Что такое политика безопасности электронной почты и как она работает?

Когда вы в последний раз отправляли электронное письмо? Это было, наверное, сегодня. Как и вы, многие люди по всему миру ежедневно отправляют электронные письма.

Электронная почта уже давно стала частью нашей жизни. Поскольку обойтись без них практически невозможно, вы должны обезопасить себя с помощью эффективной политики безопасности электронной почты.

Вы же не хотите, чтобы ваши электронные письма попали в чужие руки, не так ли? Внедрение политики безопасности электронной почты помогает обеспечить их безопасность.

Что такое политика безопасности электронной почты?

Политика безопасности электронной почты — это ряд процедур, регулирующих использование электронной почты в сети или в учреждении. В нем подробно описывается, как категория пользователей взаимодействует с сообщениями, отправляемыми и получаемыми по электронной почте.

Организация и безопасность вашей электронной почты повышает вашу продуктивность. Цель политики безопасности электронной почты — защитить сообщения от несанкционированного доступа.

Можно спросить, кто может пытаться получить доступ к электронной почте без разрешения? Киберпреступники — они очень заинтересованы в конфиденциальных сообщениях, которые вы отправляете внутри и за пределы вашей организации. И это потому, что они знают, что такая информация ценна. Если они получат его, они могут использовать его для ряда злонамеренных действий, чтобы обогатиться.

Как работает политика безопасности электронной почты?

Уровень безопасности электронной почты по умолчанию не так высок. Сообщения, отправленные по электронной почте, находятся в публичном пространстве. Следовательно, к ним может легко получить доступ любой человек со средними навыками взлома. Создание политики безопасности электронной почты — это одна из основных вещей, которую вы можете сделать, чтобы отразить атаки злоумышленников.

Вера в то, что вы или ваша организация не можете стать жертвой утечки электронной почты, является ложной предпосылкой. Пока вы используете электронную почту, вы можете стать мишенью.

Ваше нежелание внедрять политику безопасности электронной почты может быть выдержано только в том случае, если электронные письма, которые вы отправляете, бессмысленны. Но вряд ли это так, если вы ведете приличный бизнес.

Чтобы политика безопасности электронной почты была эффективной, она должна включать следующие элементы:

1. Объем и цель политики.
2. Информация о праве собственности на контент, содержащийся в электронных письмах.
3. Вопросы конфиденциальности и ожидания сторон, использующих электронную почту.
4. Обязанности пользователей электронной почты.
5. Руководство по использованию учетных записей электронной почты организации.
6. Советы по обнаружению и предотвращению угроз безопасности электронной почты.
7. Конкретные действия, которые необходимо предпринять в случае подозрения на нарушение безопасности электронной почты.

Доступность является ключом к успешной реализации политики. Члены команды могут быть в курсе информации в политике только в том случае, если они имеют доступ к документу.

Вместо хранения документа на физическом устройстве рекомендуется использовать инструмент рабочего процесса с облачным хранилищем и удаленным доступом. Таким образом, авторизованные члены команды могут получить доступ к политике из любого места и в любое время.

Обучение — еще один важный элемент успешного внедрения политики безопасности электронной почты. Некоторые пользователи могут не захотеть соблюдать политику, особенно если они не использовали что-то подобное в прошлом. Вы должны обеспечить надлежащее обучение, чтобы они поняли, что использование политики отвечает общим интересам.

Как создать эффективную политику безопасности электронной почты

Политика безопасности электронной почты не является универсальной, потому что нет двух одинаковых организаций. Но киберугрозы, которые ставят под угрозу использование электронной почты, оказывают одинаковое воздействие на организации независимо от их предложений и размеров. Это общие атрибуты, которые следует учитывать при построении стандартной политики.

Вот несколько практических советов по созданию эффективной политики безопасности электронной почты.

1. Принять шаблон

Создание политики безопасности электронной почты с нуля — неплохая идея, но вы можете сэкономить время, приняв существующий шаблон. Это необходимо, особенно если вы не знакомы с содержанием политики.

Вместо создания нерелевантной информации у вас есть жизненно важная информация для создания работающей политики.

2. Изменить шаблон

Принятие существующего шаблона не означает, что вы должны использовать его таким, какой он есть. Шаблон должен дать вам представление о том, как выглядит политика.

Вместо того, чтобы брать все, что содержится в шаблоне линии крючка и грузила, настройте его в соответствии с уникальными потребностями вашего бизнеса.

В итоге у вас будет оригинальный документ, адаптированный для вашей организации.

3. Определение условий взаимодействия с пользователем

Пользователи вашей электронной почты могут заниматься неизбирательными действиями, если они не знают, что такие действия запрещены. Вы обязаны четко указать, как они должны использовать вашу электронную почту.

Определите нездоровые методы работы с электронной почтой, которые могут подвергнуть вашу сеть кибератакам, и предостерегите от участия в таких действиях.

Ваша политика безопасности электронной почты будет неполной без внедрения инструмента, повышающего безопасность вашей электронной почты.

Ручной защиты вашей электронной почты от киберугроз недостаточно, тем более что киберпреступники используют передовые технологии для своих атак. Сопоставьте их энергию с такими инструментами, как песочницы, спам-фильтры и программное обеспечение для предотвращения вредоносных программ. Эффективный спам-фильтр предотвращает просмотр вредоносных писем.

5. Принудительное подтверждение пользовательской политики

Успешная реализация вашей политики начинается с готовности ваших пользователей ее соблюдать. Изменения сопровождаются некоторым сопротивлением. Члены команды, не знакомые с политикой безопасности электронной почты, могут решить не обращать на нее внимания.

Привлеките пользователей к использованию политики, добавив свои подписи в качестве формы подтверждения. Таким образом, у вас будет доказательство их согласия использовать его в случае, если они этого не сделают.

6. Обучение пользователей

Пользователи вашей электронной почты могут не понимать некоторую информацию в политике. Оставлять их в замешательстве рискованно, поскольку они могут предпринять неуместные действия, которые поставят под угрозу вашу сеть.

Убедитесь, что все понимают политику, проведя обучение. Создайте пространство для них, чтобы они могли задавать вопросы по серым областям, чтобы все были в курсе того, что делать и чего не делать.

7. Разработайте план реагирования на инциденты

Даже несмотря на всю подготовку по эффективной реализации политики безопасности электронной почты, все еще может пойти не так.

Разработать план реагирования на инциденты в случай нарушения безопасности. В вашей политике должны быть указаны действия пользователей, если они подозревают вредоносную активность или атаку. Правильные действия могут смягчить последствия кибератаки.

Развивайте здоровую киберкультуру с помощью политики безопасности электронной почты

Обмен мгновенными сообщениями может быть модным в общении с друзьями и семьей. Но когда дело доходит до работы и бизнеса, старая добрая электронная почта по-прежнему актуальна. Это помогает организациям поддерживать чувство порядка и формальности.

Возможно, вы не сможете помешать злоумышленникам нацеливаться на ваши электронные письма, но вы можете свести на нет их атаки с помощью эффективной политики безопасности электронной почты.

Когда каждый, кто пользуется вашей электронной почтой, понимает, как обеспечить безопасность информации, у киберпреступников не будет возможности нанести удар. Это только вопрос времени, когда они перестанут пытаться проникнуть в вашу сеть и перейдут к следующей.

Как быстро написать эффективное электронное письмо (4 инструмента искусственного интеллекта, которые вы можете использовать)

Вам трудно писать электронные письма, чтобы добиться цели? Вот несколько советов о том, как писать более качественные электронные письма быстрее, а также некоторые инструменты, которые можно использовать.

Читать дальше

Об авторе