Слишком много электронных таблиц? Будьте организованы с помощью этих советов

Электронные таблицы — это фантастический инструмент, помогающий упорядочивать данные и отслеживать различные формы информации на рабочем месте, особенно с использованием формул и отчетов. Однако чрезмерное использование электронных таблиц может быть неэффективным и снизить вашу производительность.

Они хороши для одних вещей, но не обязательно для других. Независимо от того, были ли у вас горы электронных таблиц, навязанных вам по работе, или вы просто любите хорошие таблицы данных, возможно, пришло время подумать о способах управления ими.

1. Признать чрезмерное использование электронной таблицы

Вы здесь либо потому, что устали от того, что на вашем рабочем месте везде используют электронные таблицы, либо вам нравится работать с данными, и вы задаетесь вопросом, относится ли это к вам. На самом деле рекомендуется подумать о том, как вы используете программное обеспечение, такое как Microsoft Excel и Google Sheets, чтобы вы могли получить максимальную отдачу от своей работы.

Полезно подсчитать, сколько электронных таблиц вы используете ежедневно или еженедельно. Если это число превышает шесть, вы можете воспринять это как признак того, что вы работаете в невыгодном положении и можете вызвать такие проблемы, как:

• Трудности с тайм-менеджментом.
• Неэффективность процессов.
• Плохая организация информации.
• Коммуникационные барьеры внутри компании.

Связанный: Советы по форматированию Google Sheets для создания профессионально выглядящих электронных таблиц

Определение того, в какой степени электронные таблицы используются для информирования вашей работы, может открыть возможности для новых, более продуктивных способов работы. Давайте посмотрим, как вы можете справиться с этим чрезмерным использованием и получить лучшие результаты в долгосрочной перспективе.

2. Оптимизация данных за счет объединения и изменения электронных таблиц

Часто причиной слишком большого количества электронных таблиц является то, что они не используются интуитивно. Вы поймете, что это происходит, если вам придется использовать два отдельных листа для одной задачи; например, у вас есть один для ежегодного отпуска и один для смены.

В этом конкретном случае вы можете легко объединить их в один всеобъемлющий рабочий лист. Вы можете сделать это, разделив их на разные вкладки.

В качестве альтернативы вы можете включить обе таблицы на один лист и выполнить следующие действия, чтобы автоматически обновить таблицу промежутков между сменами данными из таблицы ежегодного отпуска:

1. Во второй таблице, где вы будете записывать промежутки между сменами, введите формулу =ЕСЛИ(Выберите ячейку, "ПРОБЕЛ", "ПОЛНЫЙ")
2. Где в приведенной выше формуле указано Выбрать ячейку, введите номер ячейки, в которой указаны даты ежегодного отпуска, например, B2.
3. Когда вы вводите дату в выбранную ячейку, это автоматически заполняет слово «GAP», где вы вводите формулу.
4. Если даты нет, слово «ПОЛНЫЙ» будет автоматически заполнено при вводе формулы.

Эту формулу можно использовать для чего угодно, независимо от значения ячейки, и она может быть полезным способом управления сходными фрагментами информации между таблицами.

Связанный: Как связать данные Excel с презентацией PowerPoint

Объединение листов и фрагментов данных в одном месте сокращает количество файлов, необходимых для конкретных задач, и позволяет более эффективно организовать работу. Проверьте свой список электронных таблиц, чтобы увидеть, можно ли объединить какие-либо из них, чтобы сделать работу ясной и легкой для понимания.

Иногда невозможно объединить электронные таблицы вместе, потому что данные напрямую не коррелируют. Однако вам может понадобиться доступ к нескольким листам для более сложных процессов, включающих более одной задачи.

В этих случаях может быть целесообразно добавить гиперссылки на ваш рабочий лист, чтобы дать вам быстрый доступ к другому. Это также служит полезным напоминанием о полном процессе. Например, если вы вводите данные о клиентах, вы можете включить гиперссылку на лист отзывов клиентов.

Связанный: Типы диаграмм и графиков Excel и когда их использовать

Это можно легко сделать в Excel и Google Sheets, одновременно нажав CTRL + К на вашей клавиатуре. Это вызовет Гиперссылка окно, где можно Поиск для файла и Имя текст, который вы хотите отобразить в ячейке.

Вы даже можете создать вкладку, содержащую гиперссылки на все остальные электронные таблицы с информацией о том, когда их использовать. Это отличная идея, если вы хотите убедиться, что вы и ваши коллеги находитесь на одной странице и работаете с одними и теми же файлами, а не с устаревшими.

4. Рассмотрите альтернативное программное обеспечение

Электронные таблицы могут делать не так много, и если вы страдаете от чрезмерного использования, это может быть просто потому, что вам нужно специальное программное обеспечение для обработки рабочей нагрузки. Например, нужна ли вам таблица ежегодных отпусков, если она отслеживается для вас в системе управления персоналом?

Часто по мере расширения бизнеса электронные таблицы перерастают потребность в программном обеспечении для управления массой информации. Асана — фантастическое приложение для управления проектами, и существует множество альтернативы ПО для управления проектами который может обрабатывать ручные рабочие процессы для вас.

Вместо того, чтобы изо всех сил пытаться удовлетворить постоянно растущие потребности компании, изучите другие способы хранения и управления информацией. Это сэкономит время вам и вашим коллегам и автоматизирует множество задач, которые обычно требуют дополнительного контроля.

Связанный: Асана против. Jira: что лучше в методологии Agile?

5. Пересмотрите свои процессы и удалите дублирование

Чрезмерное использование электронных таблиц может произойти в результате попытки быть организованным, но иногда это может зайти слишком далеко. В этих сценариях вы можете в конечном итоге заниматься микроуправлением собой или своими коллегами, хотя на самом деле это отнимает время от важных задач.

Отслеживание информации на работе необходимо для бесперебойной работы, но иногда вы можете пытаться отслеживать слишком много ненужных вещей. Подумайте о своих текущих процессах и подумайте, действительно ли вам нужна электронная таблица для них.

Точно так же использование электронной таблицы для записи данных, которые уже хранятся в другом месте, приводит к ненужному дублированию работы и крайне неэффективно. Отложите соответствующие электронные таблицы и работайте с исходным кодом.

Электронные таблицы могут работать против вас

С помощью приведенных выше советов у вас будет множество способов очистить папку с электронными таблицами и начать работать более эффективно. Следуйте своим инстинктам относительно того, какие части работы заслуживают выделенных данных, а какими можно управлять по-другому.

Если вы все еще не уверены, обратите пристальное внимание на то, как вы будете работать в течение следующих нескольких недель. Вы можете начать замечать, где вещи можно упростить, и вы можете создать более эффективное и организованное цифровое пространство.

8 лучших способов использования приложений Google Workspace для управления проектами

Приложения Google Workspace могут удовлетворить большинство ваших потребностей в управлении проектами. Вот некоторые из лучших способов их использования.

Читать далее

Об авторе