления электронной почтой, вы можете установить другой ответ об отсутствии на работе в зависимости от того, кто его получит. Таким образом, вы можете дать людям правильное представление о ситуации, в которой вы находитесь вне офиса.

Создавайте лучшие рабочие границы с помощью ответов об отсутствии на работе

В мире, где ожидается, что мы всегда будем доступны, электронная почта вне офиса, которая показывает границы, может иметь значение. Если вы будете тверды в своем личном отпуске, вы также сможете научить окружающих вас людей ценить свою личную жизнь.

Кроме того, прося других уважительно относиться к вашему времени, вы также можете побуждать других делать то же самое. Хотя это не кажется таким уж большим делом, это может означать все для команд, когда в офисе устанавливаются здоровые стандарты.

Как написать сообщение об отсутствии на работе в LinkedIn

Хотите сообщить своей сети LinkedIn, что вас нет в офисе? Вот как написать сообщение об отсутствии на работе в LinkedIn.

Читать дальше

Об авторе